Automatische Beweismittelsammlung: Verbinden Sie einmal, sammeln Sie für immer

Einleitung

In der Welt der Compliance herrscht oft die Ansicht vor, dass mehr ist besser – mehr Papiere, mehr Prozesse, mehr Überwachung. Dies ist aus Sicht eines Insiders jedoch ein Mythos. Die Wichtigkeit einer effizienten und automatisierten Beweismittelsammlung für europäische Finanzdienstleister ist unübersehbar. Die finanziellen Sanktionen, die durch Nichteinhaltung von Vorschriften entstehen, können Millionenbeträge betragen, und das sind noch nur die direkten Kosten. Dazu kommen die operationale Störung, die Gefahr, den Ruf zu beschädigen und das Risiko, Kunden zu verlieren. Daher bietet dieses Artikel-Dreigestück einen tiefgreifenden Einblick in die Welt der automatisierten Beweismittelsammlung und zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Compliance-Effizienz steigern und gleichzeitig Kosten sparen können.

Das Kernproblem

Die Oberflächendarstellung der Beweismittelsammlung reicht bei Weitem nicht aus. Unternehmen verbringen Millionen von Euro, um ihre Compliance aufrechtzuerhalten, doch nur wenige verstehen die tatsächlichen Kosten und Risiken der Nichtautomatisierung. Eine Studie des Verbands der Wirtschaftsprüfer Deutschlands (WPD) ergab, dass die Durchführung einer externen Compliance-Prüfung durchschnittlich 20.000 bis 50.000 Euro kostet, und das ist nur der Anfang. Die zeitliche Verzögerung und die potenziellen Zusatzkosten aufgrund von Mängeln in der Compliance-Dokumentation können das Gesamtvolumen auf über 100.000 Euro pro Jahr steigern.

Die meisten Organisationen irren sich darüber, dass sie ihre Compliance-Strategie in vielerlei Hinsicht an die Kette fassen. Sie legen den Fokus auf ein umfangreiches Regelwerk und auf sogenannte Sicherheitsstrategien, die 200 Seiten umfassen können, ohne jedoch die Praxis der tatsächlichen Umsetzung zu berücksichtigen. BaFin hat in § 25 der Verordnung zur Kreditwesengesetz (Kreditwesengesetz) betont, dass ein Compliance-System nicht nur aus einer prozessualen Seite besteht, sondern auch die tatsächliche Umsetzung und Überwachung von Regeln umfasst. Die Praxis zeigt jedoch, dass viele Unternehmen bei der Umsetzung und Überwachung der gesetzlichen Vorschriften hinterherhinken.

Warum dies jetzt dringend ist

In jüngster Zeit haben sowohl die Europäische Union als auch nationale Finanzaufsichtsbehörden die Compliance-Vorschriften verschärft. Das europäische Risiko-Mitigations-Rahmen-Verordnung (Risiko-Mitigations-Rahmen-Verordnung, NIS2) und die geplante Verschärfung der Solvabilitätsanforderungen für Kreditinstitute (Solvabilitätsanforderungen, Solvency II) erheben die Anforderungen an die Compliance-Anforderungen an. Kunden verlangen auch nach einer höheren Transparenz und Compliance, was eine Marktdruckmittel darstellt, um die Basis der wettbewerbsfähigen Finanzdienstleister auszubauen.

Die Wettbewerbsdisqualifikation der Nicht-Einhaltung ist offensichtlich. Unternehmen, die sich an die Vorschriften halten, können Marktanteile gewinnen und Vertrauen aufbauen, während Unternehmen, die nicht konform sind, sowohl finanzielle Sanktionen als auch eingeschränkten Marktzugang riskieren. Die Kluft zwischen dem, wo die meisten Organisationen stehen, und dem, wo sie sein müssen, ist beträchtlich. Für viele Organisationen bedeutet dies, dass sie ihre Compliance-Strategien und Techniken umgehend überdenken und aktualisieren müssen.

In der nächsten Ausgabe werden wir tiefgehend in die Technologie und Methoden einsteigen, die zur Lösung dieses Problems beitragen können, und wie automatisierte Beweismittelsammlung die Compliance-Effizienz revolutionieren kann. Wir werden auch einen praktischen Ansatz für die Implementierung und Umsetzung dieser Technologie in Ihrem Unternehmen diskutieren. Bleiben Sie gespannt für Teil 2 unseres Artikel-Dreigestücks über die automatisierte Beweismittelsammlung.

Die Lösungsarchitektur

Die Sammlung von Compliance-Beweisen ist ein grundlegender Bestandteil der Finanzaufsicht und hat sowohl rechtliche als auch praktische Aspekte. Um diese Herausforderung systematisch anzugehen, bieten wir Ihnen einen schrittweisen Ansatz an, der auf die spezifischen Anforderungen der deutschen Finanzbranche und die europäischen Vorgaben wie die DORA, die SOC 2, die ISO 27001, die GDPR und die NIS2 eingeht.

1. Evaluierung der aktuellen Situation

Zuerst sollten Sie evaluieren, welche Complianceanforderungen Sie erfüllen müssen und welche Beweise Sie bereits haben. Dies umfasst die Analyse der relevanten regulatorischen Artikel, wie zum Beispiel Art. 28 der DORA, die Details zur Risikobewertung und zur Implementierung von internen Kontrollen enthält. Darauf aufbauend sollten Sie eine durchführen, um zu identifizieren, welche Beweise fehlen oder welche Verbesserungen notwendig sind.

2. Entwicklung eines evidenzbasierten Compliance-Plans

Aufbauend auf der sollten Sie einen detaillierten Compliance-Plan erstellen. Dieser Plan sollte klare Ziele, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne beinhalten und sollte spezifische Beweisanforderungen für jeden Compliance-Bereich auflisten. Es ist wichtig, eine Balance zwischen Detailliertheit und Übersichtlichkeit zu wahren, um die Durchsetzung und Überwachung zu erleichtern.

3. Implementierung eines evidenzbasierten Systems

Ein evidenzbasiertes System, das die Sammlung, Speicherung und Analyse von Compliance-Beweisen ermöglicht, ist entscheidend für den Erfolg. Hierbei sollten Sie sowohl auf manuelle als auch auf automatisierte Verfahren zurückgreifen. Automatische Systeme wie Matproof bieten die Möglichkeit, Beweise von Cloud-Anbietern zu sammeln, was die Effizienz und die Genauigkeit erhöht und die Compliance-Aufrechterhaltung vereinfacht.

4. Kontinuierliche Überwachung und Anpassung

Die Compliance ist kein Ein-Mal-Akt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Es ist daher notwendig, regelmäßig Überprüfungen durchzuführen und den Compliance-Plan an neue Gesetzesänderungen und regulatorische Anforderungen anzupassen. Dazu gehört auch die kontinuierliche Evaluierung von Risiken und die Anpassung des Compliance-Plans entsprechend.

Was "gut" aussieht im Gegensatz zu "nur durch", ist dieImplementierung eines Systems, das nicht nur die Fülle der Beweise, sondern auch deren Qualität und Aktualität gewährleistet. Ein "gutes" Compliance-System ist flexibel, skalierbar und kann schnell auf Änderungen reagieren, während ein "nur durch"-System lediglich die Mindestanforderungen erfüllt.

Häufige Fehler um zu vermeiden

Es ist entscheidend, die Top-Mistakes zu identifizieren, die Organisationen bei der Sammlung von Compliance-Beweisen machen, um die Erfolgsquote zu erhöhen. Hier sind die drei häufigsten:

1. Unzureichende Dokumentation

Manchmal sammeln Organisationen zwar Beweise, dokumentieren sie aber nicht ordnungsgemäß. Dies führt dazu, dass Beweise nicht nachvollzogen oder für die Finanzaufsicht akzeptiert werden können. Stattdessen sollten Beweise in einem klar strukturierten und verständlichen Format dokumentiert werden, das es erleichtert, sie auf Anfrage der Aufsichtsbehörden einzureichen.

2. Fehlende Integration der Cloud-Dienstanbieter

Oftmals schließen Organisationen ihre Cloud-Dienstanbieter aus dem Compliance-Prozess heraus. Dies kann zu Compliance-Lücken führen, da diese Dienste oft ein wesentlicher Bestandteil der IT-Infrastruktur sind. Es ist wichtig, einen integrierten Ansatz zu verfolgen, der die Sammlung von Beweisen von Cloud-Dienstanbietern wie bei Matproof umfasst, um eine umfassende Compliance zu gewährleisten.

3. Ignorieren von Datenschutz- und Informationssicherheitsanforderungen

Datenschutz und Informationssicherheit sind sowohl rechtlich als auch regulatorisch wichtig. Organisationen, die diese Anforderungen ignorieren, gefährden nicht nur ihre Compliance, sondern auch den Vertrauen ihrer Kunden. Es ist entscheidend, die Anforderungen der GDPR und anderer relevanter Gesetze ernst zu nehmen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um diese einzuhalten.

Anstatt diese Fehler zu machen, sollte man stattdessen eine verfolgen, die eine solide Dokumentation, enge Zusammenarbeit mit Cloud-Dienstanbietern und strenge Einhaltung von Datenschutz- und Informationssicherheitsanforderungen beinhaltet.

Werkzeuge und Ansätze

Bei der Sammlung von Compliance-Beweisen gibt es verschiedene Ansätze, die jeweils ihre Vor- und Nachteile haben.

Manueller Ansatz

Dieser Ansatz basiert auf der manuellen Erfassung und Verwaltung von Beweisen. Er hat den Vorteil, flexibel und anpassbar zu sein, kann aber sehr zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Manuelle Verfahren sollten für einfache oder weniger frequente Compliance-Aufgaben verwendet werden, wo die Automatisierung keine entscheidende Verbesserung bringt.

Spreadsheet/GRC-Ansatz

Spreadsheets und Governance, Risk and Compliance (GRC)-Tools ermöglichen eine zentralisierte Verwaltung von Beweisen und Prozessen. Sie bieten mehr Struktur und können für die Basisüberwachung verwendet werden. Die Hauptschwäche dieser Ansätze ist jedoch die mangelnde Skalierbarkeit und die potenzielle Ungenauigkeit bei der Erfassung und Analyse von Beweisen.

Automatisierte Compliance-Plattformen

Automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof bieten die Möglichkeit, die Sammlung von Compliance-Beweisen von Cloud-Anbietern zu automatisieren, was die Effizienz und Genauigkeit erhöht. Sie sind ideal für komplexe und hochfrequente Compliance-Aufgaben. Beim Auswählen einer automatisierten Compliance-Plattform sollten Sie nach Funktionen suchen, die eine einfache Integration mit Ihren bestehenden Systemen ermöglichen, eine umfassende Berichterstattung bieten und 100% Datenaufbewahrung in der EU gewährleisten.

Es ist wichtig zu betonen, dass Automatisierung bei der Sammlung von Compliance-Beweisen in vielen Fällen eine enorme Hilfe ist, insbesondere wenn es um die Verwaltung von Beweisen in großem Umfang oder in einer dynamischen Umgebung geht. Sie ist jedoch nicht immer die beste Lösung für alle Aspekte der Compliance. Es ist entscheidend, einen Ansatz zu verfolgen, der auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation und Ihres Compliance-Umfeldes zugeschnitten ist.

Getting Started: Ihre nächsten Schritte

Als Sie nun ein tiefes Verständnis dafür haben, wie die automatisierte Beweismittelsammlung für Ihre Compliance- und Audit-Prozesse von Vorteil sein kann, möchten wir Ihnen einen konkreten 5-Schritt-Plan an die Hand geben, den Sie in dieser Woche umsetzen können:

1. Selbstbewertung: Beginnen Sie mit einer Selbstbewertung Ihrer aktuellen Compliance- und Audit-Prozesse. Identifizieren Sie die Bereiche, in denen Sie möglicherweise Beweismittel sammeln müssen oder sammeln.

2. Richtlinien und Vorschriften überprüfen: Lesen Sie die offiziellen EU-/BaFin-Publikationen zur Compliance und zur Beweismittelsammlung, um die gesetzlichen Anforderungen zu verstehen und zu prüfen, ob Ihre heutigen Praktiken den Vorgaben entsprechen.

3. Technologieauswertung: Bewerten Sie Ihre derzeitige Technologie und die Möglichkeiten, wie diese verbessert werden kann, um die Beweismittelsammlung zu unterstützen. Denken Sie darüber nach, ob eine Cloud-basierte Lösung wie Matproof in Betracht gezogen werden kann.

4. Externe Hilfe: Betrachten Sie die Frage, ob Sie externe Hilfe benötigen oder ob Sie die Sammlung der Beweismittel in-house durchführen möchten. Dies hängt von Ihrer Ressourcen und der Komplexität Ihrer Compliance-Bedürfnisse ab.

5. Schnelle Erfolge: In den nächsten 24 Stunden können Sie Ihre Dokumente und Prozesse überprüfen und eine Liste mit kürzlich geänderten oder hinzugefügten Compliance-Elementen erstellen, die möglicherweise als Beweismittel dienen können.

Als Ressourcen können Sie die Verordnung (EU) 2019/2157 (NIS2), die BaFin-Leitlinien zur Informationssicherheit und die Empfehlungen der BSI bezüglich Cloud-Diensten heranziehen.

Häufig gestellte Fragen

Wie garantiert man die Datenintegrität während der automatisierten Beweismittelsammlung?

Die Datenintegrität ist ein entscheidender Aspekt bei der Beweismittelsammlung. Sicherstellen Sie, dass Ihre Systeme nur autorisierte Zugriffe auf die gesammelten Daten erlauben und dass alle Änderungen transparent protokolliert werden. Verwenden Sie standardisierte Protokollformate und verhindern Sie die Manipulation von Daten durch die Anwendung von kryptografischen Hash-Funktionen und digitalen Signaturen. Artikel 27 der DSGVO fordert eine angemessene technische und organisatorische Sicherheit zur Gewährleistung der Integrität und Vertraulichkeit der verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Welche Vorteile hat die automatisierte Beweismittelsammlung im Vergleich zur manuellen Sammlung?

Automatisierte Systeme wie Matproof verringern die manuelle Arbeit erheblich und reduzieren die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Sie können Beweismittel in Echtzeit sammeln, was die Reaktionszeit bei Compliance- oder Audit-Anfragen erhöht. Darüber hinaus sparen automatisierte Systeme Zeit und Kosten, da sie die Notwendigkeit einer manuellen Überprüfung minimieren.

Kann die automatisierte Beweismittelsammlung die Compliance-Risiken erhöhen?

Nein, im Gegenteil, eine gut implementierte automatisierte Beweismittelsammlung kann Compliance-Risiken reduzieren. Sie bietet eine ständige und umfassende Überwachung Ihrer Compliance-Aktivitäten, was es schwieriger macht, wichtige Informationen zu übersehen. Darüber hinaus kann sie zur Identifizierung von Muster und Trends beitragen, die auf potenzielle Schwachstellen oder Verletzungen von Vorschriften hindeuten könnten.

Wie kann ich sicherstellen, dass die gesammelten Beweismittel rechtlich zuverlässig sind?

Um die rechtliche Zuverlässigkeit der gesammelten Beweismittel sicherzustellen, ist es wichtig, dass Ihre Sammlungsmethoden transparent und reproduzierbar sind. Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten gesetzlichen Anforderungen und Branchenstandards berücksichtigen. Nutzen Sie technische Maßnahmen wie die Verwendung von Hash-Funktionen, um die Integrität der Daten während der Sammlung zu gewährleisten. Darüber hinaus sollten Sie regelmäßig die Anforderungen von Regulierungsbehörden wie der BaFin und der BSI überprüfen und Ihre Methoden an diese anpassen.

Wie oft sollte ich die Sammlung der Beweismittel aktualisieren?

Die Häufigkeit der Aktualisierung hängt von den spezifischen Anforderungen Ihrer Branche und den relevanten Gesetzen ab. In der Regel sollten Beweismittel laufend aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie den neuesten Anforderungen entsprechen. In der Finanzbranche ist dies besonders wichtig, da sich die gesetzlichen Vorschriften ständig ändern. Stellen Sie sicher, dass Sie auf dem neuesten Stand der BaFin-Leitlinien und der EU-Verordnungen sind.

Schlüsselbotschaften

In diesem Artikel haben wir die Bedeutung der automatisierten Beweismittelsammlung für Compliance und Audit-Zwecke in der Finanzbranche erörtert. Hier sind die Hauptpunkte:

• Automatische Beweismittelsammlung ist eine effiziente Methode, um die Compliance mit Vorschriften und Standards sicherzustellen.
• Sie reduziert die manuelle, verringert menschliche Fehler und erhöht die Echtzeit-Reaktionsfähigkeit auf Anfragen.
• Eine gut implementierte automatisierte Sammlung kann Compliance-Risiken reduzieren und rechtlich zuverlässige Beweismittel gewährleisten.
• Es ist wichtig, regelmäßig die gesetzlichen Anforderungen und Branchenstandards zu überprüfen und die Sammlungsmethoden an diese anzupassen.

Als nächster Schritt können Sie Ihre eigenen Compliance- und Audit-Prozesse überprüfen und eine Liste der Bereiche erstellen, in denen Sie Beweismittel sammeln müssen oder bereits sammeln. Denken Sie darüber nach, ob eine Lösung wie Matproof, die speziell für die Anforderungen der EU-Finanzdienstleister entwickelt wurde, zur Unterstützung Ihrer Anstrengungen eingesetzt werden kann. Wir bieten eine kostenlose Bewertung an, um Ihnen zu helfen, zu identifizieren, wo automatisierte Beweismittelsammlung von Vorteil sein könnte. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie https://matproof.com/contact .