Come Valutare gli Strumenti di Conformità: Una Guida per Acquirenti

Introduzione

Nel settore dei servizi finanziari, la conformità non è semplicemente un onere normativo, ma un imperativo strategico che determina l'integrità operativa e la fiducia pubblica. Secondo la Direttiva sulla Resilienza Operativa Digitale per le Entità (DORA), Articolo 6(1), le entità finanziarie sono obbligate a mantenere un quadro di gestione del rischio ICT, sottolineando l'importanza di misure di conformità robuste. Tuttavia, molte organizzazioni interpretano la conformità come un esercizio di routine piuttosto che come un'opportunità per migliorare la resilienza operativa e la gestione del rischio—un aspetto critico per il settore dei servizi finanziari europei, soprattutto alla luce dell'evoluzione del panorama normativo.

Trascurare la complessità della conformità può portare a gravi ripercussioni, tra cui sanzioni sostanziali, fallimenti di audit, interruzioni operative e danni irreparabili alla reputazione. Ad esempio, la Banca Centrale Europea (BCE) ha inflitto multe fino a 10 milioni di euro per non conformità con il PSD2, un chiaro promemoria dei rischi finanziari e operativi in gioco. Questo articolo mira a guidare i professionisti della conformità, i CISO e i leader IT su come valutare e selezionare efficacemente gli strumenti di conformità, concentrandosi sull'importanza di una profonda conoscenza del settore, gestione attiva e miglioramento continuo piuttosto che trattare la conformità come una mera strategia di spunta.

Il Problema Centrale

Il problema con la mentalità da spunta è che trascura la profondità e l'ampiezza dei requisiti di conformità, portando a costi finanziari e operativi significativi. Ad esempio, un'insufficiente attenzione ai requisiti di DORA può comportare sanzioni che variano da 10.000 a 10 milioni di euro, a seconda della gravità della non conformità. Questi costi non sono solo finanziari; includono anche il tempo sprecato nella preparazione di audit che falliscono a causa di una conformità inadeguata e l'esposizione al rischio derivante da interruzioni operative causate da pratiche ICT non conformi.

La maggior parte delle organizzazioni confonde erroneamente la conformità con il superamento degli audit, piuttosto che vederla come un processo continuo di gestione del rischio e miglioramento operativo. Questa svista è evidente nel modo in cui affrontano gli strumenti di conformità, spesso selezionando soluzioni basate su fattori superficiali come l'interfaccia utente o il prezzo, piuttosto che sulla profondità della copertura normativa e sulla capacità di adattarsi ai cambiamenti normativi. Un errore comune, ad esempio, è la sottovalutazione dell'importanza della generazione di politiche alimentata dall'IA e della raccolta automatizzata di prove per garantire la conformità all'Articolo 24 del GDPR, che richiede la protezione dei dati per progettazione e per impostazione predefinita.

Il costo reale di questa svista è sostanziale. Uno studio del Ponemon Institute ha rilevato che il costo medio di una violazione dei dati nel settore finanziario è di 3,1 milioni di euro, una cifra che potrebbe essere mitigata con strumenti e pratiche di conformità robusti. Inoltre, il tempo sprecato nella preparazione degli audit può essere significativo, con alcune organizzazioni che spendono fino a 6 settimane per prepararsi a un audit che potrebbe potenzialmente essere ridotto a 5 giorni con gli strumenti e i processi giusti in atto.

Perché Questo È Urgente Ora

L'urgenza di affrontare il problema centrale della valutazione degli strumenti di conformità è amplificata dai recenti cambiamenti normativi e dalle azioni di enforcement. L'implementazione di DORA, che entrerà in vigore nel 2024, introduce nuovi requisiti per la gestione del rischio ICT, la resilienza operativa e la reportistica, necessitando una rivalutazione degli strumenti e dei processi di conformità esistenti. Inoltre, le Autorità di Vigilanza Europee (ESA) sono state sempre più attive nell'applicare la conformità, come dimostrato dalla multa di 6,2 milioni di euro inflitta a Commerzbank AG per violazioni del PSD2 e delle normative correlate.

Inoltre, le pressioni di mercato stanno aumentando poiché i clienti richiedono sempre più certificazioni e garanzie di conformità, in particolare a seguito di violazioni dei dati e attacchi informatici di alto profilo. La non conformità non è più solo un rischio per la posizione normativa; è anche uno svantaggio competitivo che può portare a perdite di affari e danni reputazionali. Un recente sondaggio del Capgemini Research Institute ha rilevato che il 72% dei consumatori considera la privacy e la sicurezza dei dati nella scelta di un fornitore di servizi finanziari, evidenziando la domanda di mercato per pratiche di conformità solide.

Il divario tra dove si trovano la maggior parte delle organizzazioni e dove devono essere è significativo. Molte operano ancora con strumenti e pratiche di conformità obsoleti, mal equipaggiati per affrontare le complessità dell'attuale ambiente normativo. Questo è evidente nella mancanza di monitoraggio proattivo e valutazioni del rischio in tempo reale, che sono cruciali per mantenere la conformità con l'Articolo 23 di DORA, che richiede alle entità finanziarie di avere in atto strategie e misure adeguate per gestire il rischio ICT.

In conclusione, la valutazione degli strumenti di conformità non è un compito una tantum, ma un processo continuo che deve essere allineato con l'evoluzione del panorama normativo e le esigenze del mercato. Comprendendo il problema centrale e l'urgenza di affrontarlo, le organizzazioni possono prendere decisioni più informate sui loro strumenti di conformità, migliorando infine la loro resilienza operativa e mitigando il rischio normativo. Mentre ci addentriamo nei dettagli della valutazione degli strumenti di conformità nelle prossime parti di questa guida, esploreremo criteri chiave come la residenza dei dati, l'importanza della generazione di politiche alimentata dall'IA e i benefici della raccolta automatizzata di prove, fornendo un quadro completo per prendere decisioni strategiche nella selezione degli strumenti di conformità.

Il Quadro della Soluzione

Identificare e implementare uno strumento di conformità non riguarda semplicemente il segnare una casella su un elenco di controllo degli audit. Invece, dovrebbe essere visto come un investimento strategico nelle capacità di gestione del rischio della tua istituzione finanziaria. Secondo l'Articolo 6(1) di DORA, il quadro di gestione del rischio ICT deve essere robusto ed efficace, non solo una mera formalità. Un buon strumento di conformità è quello che si integra senza problemi con i tuoi processi esistenti e riduce significativamente il rischio di non conformità.

Ecco un approccio passo-passo per selezionare il giusto strumento di conformità:

1. Identifica le Tue Esigenze: Inizia conducendo una valutazione del rischio approfondita secondo i requisiti di DORA per comprendere il tuo panorama di rischio ICT. Questo ti aiuterà a capire quali aspetti del tuo processo di conformità richiedono automazione.

2. Definisci i Tuoi Obiettivi: Stabilisci obiettivi chiari che siano allineati con i requisiti di DORA. Questi dovrebbero includere la riduzione dell'occorrenza di eventi non conformi, il miglioramento della velocità e dell'efficienza dei processi di conformità e il potenziamento della postura di sicurezza complessiva della tua istituzione.

3. Valuta gli Strumenti in Base ai Requisiti: Quando valuti gli strumenti di conformità, dai priorità a quelli che possono automatizzare la generazione e la gestione delle politiche, la raccolta delle prove e la risposta agli incidenti, come richiesto dagli Articoli 11(4) e 9(1) di DORA.

4. Considera la Residenza dei Dati: Date le rigorose esigenze di protezione dei dati ai sensi del GDPR e del prossimo NIS2, assicurati che lo strumento di conformità che selezioni aderisca a queste normative, con una residenza dei dati al 100% nell'UE. Ad esempio, Matproof, una piattaforma di automazione della conformità costruita specificamente per i servizi finanziari dell'UE, offre una residenza dei dati al 100% nell'UE, garantendo la conformità a queste normative.

5. Cerca Caratteristiche Alimentate dall'IA: Per garantire che i tuoi processi di conformità siano il più efficienti possibile, cerca strumenti che utilizzano la generazione di politiche alimentata dall'IA, come visto in Matproof. Questa funzione può aiutare ad automatizzare la creazione di politiche in tedesco e inglese, riducendo il tempo e lo sforzo richiesti per la gestione delle politiche.

6. Implementa e Integra: Una volta selezionato lo strumento di conformità, integralo con i tuoi sistemi e flussi di lavoro esistenti. Questo potrebbe comportare la formazione del personale, la modifica dei processi esistenti o persino la creazione di nuovi.

7. Monitora e Migliora Continuamente: La conformità non è un evento una tantum ma un processo continuo. Rivedi e aggiorna regolarmente i tuoi processi di conformità e le impostazioni dello strumento per adattarti ai cambiamenti nelle normative e nel profilo di rischio della tua istituzione.

Ciò che "buono" significa in questo contesto non è solo conformità a DORA, ma anche la capacità di dimostrare questa conformità in modo efficace durante gli audit. Uno strumento di conformità che ti consente di farlo in modo efficiente ed efficace è quello in cui vale la pena investire.

Errori Comuni da Evitare

Molte istituzioni finanziarie commettono errori critici nella selezione e implementazione degli strumenti di conformità, portando a audit falliti e a un aumento del rischio di non conformità. Ecco i principali errori da evitare:

1. Non Allinearsi ai Requisiti di DORA: Alcune organizzazioni scelgono strumenti che non si allineano ai requisiti specifici di DORA, portando a lacune nella conformità. Per evitare ciò, assicurati che lo strumento che selezioni possa automatizzare i compiti richiesti da DORA, come la generazione di politiche e la raccolta di prove.

2. Trascurare la Residenza dei Dati: Non considerare i requisiti di residenza dei dati può portare a significativi problemi di conformità. Ad esempio, alcuni strumenti di conformità potrebbero memorizzare dati in località non UE, violando il GDPR e le prossime normative NIS2. Invece, opta per strumenti con una residenza dei dati al 100% nell'UE, come Matproof.

3. Mancanza di Caratteristiche Alimentate dall'IA: Gestire manualmente politiche e prove può richiedere tempo e essere soggetto a errori. Evita questo problema selezionando uno strumento che offre caratteristiche alimentate dall'IA, come la generazione di politiche e la raccolta automatizzata di prove.

4. Acquistare uno Strumento Universale: Ogni istituzione finanziaria ha esigenze di conformità uniche. Evita strumenti generici che non soddisfano i requisiti specifici della tua istituzione. Invece, cerca strumenti che possano essere personalizzati secondo le tue necessità.

5. Ignorare le Capacità di Integrazione: Uno strumento di conformità che non può integrarsi con i tuoi sistemi e flussi di lavoro esistenti può creare più lavoro di quanto ne risparmi. Assicurati che lo strumento che selezioni possa essere facilmente integrato con la tua configurazione attuale.

Strumenti e Approcci

Quando si tratta di strumenti di conformità, ci sono diversi approcci che potresti considerare. Ognuno ha i suoi pro e contro, e la scelta migliore dipende dalle esigenze specifiche e dalle risorse della tua istituzione.

1. Approccio Manuale: Questo comporta la creazione e gestione manuale di politiche, la raccolta di prove e la gestione degli incidenti. Sebbene questo approccio ti dia il pieno controllo sul processo, è dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori umani. Potrebbe funzionare per istituzioni più piccole o quelle con requisiti di conformità limitati, ma non è scalabile o efficiente per organizzazioni più grandi o quelle che affrontano paesaggi di conformità complessi.

2. Approccio Foglio di Calcolo/GRC: I software GRC (Governance, Risk, and Compliance) e i fogli di calcolo possono aiutare ad automatizzare alcuni compiti di conformità. Tuttavia, spesso presentano limitazioni, come la mancanza di integrazione con altri sistemi, capacità AI limitate e sfide nella gestione di processi di conformità complessi. Questo approccio potrebbe funzionare per esigenze di conformità di base ma è insufficiente quando si tratta delle complessità dei requisiti di DORA.

3. Piattaforme di Conformità Automatizzate: Queste piattaforme offrono una soluzione completa per la gestione dei processi di conformità, inclusa la generazione di politiche, la raccolta di prove e la risposta agli incidenti. Spesso utilizzano l'IA e l'apprendimento automatico per automatizzare i compiti e fornire informazioni in tempo reale. Quando cerchi una piattaforma di conformità automatizzata, considera i seguenti aspetti:

   • Capacità di Integrazione: Assicurati che la piattaforma possa integrarsi con i tuoi sistemi e flussi di lavoro esistenti.

   • Residenza dei Dati: Cerca piattaforme che offrano una residenza dei dati al 100% nell'UE, rispettando i requisiti del GDPR e del NIS2.

   • Caratteristiche Alimentate dall'IA: Dai priorità a piattaforme che utilizzano l'IA per la generazione di politiche e la raccolta di prove, come Matproof, per migliorare l'efficienza e l'accuratezza.

   • Personalizzabilità: Scegli una piattaforma che possa essere adattata alle esigenze specifiche della tua istituzione e ai requisiti normativi.

   • Supporto per Più Normative: Seleziona una piattaforma che supporti la conformità a più normative, inclusi DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR e NIS2.

L'automazione può aiutare significativamente quando si tratta di requisiti di conformità complessi ed in evoluzione. Tuttavia, non è una soluzione miracolosa. La supervisione e l'esperienza umana sono ancora cruciali per una conformità efficace. Un approccio equilibrato che combina automazione con expertise umana ti darà le migliori possibilità di raggiungere e mantenere la conformità con normative come DORA.

Iniziare: I Tuoi Prossimi Passi

Per valutare e selezionare efficacemente uno strumento di conformità, considera il seguente piano d'azione in cinque fasi che puoi implementare questa settimana:

1. Audit dei Sistemi Esistenti: Inizia conducendo un audit completo dei tuoi sistemi attuali, facendo riferimento a articoli come l'Articolo 6(1) di DORA, che richiede alle entità finanziarie di mantenere un quadro di gestione del rischio ICT.

2. Definisci le Esigenze di Conformità: Definisci chiaramente le tue esigenze di conformità in base ai risultati dell'audit. I fattori da considerare includono GDPR, NIS2 e SOC 2, e come queste normative influenzano la tua attività.

3. Ricerca Piattaforme di Conformità: Ricerca le piattaforme di conformità disponibili, concentrandoti sulle loro capacità nella generazione di politiche, nella raccolta automatizzata di prove e nella residenza dei dati. Consulta pubblicazioni ufficiali dell'UE e di BaFin per orientamenti. Evita blog generici e concentrati su fonti autorevoli.

4. Richiedi Dimostrazioni: Richiedi dimostrazioni ai potenziali fornitori di strumenti di conformità, concentrandoti sulle loro capacità di generazione di politiche alimentate dall'IA e su come gestiscono la creazione di politiche multilingue.

5. Valuta e Seleziona: Valuta i risultati delle dimostrazioni e seleziona uno strumento di conformità che si allinei alle tue esigenze. Se non sei sicuro, considera di coinvolgere consulenti esterni specializzati in automazione della conformità.

Per un guadagno rapido, puoi iniziare implementando un agente di conformità per endpoint per il monitoraggio dei dispositivi all'interno della tua infrastruttura esistente, che può essere un passo significativo verso il raggiungimento della conformità.

Domande Frequenti

1. D: Come decido tra soluzioni interne e strumenti di conformità esterni?

   R: Considera l'Articolo 6(1) di DORA, che richiede un quadro robusto di gestione del rischio ICT. Se il tuo team interno manca dell'expertise o delle risorse per mantenere un tale quadro, potrebbe essere più conveniente optare per strumenti di conformità esterni. Questi strumenti offrono spesso una soluzione completa, inclusa la generazione automatizzata di politiche e la raccolta di prove, che possono risparmiare tempo e risorse rispetto alla costruzione e al mantenimento di una soluzione interna.

2. D: Quali sono le caratteristiche chiave che dovrei cercare in uno strumento di conformità?

   R: Quando valuti gli strumenti di conformità, concentrati sulla loro capacità di automatizzare la generazione di politiche, gestire politiche multilingue, raccogliere prove automatizzate dai fornitori di cloud e garantire la conformità degli endpoint. Inoltre, considera la capacità dello strumento di fornire una residenza dei dati al 100% nell'UE, come richiesto dal GDPR e da altre normative, garantendo la conformità agli standard di protezione dei dati.

3. D: Come posso garantire che lo strumento di conformità che scelgo sia aggiornato con le ultime normative?

   R: Consulta regolarmente le pubblicazioni ufficiali dell'UE e di BaFin per rimanere informato sulle ultime modifiche normative. Quando selezioni uno strumento di conformità, chiedi informazioni sui loro protocolli di aggiornamento e su come si mantengono aggiornati con le nuove normative. Gli strumenti di conformità dovrebbero avere un processo chiaro per integrare gli aggiornamenti per garantire la conformità continua con gli standard in evoluzione.

4. D: Qual è il ruolo dell'IA negli strumenti di conformità e come beneficia la mia organizzazione?

   R: La generazione di politiche alimentata dall'IA è una caratteristica cruciale negli strumenti di conformità. Consente la creazione di politiche accurate e aggiornate in tedesco e inglese, riducendo il rischio di errore umano e garantendo che le tue politiche rimangano conformi alle ultime normative. L'IA può anche semplificare il processo di raccolta delle prove, rendendolo più efficiente e meno dispendioso in termini di tempo.

5. D: Come posso misurare il successo di uno strumento di conformità una volta implementato?

   R: Il successo di uno strumento di conformità può essere misurato dalla sua capacità di ridurre il tempo di preparazione per gli audit, migliorare l'accuratezza della conformità e mantenere la sicurezza dei dati. Uno strumento di successo fornirà anche report e analisi chiari, consentendoti di monitorare i progressi nella conformità e identificare aree di miglioramento.

Punti Chiave

• Quando valuti gli strumenti di conformità, dai priorità a caratteristiche che automatizzano la generazione di politiche, gestiscono politiche multilingue, raccolgono prove automatizzate e garantiscono la conformità degli endpoint.
• Rimani informato sulle ultime modifiche normative consultando le pubblicazioni ufficiali dell'UE e di BaFin.
• Considera di coinvolgere consulenti esterni se il tuo team interno manca dell'expertise per gestire un quadro di conformità completo.
• La generazione di politiche alimentata dall'IA può ridurre significativamente il rischio di errore umano e semplificare il processo di raccolta delle prove.
• Misura il successo di uno strumento di conformità in base alla sua capacità di ridurre il tempo di preparazione per gli audit, migliorare l'accuratezza della conformità e mantenere la sicurezza dei dati.

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