Aufbau einer Compliance-Kultur: Jenseits von Richtlinien und Checklisten

Einleitung

"Artikel 6(1) der Verordnung (EU) 2019/2157, bekannt als DORA, verpflichtet Finanzunternehmen, ein ICT-Risikomanagement zu unterhalten." Viele Unternehmen interpretieren dies als rein formelle Erfüllung einer Verpflichtung. Dies ist ein Fehler, denn hinter dieser Verpflichtung steht viel mehr als nur ein Haufen von Kontrollkästchen. Die Compliance in den europäischen Finanzdienstleistungen hat eine zentrale Bedeutung, nicht zuletzt, weil sie den Schutz von Kunden und das Funktionieren des Finanzmarktes gewährleistet. Die finanziellen Konsequenzen einer mangelnden Compliance sind schwerwiegend; es geht um Bußgelder im Millionen-EUR-Bereich, Audit-Misserfolge, betriebliche Störungen und Schädigung des Unternehmensansehens.

Dieser Artikel soll Ihnen die Wichtigkeit einer Compliance-Kultur näher bringen, die über rein formale Richtlinien und Checklisten hinausgeht. Es geht darum, ein Verständnis dafür zu entwickeln, warum Compliance mehr als Compliance ist und wie sie in die integriert werden kann, um eine nachhaltige und wirksame Compliance-Strategie zu schaffen.

Das zentrale Problem

Ein Blick auf die Realität zeigt, dass die Compliance in vielen Organisationen als reine Compliance-Abteilung oder als reine Kontrollfunktion betrachtet wird. Dies führt dazu, dass Compliance-Maßnahmen in der Regel nur pro forma umgesetzt werden, um Gesetzesverstoß zu vermeiden und keine tiefer greifende Integration in den findet. Die tatsächlichen Kosten sind enorm: Die Verbesserung der Compliance kann Millionen Euro sparen, indem sie Risiken mindern und das Vertrauen der Kunden stärkt. Die Zeit, die in unzureichende Compliance-Maßnahmen gesteckt wird, kann vielmehr für Innovation und Wachstum verwendet werden.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen, das nicht nach DORA Art. 6(1) ein adäquates ICT-Risikomanagement hat, riskiert Bußgelder bis zu 10 Millionen EUR oder 2 % des jährlichen Gesamtumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Darüber hinaus kann es zu erheblichen Vertrauensverlusten und Reputationsschäden kommen, wenn Datenschutzverstoß publik wird. Die Kosten für die Sanierung nach einem Verstoß können den Betrieb des Unternehmens beeinträchtigen und in einer branchespezifischen Analyse jährliche Kosten von bis zu 5 Millionen EUR pro Unternehmen darstellen.

Die meisten Organisationen verstehen Compliance als eine Reihe von Kontrollen und Checklisten, die nur einmal im Jahr oder bei einer Audit-Prüfung durchgeführt werden. Dies führt zu einer kurzfristigen, reaktiven Compliance-Kultur, die es den Mitarbeitern nicht ermöglicht, aktiv an der Compliance teilzunehmen. Es mangelt an einer echten Verständnis und Wertschätzung der Rolle der Compliance im, was letztendlich zu einer ineffizienten Nutzung von Ressourcen und einem erhöhten Risiko für den Betrieb führt.

Warum dies dringend ist

Die jüngsten regulatorischen Veränderungen, wie die Einführung der DORA, haben die Bedeutung der Compliance weiter verstärkt. Finanzdienstleister in Europa stehen nun unter einer noch stärkeren Aufsicht und haben strengere Anforderungen an die Compliance einzuhalten. Gleichzeitig verlangen Kunden zunehmend nach Compliance-Zertifizierungen und Transparenz, um ihre Vertrauen in ein Unternehmen zu stellen. Die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens hängt zunehmend von seiner Fähigkeit ab, Compliance als Kernkompetenz zu verwerten und zu demonstrieren.

Die Lücke zwischen dem, wo die meisten Organisationen stehen, und dem, wo sie sein müssen, um mit den regulatorischen Anforderungen und dem Kundenvertrauen Schritt zu halten, ist beträchtlich. Eine Studie des European Banking Authority (EBA) zeigt, dass fast die Hälfte der Finanzdienstleister in Europa ihre Compliance-Maßnahmen nicht ausreichend in den integriert haben. Dies führt zu einer erhöhten Gefahr von nicht erkannten Risiken und zu einer ineffektiven Umsetzung von Compliance-Maßnahmen.

In dem Bewusstsein, dass Compliance mehr als nur eine Liste von Richtlinien und Kontrollen ist, kann ein Unternehmen seine Compliance-Strategie effektiver und nachhaltiger gestalten. Dies ist nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen notwendig, sondern auch für die langfristige Rentabilität und das Ansehen des Unternehmens. In den nächsten Teilen dieses Artikels werden wir in tiefer gehenden Analysen und praktischen Anwendungen zeigen, wie eine Compliance-Kultur aufgebaut werden kann, die den Anforderungen der modernen Finanzdienstleistungen entspricht.

Die Lösungskonzept

Um eine Compliance-Kultur erfolgreich aufzubauen, ist ein schrittweiser Ansatz entscheidend. Zunächst muss ein klares Verständnis der gesetzlichen Verpflichtungen geben, wie sie in der Verordnung über das aufsichtsrechtliche Reporting (DORA) festgelegt sind. Artikel 6(1) DORA verlangt von Finanzinstituten, dass sie ein ICT-Risikomanagement-Framework aufrechterhalten. Dies sollte jedoch nicht als reines Haken-Übungsverfahren betrachtet werden, sondern als integralen Teil eines umfassenden Compliance-Frameworks.

Es ist ratsam, ein dreistufiges Vorgehen zu verfolgen:

1. Identifizierung der Anforderungen: Zuerst müssen alle relevanten Gesetze, Verordnungen und interne Richtlinien, die für Ihre Organisation gelten, identifiziert und verständlich gemacht werden. Dies beinhaltet nicht nur die DORA, sondern auch GDPR, NIS2 und die ISO 27001.

2. Schritt-für-Schritt-Implementierung: Jeder Compliance-Aspekt sollte in kleinere, verwaltbare Schritte unterteilt werden. Dies beinhaltet die Entwicklung von Compliance-Richtlinien, Schulungen für das Personal, die Einführung von Überwachungs- und Berichterstattungsmechanismen und die regelmäßige Überprüfung und Anpassung dieser Prozesse.

3. Kontinuierliche Verbesserung: Compliance ist kein Endziel, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Regelmäßige Audits, Feedback-Runden und die Integration von Compliance in die strategische Planung sind entscheidend, um ein hohes Niveau der Compliance aufrechtzuerhalten.

"Gut" sieht aus, wenn Ihre Organisation nicht nur die minimalen Anforderungen erfüllt, sondern auch aktiv nach Verbesserungen sucht und Compliance als Kernwert fördert. "Nur Passing" hingegen beinhaltet, Compliance als Box-Übungsverfahren zu behandeln, was häufig zu Mängeln bei der tatsächlichen Umsetzung und Inanspruchnahme durch das Personal führt.

Verbreitete Fehler, die zu vermeiden sind

Es gibt einige häufige Fehler, die Organisationen bei der Einführung einer Compliance-Kultur machen:

1. Nicht ausreichende Schulung: Viele Organisationen schaffen reichhaltige Compliance-Richtlinien, schicken diese jedoch ohne ausreichende Schulung an ihre Mitarbeiter. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter die Bedeutung der Compliance nicht verstehen und die Richtlinien nicht korrekt anwenden können. Stattdessen sollten interaktive Schulungen und regelmäßige Wissenstests implementiert werden.

2. Mangelnde Ownership und Verantwortlichkeit: Wenn Compliance als Aufgabe des Compliance-Teams wahrgenommen wird, ohne dass andere Abteilungen involviert sind, führt dies häufig zu einer ungünstigen Trennung von Strategie und Umsetzung. Jeder Bereich der Organisation sollte für die Compliance verantwortlich gemacht werden, um ein einheitliches Verständnis und Engagement zu fördern.

3. Fehlende oder unzureichende Monitoring- und Berichterstattungsmechanismen: Ohne eine robuste Infrastruktur für das Monitoring und Berichten von Compliance-Aktivitäten kann es schwierig sein, Schwachstellen rechtzeitig zu identifizieren und zu beheben. Statt nur periodische Audits durchzuführen, sollten Organisationen fortlaufende Überwachungssysteme einsetzen, um Risiken in Echtzeit zu erkennen.

Diese Fehler können verhindert werden, indem mehr Wert auf die Integration von Compliance in den täglichen Betrieb, die Schulung von Mitarbeitern und die Schaffung einer proaktiven Compliance-Kultur gelegt wird.

Werkzeuge und Ansätze

Die Implementierung einer Compliance-Kultur kann auf verschiedene Weisen erfolgen. Es ist wichtig, das beste Tool oder den besten Ansatz für die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation auszuwählen.

1. Manuelle Vorgehensweise: Diese Methode kann für kleine Organisationen oder bei der Behandlung von weniger komplizierten Compliance-Aufgaben sinnvoll sein. Sie bietet die Flexibilität, auf changing circumstances schnell zu reagieren, aber sie kann fehleranfällig und ineffizient sein, wenn es um die Verwaltung von komplexen Compliance-Aufgaben geht.

2. Spreadsheet/GRC-Ansatz: Governance, Risk, and Compliance (GRC)-Systeme sind für die Verwaltung von Compliance-Aktivitäten über verschiedene Abteilungen hinweg nützlich. Sie bieten eine zentrale Datenbank für alle Compliance-bezogenen Informationen. Die großen Nachteile sind jedoch die fehlende Automatisierung und die Tendenz zu einer Übersichtsverlust, da manuelle Eingaben und Updates erforderlich sind.

3. Automatisierte Compliance-Plattformen: Für Organisationen, die nach einer effizienteren und umfassenden Compliance-Lösung suchen, bieten automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof viele Vorteile. Sie bieten eine vollständig automatisierte Politikerstellung, die Überwachung von Endpunkten und die Sammlung von Beweisen von Cloud-Anbietern. Matproof bietet auch 100% EU-Datenruhesitz, was für Organisationen erforderlich ist, die den europäischen Datenschutzstandards folgen müssen. Automatisierte Lösungen sparen Zeit und tragen zur Reduzierung von menschlichem Fehler bei, bieten jedoch nicht immer die gewünschte Flexibilität für organisatorisch-komplexe Compliance-Herausforderungen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass Compliance-Automatisierung in bestimmten Bereichen wie der Dokumentenverwaltung, der Berichterstattung und der Überwachung von Prozessen enorme Vorteile bietet. Allerdings sollte sie nicht als einzige Lösung für alle Compliance-Aspekte betrachtet werden. Die automatisierte Compliance-Plattform sollte immer als Teil eines größeren Compliance-Frameworks betrachtet werden, das auch die menschlichen Aspekte einschließt, wie das Training und die Sensibilisierung für Compliance.

Zusammenfassend ist es entscheidend, sowohl technische als auch menschliche Ressourcen in die Schaffung einer Compliance-Kultur zu investieren, um eine umfassende und nachhaltige Lösung für die Erfüllung der Compliance-Anforderungen zu gewährleisten.

Einstieg: Ihre nächsten Schritte

Um eine Compliance-Kultur zu schaffen, die über Richtlinien und Checklisten hinausgeht, ist es entscheidend, sofortige Maßnahmen zu ergreifen. Hier ein fünfstufiger Aktionsplan, den Sie in dieser Woche umsetzen können:

1. Erstellen Sie ein Compliance-Team: Bilden Sie ein interdisziplinäres Team aus Compliance- und IT-Experten, das die Verantwortung für die Einhaltung von Vorschriften übernimmt.
2. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Regelungen: Stellen Sie sicher, dass alle internen Richtlinien den Anforderungen der DORA und anderen relevanten Gesetze entsprechen.
3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Beginnen Sie mit der Planung einer Schulung, die nicht nur die und Vorschriften, sondern auch den Wert von Compliance vermittelt.
4. Implementieren Sie eine Feedback-Schleife: Ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, Fragen zu stellen und Feedback zu geben, um kontinuierlich Verbesserungen vorzuschlagen.
5. Monitoren Sie die Fortschritte: Verwenden Sie Tools wie Matproof, um den Fortschritt in der Compliance-Durchsetzung zu überwachen und zu analysieren.

Zur Ressourcenempfehlung können Sie sich auf offizielle EU- und BaFin-Publikationen verlassen, um fundierte Informationen über Compliance-anforderungen zu erhalten. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie die Compliance-Aufgaben in-house bewältigen können oder ob Sie externe Hilfe benötigen, bedenken Sie, dass spezialisierte Dienstleister oft schnellere und genauere Ergebnisse liefern können. Ein schneller Sieg, den Sie in den nächsten 24 Stunden erzielen können, besteht darin, eine interdisziplinäre Compliance-Runde für Ihren Führungsteam zu planen und zusammenzusetzen.

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Mitarbeiter die Bedeutung der Compliance verstehen und sie als wichtig erachten?

Antwort: Ein Schlüsselelement einer Compliance-Kultur ist der Fokus auf die Bedeutung der Compliance für das Unternehmen und seine Mitarbeiter. Dies kann erreicht werden, indem Sie Schulungen und Workshops durchführen, die auf die Auswirkungen von Nichtbeachtung von Compliance-Regeln eingehen. Darüber hinaus sollten Sie Fälle von Compliance-Verstoßen und deren Folgen diskutieren. Dies kann durch die Verwendung von praktischen Fällen und Szenarien gelebt werden, die die potenziellen Auswirkungen auf die Karriere, das Unternehmen und sogar die gesamte Branche verdeutlichen.

Frage 2: Wie kann ich eine Compliance-Kultur in einem multinationalen Unternehmen fördern, das in verschiedenen Rechtssystemen operiert?

Antwort: In multinationalen Unternehmen ist die Berücksichtigung der spezifischen Compliance-Anforderungen des jeweiligen Landes oder der Region entscheidend. Sie sollten ein globales Compliance-Team einrichten, das spezialisierte Wissen über die jeweiligen Gesetze und Vorschriften in den verschiedenen Ländern hat. Darüber hinaus sollten Sie Schulungsprogramme entwickeln, die auf die spezifischen Anforderungen jedes Landes zugeschnitten sind und gleichzeitig die allgemeinen Compliance-Werte des Unternehmens vermitteln.

Frage 3: Welche Rolle spielt die Technologie bei der Schaffung einer Compliance-Kultur?

Antwort: Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Compliance-Kultur. Tools wie Matproof können dabei helfen, die Compliance-Überwachung und -Durchsetzung zu automatisieren. Sie ermöglichen es, Richtlinien zu generieren, Belege automatisch von Cloud-Anbietern zu sammeln und das Verhalten von Endpunkten zu überwachen, was zu einer effizienteren Compliance und einem besseren Verständnis Ihrer Compliance-Standorte führt.

Frage 4: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Mitarbeiter die Compliance-Richtlinien einhalten, ohne ständig überwachen zu müssen?

Antwort: Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Compliance-Richtlinien einhalten, ist es wichtig, eine Kultur des aktiven Mitsprache- und Feedbacks zu fördern. Schulungsprogramme, die auf die Bedeutung von Compliance eingehen, und ein offenes Feedback-System können dazu beitragen, dass die Mitarbeiter sich aktiv am Compliance-Prozess beteiligen. Darüber hinaus können automatisierte Tools, wie das von Matproof angebotene, bei der Überwachung der Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften helfen, indem sie Warnungen und Berichte automatisch generieren, wenn bestimmte Kriterien nicht erfüllt werden.

Frage 5: Wie kann ich die Zusammenarbeit zwischen Compliance- und IT-Teams verbessern, um eine bessere Compliance sicherzustellen?

Antwort: Die Zusammenarbeit zwischen Compliance- und IT-Teams ist entscheidend für eine erfolgreiche Compliance. Sie sollten ein gemeinsames Verständnis der Compliance-Bestrebungen des Unternehmens schaffen und regelmäßige Zusammenarbeitsrunden einrichten, um den gegenseitigen Standpunkten Rechnung zu tragen und Synergien zu nutzen. Tools wie Matproof können dabei helfen, indem sie eine Sprache zwischen Compliance und IT schaffen und einen klaren Überblick über die Compliance-Aktivitäten bieten.

Schlüsselerkenntnisse

In diesem Artikel haben wir besprochen, wie Sie eine Compliance-Kultur schaffen können, die über einfache Richtlinien und Checklisten hinausgeht. Hier sind die Hauptpunkte:

• Eine starke Compliance-Kultur beginnt mit einer Verpflichtung und einem klaren Verständnis ihrer Bedeutung für das Unternehmen.
• Schulungen und bewusstseinsbildende Maßnahmen sind entscheidend, um das Compliance-Engagement der Mitarbeiter zu fördern.
• Technologie kann dabei helfen, Compliance überwachen und durchsetzen zu können, ohne ständig überwachen zu müssen.
• Eine enge Zusammenarbeit zwischen Compliance- und IT-Teams kann zu einer stärkeren Compliance führen.

Als nächster Schritt können Sie sich mit Matproof in Verbindung setzen, um zu sehen, wie wir Ihnen bei der Automatisierung Ihrer Compliance-Aktivitäten helfen können. Besuchen Sie https://matproof.com/contact für eine kostenlose Bewertung.