Wie bewerten Sie Compliance-Tools: Ein Einkaufsleitfaden

Einleitung

In der heutigen Welt der Finanzdienstleistungen ist Compliance kein Zubehör, sondern ein zentraler Pfeiler für den Erfolg. Die Auswahl eines Compliance-Tools oder einer Governance, Risk and Compliance (GRC) Software kann für eine europäische Finanzinstitution von entscheidender Bedeutung sein. Das Fehlverhalten kann zu hohen Bußgeldern, fehlschlagenen Prüfungen, operativen Störungen und einem ernsthaften Schaden an dem Ruf einer Organisation führen. Es gibt viele Gründe, warum ein Compliance-Tool gewählt werden kann, und es ist wichtig, diese Alternativen zu verstehen, um die beste Entscheidung treffen zu können. Dieser Artikel zielt darauf ab, Ihnen die Fähigkeit zu geben, fundierte Entscheidungen bei der Bewertung und Auswahl von Compliance-Tools zu treffen.

Auch wenn es möglicherweise verlockend erscheint, auf ein Compliance-Tool zu verzichten, um Kosten zu sparen oder den Einstieg zu erleichtern, kann dies langfristig teurer werden. In Europa sind Finanzinstitute streng reguliert, und die Einhaltung von Vorschriften wie die Geldwäsche-Richtlinie (AMLD), die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die Solvabilitätsrichtlinie II (Solvency II) ist nicht optional. Daher ist es für Sie von entscheidender Bedeutung, das Compliance-Tool sorgfältig auszuwählen, das Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Dieser Leitfaden bietet Ihnen einen Einblick in die Aspekte, die Sie bei der Bewertung von Compliance-Tools berücksichtigen sollten, und warum diese Aspekte für europäische Finanzdienstleister von besonderer Bedeutung sind. Indem Sie sich mit den Grundprinzipien vertraut machen, sind Sie bestrebt, die Risiken zu minimieren und den Compliance-Prozess effektiv und effizient zu gestalten.

Das Hauptproblem

Die Compliance-Auswahl entscheidet über Zeit, Ressourcen und die Effizienz des gesamten Compliance-Prozesses. Jede Wahl hat Auswirkungen auf die Zusammenarbeit, den Prozessablauf und die Compliance mit der gesetzlichen Bestimmung. Viele Organisationen neigen dazu, die Auswahl einer Compliance-Software auf Oberflächlichkeiten wie Benutzeroberflächen oder Preisen zu beurteilen. Diese Ansätze können jedoch die tiefliegenden Kosten und Risiken verbergen, die mit der falschen Wahl einhergehen.

Ein grundlegendes Missverständnis vieler Organisationen ist, dass Compliance lediglich eine Checkbox-Aktion ist, anstatt ein kontinuierlicher Prozess, der die gesamte Organisation betrifft. Tatsächlich bedeutet Compliance, ständig auf den neuesten rechtlichen und regulatorischen Anforderungen auf dem Laufenden zu sein und diese Anforderungen in die täglichen Business-Prozesse zu integrieren. Um dies zu erreichen, benötigen Organisationen Compliance-Lösungen, die angepasst werden können und die Anforderungen der verschiedenen Finanzaufsichtsbehörden wie die BaFin, die BSI und die ESMA erfüllen.

Um die tatsächlichen Kosten zu berechnen, die mit einer schlechten Compliance-Wahl einhergehen, betrachten wir beispielsweise die Objekte der Solvabilitätsrichtlinie II. Diese Richtlinie legt die Mindestkapitalanforderungen für Lebensversicherungsunternehmen fest. Die Nicht-Einhaltung dieser Vorschriften kann zu hohen Bußgeldern führen. Laut einer Studie von PwC für das Jahr 2020 belief sich das durchschnittliche Bußgeld bei Versicherungsunternehmen in der EU auf 2,1 Millionen EUR. Wenn ein Unternehmen aufgrund einer unzureichenden Compliance-Software nicht in der Lage ist, diese Vorschriften einzuhalten, kann dies nicht nur Bußgeldern, sondern auch zu operativen Störungen und einem erheblichen Vertrauensverlust führen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Finanzdienstleister wurde aufgrund mangelnder Compliance mit der AMLD verpflichtend, eine Prüfung seiner Compliance-Maßnahmen durchzuführen. Dies resultierte in einer Verzögerung von mehr als sechs Monaten bei wichtigen strategischen Entscheidungen, was zu einem finanziellen Verlust von über 5 Millionen EUR führte. In diesem Fall war die Compliance-Software nicht in der Lage, die erforderlichen Überwachungs- und Berichterstattungsfunktionen bereitzustellen, um die Vorschriften der Geldwäscherichtlinie zu erfüllen.

Warum dies jetzt dringend ist

Die Compliance-Landschaft für europäische Finanzinstitute hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Neue Vorschriften wie die DSGVO und die NIS2 (Neue Informationssicherheitsrichtlinie) haben die Anforderungen an die Compliance weiter verschärft. Die BaFin hat in den letzten Jahren eine Reihe von Bußgeldern verhängt, um Unternehmen dazu zu zwingen, ihre Compliance-Maßnahmen zu überprüfen und aufzustocken. Es ist unerlässlich, dass Organisationen diese Veränderungen beachten und schnell reagieren.

Der Marktdruck ist ebenfalls ein wichtiger Faktor. Kunden fordern zunehmend Compliance-Zertifizierungen wie SOC 2 und ISO 27001, um sicherzustellen, dass ihre Daten sicher sind und dass die Dienstleister ihre Verpflichtungen einhalten. Nicht-Konformität kann zu einem Wettbewerbsnachteil führen, insbesondere im globalen Finanzmarkt, in dem Vertrauen und Sicherheit von entscheidender Bedeutung sind.

Die Lücke zwischen dem, wo die meisten Organisationen sind, und dem, wo sie sein müssen, ist signifikant. Ein Bericht des European Banking Authority (EBA) von 2019 zeigt, dass mehr als 50% der Finanzinstitute bei der Implementierung und Überwachung von Compliance-Maßnahmen Schwierigkeiten haben. Dies kann auf mangelnde Technologie, unzureichendes Know-how oder beide zurückzuführen sein. Es ist an der Zeit, dass Organisationen diese Lücke schließen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die regulatorischen Herausforderungen zu meistern.

Die Lösungsarchitektur

Um die Herausforderungen der Compliance-Toolsbewertung adäquat zu bewältigen, befolgen Sie einen schrittweisen Ansatz, der auf einer gründlichen Analyse Ihrer Anforderungen beruht. Zunächst müssen Sie die spezifischen Vorgaben der Finanzaufsichtsbehörden wie BaFin oder der Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ermitteln. Hierbei ist es entscheidend, die relevanten Gesetzesartikel, wie zum Beispiel die Artikel 28(2) der Eigenkapitalrichtlinie (DORA), zu berücksichtigen, um Ihre Complianceanforderungen genau zu definieren.

Empfehlenswert ist es, ein Projektteam mit Vertretern aus Compliance, IT und den Geschäftsbereichen zusammenzustellen, das gemeinsam die Anforderungen an ein Compliance-Tool identifiziert und festlegt. Diese, das die Integration in bestehende Systeme, die Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit zur Skalierung umfasst. Sie sollten auch die Datenresidenz und die EU-Datenschutzvorschriften, wie die DSGVO, explizit berücksichtigen.

"Gute" Compliance-Lösungen übertreffen die Mindestanforderungen und bieten zusätzliche Funktionen, die das Management von Risiko und Compliance vereinfachen. Solche Lücken schließen nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch die kontinuierliche Verbesserung der Compliance-Praxis. Im Gegensatz dazu reichen "nur passende" Lösungen aus, um kurzfristige Compliance-Ziele zu erreichen, ohne langfristige Vorteile zu bieten.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Einer der Hauptfehler, den Organisationen bei der Auswahl eines Compliance-Tools begehen, ist die Überschätzung der eigenen Fähigkeiten, den Compliance-Prozess vollständig manuell zu bewältigen. Dies führt oft zu unzureichender Überwachung und zu Compliance-Lücken, da die Dynamik und Komplexität der Finanzindustrie schnell über die Kapazitäten einer rein manuellen Verwaltung hinausgehen. Stattdessen sollten Sie auf eine Mischung aus automatisierten Tools und manuellen Überprüfungen setzen, um eine fundierte Compliance-Strategie zu gewährleisten.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die Fehleinschätzung der tatsächlichen Kosten eines Compliance-Tools. Viele Organisationen konzentrieren sich nur auf die Einkaufskosten und übersehen die laufenden Kosten für Wartung, Aktualisierungen und Schulungen. Bei der Auswahl eines Tools sollten Sie daher die gesamten Lebenszykluskosten berücksichtigen.

Ein dritter Fehler ist die fehlende Beachtung der Wichtigkeit der Benutzerfreundlichkeit und des Supports. Ein Tool, das nicht intuitiv zu bedienen ist oder einen unzureichenden Support bietet, kann zu Frustrationen und ineffektiver Nutzung führen. Stellen Sie sicher, dass das ausgewählte Tool den Anforderungen Ihrer Benutzer entspricht und ausreichenden Support bietet.

Tools und Ansätze

Die manuelle Compliance-Methode, bei der Compliance-Aktionen und -Prüfungen ohne spezielle Software durchgeführt werden, hat ihre Vorzüge, insbesondere in kleinen Organisationen oder bei einfachen Anforderungen. Sie ist kosteneffizient und anpassungsfähig. Allerdings kann sie bei komplexeren Compliance-Aufgaben oder bei der Notwendigkeit einer skalierbaren Lösung zum Risiko werden. In solchen Fällen kann sie zu umständlich und fehleranfällig werden.

Ein weiterer Ansatz ist die Verwendung von Tabellenkalkulations- oder GRC-Software. Diese Methode ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Compliance-Daten und -Prozessen, kann aber oft zu einem Datensilo führen und die Integration in andere Systeme erschweren. Sie bietet auch oft nicht die benötigte Skalierbarkeit und Flexibilität, um mit den sich ständig verändernden Compliance-Anforderungen Schritt zu halten.

Automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof sind in der Lage, viele der oben genannten Schwachstellen zu überwinden. Sie bieten die Möglichkeit, Compliance-Richtlinien und -Prüfungen vollständig oder teilweise automatisch durchzuführen, was die Effizienz und Genauigkeit erhöht. Bei der Auswahl einer solchen Plattform sollten Sie darauf achten, dass sie die Anforderungen Ihrer Organisation erfüllt, z.B. in Bezug auf die Integration in Ihre bestehenden Systeme, die Datenresidenz, die Benutzerfreundlichkeit und den Support.

Matproof, eine speziell für den europäischen Finanzsektor entwickelte Compliance-Automatisierungsplattform, steht aus diesem Grund oft im Mittelpunkt der Diskussion. Ihre Fähigkeit, Compliance-Richtlinien in Deutsch und Englisch zu generieren und automatisiert Beweise von Cloud-Anbietern zu sammeln, macht sie besonders für multinationale Unternehmen in Europa anwendbar. Matproofs 100% EU-Datenresidenz, gehostet in Deutschland, und die spezifische Anpassung an EU-Compliance-Richtlinien wie DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2, machen es zu einerinteresting Option für Organisationen, die einen europaweiten Ansatz verfolgen.

Ehrlich gesagt, hilft Automation nicht in allen Situationen. Sie ist jedoch von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, die Effizienz von Compliance-Vorgängen zu erhöhen, die Anzahl manueller Fehler zu verringern und schnell auf sich ändernde Compliance-Anforderungen zu reagieren. In Situationen, in denen eine hohe Präzision und ein schnelles Feedback erforderlich sind, kann die Automatisierung also das Zentrum Ihrer Compliance-Strategie bilden.

Zusammenfassend ist es entscheidend, bei der Auswahl eines Compliance-Tools alle relevanten Aspekte zu berücksichtigen und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Automatisierung und manuellen Methoden zu finden. Eine sorgfältige Bewertung der Tools und Ansätze, die auf Ihre spezifischen Anforderungen und die dynamische Natur der Compliance-Branche zugeschnitten sind, wird dazu beitragen, dass Ihre Organisation die bestmöglichen Ergebnisse erzielt.

Getting Started: Ihre nächsten Schritte

Wenn Sie sich mit der Notwendigkeit eines Compliance-Tools konfrontiert sehen, hier ist ein konkreter 5-Schritt-Plan, den Sie in dieser Woche umsetzen können:

1. Richten Sie ein internes Compliance-Audit-Team ein: Schaffen Sie eine Gruppe von Experten, die sich auf die Untersuchung und Bewertung von Compliance-Tools spezialisiert haben.
2. Leisten Sie eine Bestandsaufnahme ihrer aktuellen Compliance-Bedürfnisse: Ermitteln Sie, welche Anforderungen Ihr Unternehmen hat, indem Sie die relevanten regulatorischen Vorgaben und Ihre eigenen Geschäftsprozesse analysieren. Dies kann als Grundlage für die Auswahl des richtigen Tools dienen.
3. Lesen Sie die offiziellen EU-/BaFin-Veröffentlichungen: Verlassen Sie sich auf vertrauenswürdige Quellen wie die BaFin oder das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), um Informationen über Compliance-Standards und bewährte Verfahren zu erhalten.
4. Erstellen Sie ein Kriteriumsprofil: Definieren Sie, welche Aspekte bei der Auswahl eines Compliance-Tools besonders wichtig sind. Dies kann von der Benutzerfreundlichkeit bis zur Datensicherheit und den Kosten reichen.
5. Testen Sie eine Demo-Version: Viele Anbieter bieten eine Testphase an, in der Sie die Funktionen und den Nutzen ihres Tools in der Praxis erkunden können.

Wenn Sie sich entscheiden, ob Sie externe Hilfe einschalten oder die Aufgaben im Haus erledigen sollen, sollten Sie die Komplexität der Compliance-Aufgaben und Ihre eigenen Ressourcen berücksichtigen. Kleinere Unternehmen können oft mit internen Teams auskommen, während größere Finanzinstitute von der Expertise externer Berater profitieren können.

Ein schnelles Erfolgserlebnis, das Sie in den nächsten 24 Stunden erreichen können, ist die Erstellung eines detaillierten Compliance-Frameworks, das die Basis für alle zukünftigen Maßnahmen bildet und die Richtung für die Auswahl eines Compliance-Tools festlegt.

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Soll ich bei der Auswahl eines Compliance-Tools auf die Kosten achten?

Ja, die Kosten sind ein entscheidender Faktor, aber sie sollten nicht das einzige Kriterium sein. Es ist wichtig, den Gesamtbesitzkosten (TCO) zu betrachten, einschließlich der Einführungskosten, laufenden Gebühren, Schulungen und Support. Vergessen Sie nicht, auch die langfristigen Effizienzgewinne und Compliance-Gewährleistung in die Betrachtung mit einzubeziehen.

Frage 2: Wie kann ich sicherstellen, dass das Compliance-Tool den Anforderungen der DORA und anderer Vorschriften entspricht?

Lesen Sie die jeweiligen Vorschriften sorgfältig durch, insbesondere die Artikel der DORA, wie zum Beispiel Artikel 28(2), der die Pflichten der Kreditinstitute in Bezug auf die interne Kontroll- und Compliance-Struktur festlegt. Danach sollten Sie die Compliance-Tools anhand ihrer Fähigkeit, diese Anforderungen zumeetern, bewerten. Einige Tools bieten spezifische Berichterstattungsfunktionen, die Ihnen bei der Einhaltung dieser Standards helfen können.

Frage 3: Welche Rolle spielt die Datensicherheit und der Datenschutz bei der Auswahl eines Compliance-Tools?

Datensicherheit und -schutz sind entscheidend, insbesondere im Finanzsektor, der von der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der NIS-Richtlinie regiert wird. Wählen Sie ein Tool, das 100% innerhalb der EU Daten aufbewahrt und die höchsten Standards der Informationssicherheit bietet, um Risiken zu minimieren.

Frage 4: Wie kann ich wissen, ob das Compliance-Tool umfassend genug ist, um alle unsere Compliance-Punkte abzudecken?

Hier sollten Sie Ihr Kriteriumsprofil aus dem ersten Schritt heranziehen. Bewerten Sie das Tool anhand seiner Fähigkeit, alle relevanten Compliance-Punkte abzudecken, die Sie identifiziert haben. Ein umfassendes Compliance-Tool sollte in der Lage sein, von der Richtlinienerstellung bis hin zur Überwachung und Berichterstattung alle Aspekte Ihrer Compliance-Strategie abzudecken.

Frage 5: Wann ist es ratsam, Support oder Schulungen von dem Compliance-Tool-Anbieter in Anspruch zu nehmen?

Es ist ratsam, Support und Schulungen im Anschluss an die Implementierung des Tools in Anspruch zu nehmen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter den Umgang damit verstehen und die Vorteile voll auskosten können. Ein guter Anbieter bietet umfassenden Support, um Sie bei Fragen und Schwierigkeiten zu unterstützen.

Schlüsselerkenntnisse

In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Aspekte bei der Bewertung und Auswahl eines Compliance-Tools für den Finanzsektor behandelt. Zentrale Punkte beinhalten:

• Die Bedeutung von Compliance-Frameworks und deren Anpassung an die besonderen Anforderungen der europäischen Finanzdienstleistungen
• Die Notwendigkeit einer gründlichen Analyse der eigenen Compliance-Bedürfnisse und der regulatorischen Anforderungen
• Die Berücksichtigung von Datenschutz und Informationssicherheit als zentrale Kriterien bei der Auswahl eines Tools
• Die Berücksichtigung der langfristigen Kosten und Effizienz bei der Entscheidungsfindung
• Die Rolle von Tests und Demonstrationen in der Entscheidungsfindung

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