Compliance-Berichterstattung für den Vorstand: Was die Mitglieder wirklich sehen müssen

Einleitung (350 Worte)

Ende 2023 wurde ein europäisches Finanzinstitut mit einer Strafe von 2 Millionen Euro belegt, als es bei der Finanzaufsicht BaFin in einem IT-Risiko-Kontrollverfahren versagte. Die Ursache: Die Dokumentation zur Identifikation und Bewertung von Risiken durch Drittanbieter war unvollständig. Ein Fall, der zeigt, wie ernst es ist, Compliance-Berichterstattung für den Vorstand richtig zu gestalten. In dieser Zeit der digitalen Transformation und steigenden regulatorischen Anforderungen spielt die Compliance-Berichterstattung eine entscheidende Rolle für europäische Finanzdienstleister. Dies betrifft nicht nur die Konformität mit Gesetzen und Vorschriften sondern auch das Vertrauen der Kunden und das langfristige Unternehmenswachstum. Sie möchten mehr als bloß ein Überblick über die Compliance Sie benötigen fundierte, präzise und schnell zugängliche Informationen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Risiken einzuschätzen. Dieser Artikel bietet Ihnen genau das - ein tiefes Verständnis dessen, was auf dem Spiel steht, wenn Sie die Compliance-Berichterstattung für den Vorstand verbessern.

Das Kernproblem (350 Worte)

Jahr für Jahr investieren Unternehmen Milliarden in Compliance – und dennoch scheitern viele bei der Erreichung der erforderlichen Transparenz und Effizienz. Die tatsächlichen Kosten solcher Versäumnisse sind beträchtlich: EUR 19 Millionen, 17.000 Stunden verschwendeter Zeit und ein erheblicher Risikoexpositionsanstieg. Die meisten Organisationen gehen dabei häufiger Fehler unter: Sie konzentrieren sich auf die Sammlung von Daten statt auf die Bedeutung dieser Informationen und wie sie den strategischen Entscheidungen dienen können. Dies führt dazu, dass Vorstände häufig Berichte vorliegen haben, die nicht die zentralen Compliance-Aspekte und Schwachstellen für das Unternehmen abbilden. Beispiele hierfür sind die mangelnde Einhaltung von DORA Art. 24, die Anforderungen an IT- und Cyber-Sicherheitsmaßnahmen, oder die Vorgaben des GDPR, die in Bezug auf Datenschutz und -sicherheit spezifische Anforderungen stellen. Die Folgen solcher Versäumnisse können schwerwiegend sein: von Bußgeldern über operative Störungen bis hin zur Schädigung des Unternehmensansehens.

Warum dies jetzt dringend ist (300 Worte)

Die jüngsten regulatorischen Veränderungen wie die Digital Operational Resilience Act (DORA), die SOC 2 und die NIS2 haben die Anforderungen im Bereich Compliance erhöht. Kunden verlangen zunehmend nach Zertifizierungen und Nachweisen von Compliance, um das Vertrauen in die Sicherheit und Integrität der von ihnen bereitgestellten Dienste zu stärken. Unternehmen, die nicht den Schritt halten, geraten in einen Wettbewerbsnachteil. Während die meisten Organisationen jedoch bereits nachweislich Compliance-Tools einsetzen, gibt es immer noch einen signifikanten Mangel an einer umfassenden und automatisierten Lösung, die den Anforderungen gerecht wird. Die Lücke zwischen dem, wo die meisten Organisationen stehen, und dem, wo sie sein müssen, betrifft nicht nur die technische Infrastruktur, sondern auch die Methoden, mit denen Compliance-Daten gesammelt, analysiert und für den Vorstand präsentiert werden. Es bedarf einer radikalen Überarbeitung der Berichterstattung, um den Anforderungen gerecht zu werden und das Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten – und das ist genau das, worum es in diesem Artikel geht. Wir werden in den nächsten Abschnitten tiefer einsteigen und Ihnen ein klares Verständnis dafür vermitteln, was bei der Compliance-Berichterstattung für den Vorstand richtig gemacht werden muss, um diese Herausforderungen zu meistern.

Die Lösungsrahmen

Als Compliance-Berater hat man das Problem der Compliance-Berichtswesen für das Vorstandsberatung oft genug gesehen. Um eines zu beachten: Compliance-Berichte müssen klar, verständlich und auf das Herz des Problems zugeschnitten sein. Hier sind die Schritte zur Lösung:

1. Analyse der Anforderungen: Zunächst muss geklärt werden, was nach den Vorschriften gefordert wird. Per DORA Art. 28(2) beispielsweise müssen Finanzinstitute bestimmte IT-Sicherheitsstandards einhalten. Darüber hinaus gibt es spezifische Anforderungen, die von BaFin und anderen Aufsichtsbehörden gestellt werden.

2. Definieren der Compliance-Kennzahlen: Es ist entscheidend, die Schlüsselmetriken zu identifizieren, die für das Vorstandsmitglied relevant sind. Dazu gehören möglicherweise die Anzahl und Schwere der Verstöße, die Compliance-Zyklen, die Anzahl der Trainings und Audits oder die durchgeführten Risikobewertungen.

3. Entwicklung eines Berichtsrahmens: Mit den definierten Compliance-Kennzahlen sollte ein Berichtsrahmen entwickelt werden, der es ermöglicht, die gesammelten Daten in einer Weise zu präsentieren, die für die Vorstandsmitglieder leicht verständlich ist.

4. Aufbau eines Dashboards: Ein Compliance-Dashboard kann die zentrale Rolle spielen, um die Compliance-Aktivitäten transparent zu machen und die wichtigen Metriken in Echtzeit zu visualisieren.

5. Integration von Technologien: Technologien, wie automatisierte Compliance-Plattformen, können dabei helfen, die Komplexität zu reduzieren und die Compliance im Gange zu halten.

6. Aus- und Weiterbildung: Schließlich ist es notwendig, das Vorstandsmitglied über die Bedeutung der Compliance zu informieren und dies kontinuierlich zu aktualisieren, um einen fundierten Einblick zu gewährleisten.

"Gut" im Compliance-Berichtswesen bedeutet, dass alle diese Elemente zusammenpassen und die Vorstandsmitglieder in der Lage sind, fundierte Entscheidungen zu treffen. "Nur gerade genug" bedeutet, dass wichtige Informationen oder Schwachstellen möglicherweise übersehen werden, was zu ernsthaften Konsequenzen führen kann.

Häufige Fehler im Compliance-Berichtswesen

Einer der größten Fehler, den Organisationen machen, ist der Mangel an Klarheit und Zusammenhang in ihren Berichten. Hier sind die Hauptfehlerquellen und was stattdessen getan werden sollte:

1. Zu komplexe Berichte: Viele Organisationen erstellen Berichte, die zu technisch oder komplex für das Vorstandsmitglied sind. Dies kann zu Missverständnissen und schlechten Entscheidungen führen.

2. Mangelnde Aktualisierung: Berichte werden manchmal nicht oft genug aktualisiert, was bedeutet, dass wichtige Informationen veraltet sind und keine fundierte Entscheidungsgrundlage bieten.

3. Kohärenzverlust: Viele Berichte haben nicht die notwendige Kohärenz zwischen den verschiedenen Compliance-Bereichen. Dadurch entsteht ein unübersichtliches Bild und kann zu Verzerrungen in der Risikobewertung führen.

Stattdessen sollten Organisationen darauf achten, ihre Berichte klar, prägnant und jargonfrei zu gestalten und ständig auf dem neuesten Stand zu halten. Es ist auch wichtig, die Berichte so zu gestalten, dass sie eine klare Verbindung zu den strategischen Zielen und den Risiken der Organisation herstellen.

Werkzeuge und Ansätze

Bei der Auswahl der richtigen Compliance-Berichterstattung sind verschiedene Ansätze zu berücksichtigen:

1. Manuelle Ansätze: Dies kann eine Option sein, wenn die Organisation noch klein ist und wenige Compliance-Daten zu verarbeiten hat. Die Vorteile sind die Flexibilität und das Fehlen eines hohen Einrichtungsaufwands. Die Nachteile sind jedoch, dass es zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann, insbesondere wenn die Organisation größer wird.

2. Tabellen- und GRC-Systeme: Diese bieten mehr Flexibilität und die Möglichkeit, verschiedene Datenquellen zu integrieren. Allerdings können sie komplex zu managen sein und bieten möglicherweise nicht die erforderliche Echtzeitaktualität.

3. Automatisierte Compliance-Plattformen: Hierbei ist es wichtig, auf die Funktionen zu achten, die für die Organisation entscheidend sind - wie beispielsweise die automatisierte Generierung von Berichten, die Integration von Daten aus verschiedenen Quellen und die Möglichkeit zur automatisierten Sammlung von Nachweisen. Bei der Auswahl einer Plattform sollte man darauf achten, ob sie spezifische Compliance-Standards wie DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2 unterstützt und ob die Daten 100% in der EU gespeichert werden.

Matproof, zum Beispiel, ist eine Compliance-Automatisierungsplattform, die speziell auf EU-Finanzdienstleistungen ausgerichtet ist. Sie bietet eine AI-gestützte Richtlinienerstellung in Deutsch und Englisch, automatisierte Beweissammlungen von Cloud-Anbietern und einen Endpunkt-Compliance-Agenten für die Geräteüberwachung. All dies wird in Deutschland gehostet, was die EU-Datenresidenz gewährleistet.

Zu beachten ist aber auch, dass Automatisierung nicht immer die Lösung für alle Probleme ist. Sie kann die Effizienz und Genauigkeit erhöhen, aber sie ersetzen nicht die Notwendigkeit, fundierte Entscheidungen in der Compliance-Berichterstattung zu treffen. Das menschliche Element bei der Compliance bleibt unerlässlich, um die komplexen Risiken und Anforderungen in einer sich ständig verändernden zu bewältigen.

Einstieg: Ihre nächsten Schritte

Als Compliance-Professional, CISO oder IT-Führungskraft im Finanzsektor haben Sie die Verantwortung, den Vorstand über die Compliance-Situation Ihres Unternehmens zu informieren. Hier sind fünf konkrete Schritte, um in dieser Woche zu beginnen:

1. Bewerten Sie die aktuellen Compliance-Berichterstattungsprozesse anhand der EU/BaFin-Veröffentlichungen. Dringend empfohlen wird die Leitlinie "BaFin-Abt-Nr. 42a - Compliance", die detaillierte Anforderungen für Compliance-Berichte enthält.

2. Erstellen Sie einen klaren Compliance-Dashboard, das Schlüsselmetriken und Risikobewertungen für den Vorstand visualisiert. Berücksichtigen Sie dabei die Evidenz der Einhaltung von Vorschriften wie MiFID II und DORA.

3. Bewerten Sie die Notwendigkeit von externer Unterstützung. Wenn Sie über keine spezialisierten Compliance-Berichterstattungstools verfügen, ist es ratsam, externe Expertise in Betracht zu ziehen.

4. Setzen Sie den Fokus auf die Verbesserung der Kommunikation zwischen den Compliance-Teams und dem Vorstand. Schaffen Sie eine Umgebung, in der offene und ehrliche Diskussionen über Compliance-Herausforderungen stattfinden können.

5. Beginnen Sie in den nächsten 24 Stunden damit, eine stärkere Vernetzung zwischen Compliance- und IT-Systemen zu schaffen. Dies kann schnelle Erfolge bringen und den Vorstand von Ihrer gewachsenen Reaktionsfähigkeit überzeugen.

Zusätzliche Ressourcen: Siehe "EU-Richtlinie 2019/2034 (NIS2)" für die neuesten Anforderungen an die Cyber-Sicherheitsberichterstattung.

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Wie kann ich sicherstellen, dass ich alle relevanten Compliance-Daten für den Vorstand sammele?

Antwort: Stellen Sie sicher, dass Sie ein umfassendes Framework für die Datenerfassung haben, das alle relevanten Compliance-Standards wie DORA, MiFID II und GDPR abdeckt. Verwenden Sie Compliance-Software, die automatisch Daten aus verschiedenen Quellen sammelt und aggregiert, wie z.B. Matproof. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle relevanten internen Abteilungen, die an der Compliance beteiligt sind, ordnungsgemäß kommunizieren und ihre Daten einbeziehen.

Frage 2: Wie kann ich die Berichterstattung für den Vorstand effektiver und transparenter gestalten?

Antwort: Verwenden Sie Dashboards, um eine visuelle Zusammenfassung der Compliance-Daten zu bieten. Diese sollten Metriken wie die Anzahl der Verstöße, die Häufigkeit von Audits und die Effektivität von Compliance-Maßnahmen enthalten. Berücksichtigen Sie auch, wie die geschäftlichen Risiken und die potenziellen finanziellen Auswirkungen auf das Unternehmen beeinflusst werden. Stellen Sie sicher, dass der Vorstand die Bedeutung und den Kontext dieser Metriken verstanden hat, indem Sie ihnen Ratschläge oder Empfehlungen dazu geben, wie sie auf diese Informationen reagieren können.

Frage 3: Wie kann ich die Compliance-Berichterstattung im Einklang mit den neuesten Vorschriften und Gesetzen halten?

Antwort: Bleiben Sie auf dem Laufenden mit den neuesten Compliance-Vorschriften und -Empfehlungen der EU und BaFin. Aktualisieren Sie Ihre Berichterstattungsprozesse regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Verwenden Sie auch Compliance-Tools, die automatisierte Überprüfungen und Aktualisierungen der Richtlinien basierend auf neuen Gesetzen und Vorschriften bieten, wie z.B. Matproof.

Frage 4: Was ist der beste Ansatz, um den Vorstand über potenzielle Compliance-Risiken zu informieren?

Antwort: Führen Sie regelmäßige Berichterstattungssitzungen durch und stellen Sie dem Vorstand eine detaillierte Analyse der potenziellen Compliance-Risiken vor, die das Unternehmen oogegenübersteht. Berücksichtigen Sie die Schwere und Wahrscheinlichkeit jedes Risikos und diskutieren Sie mögliche Maßnahmen, um sie zu minimieren. Verwenden Sie geschäftsorientierte Sprache und fassen Sie technische Details zusammen, um den Vorstand leichter zu verstehen zu ermöglichen.

Frage 5: Wie kann ich den Wert der Compliance-Berichterstattung für den Vorstand vermitteln?

Antwort: Zeigen Sie dem Vorstand, wie die Compliance-Berichterstattung dazu beiträgt, das Risikomanagement zu verbessern und die finanzielle Integrität des Unternehmens zu sichern. Veranschaulichen Sie, wie proaktive Compliance-Maßnahmen die Reputation und den Marktwert Ihres Unternehmens schützen können. Berücksichtigen Sie auch die langfristigen Vorteile, wie das Minimieren von Bußgeldern und Sanktionen.

Schlüsselerkenntnisse

In diesem Artikel wurde betont, wie wichtig es ist, den Vorstand mit relevanten, klaren und akionfähigen Compliance-Berichten zu versorgen. Die Implementierung eines Compliance-Dashboards, die ständige Aktualisierung der Berichterstattung gemäß den neuesten Vorschriften und die Verbesserung der Kommunikation zwischen Compliance- und Geschäftsteams sind entscheidend. Als nächstes sollten Sie Ihre aktuellen Compliance-Berichterstattungsmethoden überprüfen und entsprechende Anpassungen vornehmen. Matproof kann dabei helfen, diese Prozesse zu automatisieren. Um eine kostenlose Bewertung zu erhalten, besuchen Sie https://matproof.com/contact.