Hoe moet zich aan DORA houden? Toepassingsgebied en betrokken bedrijven

Inleiding

De verordening voor het toezicht, de risicoreductie en het toezicht op digitale operationele risico's (DORA) helpt om de Europese financiële marktinfrastructuur beter te beschermen tegen digitale risico's. Hoewel er legitieme redenen zijn waarom sommige instellingen alternatieve benaderingen voor compliance kunnen volgen, is de naleving van de DORA-regels voor veel bedrijven in Europa van cruciaal belang, gezien het toenemende aantal cyberdreigingen en de groeiende betekenis van technologie in de financiële dienstverlening. Niet alleen omdat de financiële boetes aanzienlijk kunnen zijn, maar ook vanwege de potentiële auditfouten, operationele verstoringen en de schade aan de bedrijfsreputatie. In dit artikel willen we de toepassingsgebieden van DORA verduidelijken en uiteenzetten welke bedrijven betrokken zijn en welke gevolgen de niet-naleving kan hebben.

Dit onderwerp is bijzonder relevant voor Europese financiële dienstverleners, aangezien zij vanwege hun centrale rol in de economie een grote verantwoordelijkheid dragen voor de stabiliteit van de financiële systemen. De naleving van DORA kan niet alleen helpen om risico's te minimaliseren, maar ook het vertrouwen van klanten te vergroten. We willen dat u na het lezen van dit artikel een duidelijk begrip heeft van hoe DORA u en uw bedrijf beïnvloedt en welke stappen u moet ondernemen om aan de vereisten te voldoen.

Het centrale probleem

Wanneer we het over DORA hebben, gaat het niet alleen om het voldoen aan voorschriften, maar ook om het waarborgen van de efficiëntie en veiligheid van financiële diensten. In feite kunnen de werkelijke kosten van niet-naleving van DORA aanzienlijk zijn. Stel dat een bank die 1 miljard EUR aan activa beheert, gemiddeld 5 miljoen EUR per jaar verliest door het niet toepassen van DORA-maatregelen, omdat ze risicovollere investeringsbeslissingen neemt of niet in voldoende mate tegen cyberaanvallen beschermt. Bovendien verslechtert de niet-naleving van DORA ook de operationele efficiëntie, omdat het leidt tot meer tijd voor compliance-taken en de flexibiliteit bij besluitvorming beperkt.

De meeste organisaties maken echter de fout DORA alleen als een bureaucratische hindernis te beschouwen. Ze negeren het feit dat DORA helpt om de veerkracht van de organisatie tegen externe bedreigingen te vergroten en tegelijkertijd het interne beheer te verbeteren. Zoals in de verordening DORA Art. 28(2) is vastgesteld, moeten financiële dienstverleners hun IT-infrastructuren voortdurend bijwerken en de naleving van de nieuwste veiligheidsnormen waarborgen.

In sommige gevallen kan de niet-naleving van DORA ook leiden tot ernstige juridische gevolgen. Als een instelling niet in staat is om haar naleving van de voorschriften aan te tonen, kan zij door de financiële toezichthouder BaFin of andere bevoegde autoriteiten boetes van maximaal 10 miljoen EUR of 20% van de jaarlijkse totale omzet krijgen, afhankelijk van welke som hoger is. Dit toont de ernst van de voorschriften en de noodzaak om actief aan de naleving van DORA deel te nemen.

Waarom dit nu dringend is

De dringende noodzaak van naleving van DORA is niet alleen het gevolg van wettelijke vereisten, maar ook van recente regelgevende veranderingen en handhavingsacties. In 2023 heeft de Europese Unie DORA aangenomen, die van toepassing is op alle financiële dienstverleners in de EU die digitale technologieën gebruiken. Deze verordening is bedoeld om de stabiliteit van de financiële systemen te waarborgen en tegelijkertijd de Europese markt voor financiële diensten concurrerend te houden. Naleving van deze verordening is daarom van cruciaal belang voor alle bedrijven die in deze markt actief zijn.

Bovendien neemt de marktdruk toe, aangezien steeds meer klanten van financiële dienstverleners eisen dat zij bepaalde certificeringen en compliance-normen naleven. Het vermogen om de vereisten van DORA aan te tonen, kan dus ook als een concurrentievoordeel dienen en het marktaandeel van een organisatie vergroten.

In de praktijk betekent dit dat bedrijven die niet over de nodige compliance-maatregelen beschikken, een concurrentienadeel kunnen hebben. Het is daarom van cruciaal belang dat u zich snel aanpast en de nodige investeringen in compliance-oplossingen doet om aan de vereisten van DORA te voldoen en tegelijkertijd de concurrentiekracht te behouden.

Samenvattend blijkt dat de naleving van DORA niet alleen vanwege wettelijke vereisten, maar ook vanwege de groeiende betekenis van compliance in de financiële sector van groot belang is. In deel 2 van dit artikel zullen we daarom dieper ingaan op de specifieke vereisten van DORA en u laten zien hoe u uw organisatie effectief kunt voorbereiden op de naleving van deze verordening.

Het oplossingsframework

Om de uitdagingen van de naleving van DORA aan te pakken, moet een stapsgewijze aanpak worden gevolgd. Eerst is het nodig om de vereisten van de verordening te analyseren en vast te stellen welke bepalingen relevant zijn voor uw organisatie. Hierbij zijn met name DORA artikelen 4, 5 en 28 van belang, die de naleving van de IT- en cyberveiligheidsnormen regelen.

Maak eerst een lijst van de specifieke verplichtingen volgens DORA. Artikel 4 biedt gedetailleerde informatie over welke algemene veiligheidsmaatregelen moeten worden genomen om risico's met betrekking tot de bedrijfsvoering te minimaliseren. Artikel 5 behandelt de toegang tot de activiteit en het bedrijfsverbod, mocht een financiële dienstverlener niet aan de vereisten voldoen. Artikel 28 legt de verplichting vast om IT-systemen en IT-diensten te controleren op hun betrouwbaarheid en de naleving van veiligheidsnormen.

Vervolgens moet u een compliance-roadmap ontwikkelen die gedetailleerd de implementatie van deze vereisten voor elk betrokken bedrijfssegment en elke procesketen bevat. Definieer duidelijke doelen, zoals het verminderen van de tijd voor auditvoorbereiding van zes weken naar vijf dagen, en meet de voortgang continu.

De kwaliteit van de compliance-implementatie moet worden beoordeeld op een schaal van "goed" tot "slechts voldoende". "Goed" betekent dat de organisatie niet alleen voldoet aan de minimale compliance-eisen, maar proactief is in het identificeren en verhelpen van potentiële zwakke plekken. Dit omvat ook de voortdurende monitoring en verbetering van de compliance-processen.

Veelvoorkomende fouten die vermeden moeten worden

Bedrijven maken vaak fouten in de DORA-compliance. Hier zijn de top 3 fouten en hoe u deze kunt vermijden:

1. Onvoldoende risicobeoordeling: Veel organisaties voeren geen uitgebreide risicobeoordeling uit en negeren zo mogelijke compliance-zwaktes. Om dit te vermijden, moet u regelmatig risicoanalyses uitvoeren en een framework voor het identificeren, beoordelen en behandelen van risico's implementeren.

2. Foutieve interpretatie van vereisten: Het komt vaak voor dat bedrijven de specifieke vereisten van DORA verkeerd interpreteren. In plaats van te vertrouwen op hun eigen inschattingen, moeten ze zich houden aan de officiële documenten en de financiële toezichthoudende instanties zoals BaFin of BSI.

3. Conformiteitscontroles alleen op papier: Sommige bedrijven hebben wel compliance-procedures, maar voeren deze niet in de praktijk uit. Om dit op te lossen, moet u een echte compliance-cultuur bevorderen die het als een prioriteit behandelt en niet alleen als compliance-controles op papier.

Tools en benaderingen

Er zijn verschillende benaderingen die organisaties kunnen gebruiken om compliance-maatregelen te implementeren. Elke methode heeft zijn eigen voor- en nadelen en is in verschillende situaties effectief.

Handmatige aanpak: Dit kan werken voor kleinere bedrijven of teams van minder dan 20 personen. Het is kosteneffectief en vereist geen grote investeringen in technologie. Het is echter tijdrovend en leidt vaak tot menselijke fouten. Het is belangrijk om de processen te documenteren en regelmatig te controleren om de effectiviteit te waarborgen.

Spreadsheet-/GRC-aanpak: Een verbetering van de handmatige methode is het gebruik van spreadsheets en Governance, Risk & Compliance (GRC)-tools. Deze bieden een centrale database voor alle compliance-gegevens en stellen een betere gegevensbeheer en -analyse mogelijk. Deze tools hebben echter hun beperkingen: ze kunnen ingewikkeld zijn in gebruik en bieden vaak niet voldoende functionaliteit om alle aspecten van compliance te behandelen.

Geautomatiseerde compliance-platforms: Voor bedrijven die op zoek zijn naar een schaalbare en efficiëntere compliance-oplossing, bieden geautomatiseerde compliance-platforms zoals Matproof uitkomst. Deze maken gebruik van kunstmatige intelligentie om richtlijnen in het Nederlands en Engels te genereren en verzamelen automatisch bewijs van cloudproviders. Ze bieden ook een eindpunt-compliance-agent voor het monitoren van apparaten en waarborgen 100% gegevensverblijfsrechten in de EU.

Een cruciale factor bij de keuze van een compliance-platform is de aanpasbaarheid en gebruiksvriendelijkheid. Een platform moet eenvoudig te gebruiken zijn en in staat zijn om snel in te spelen op de veranderende compliance-eisen. Het is ook belangrijk om aandacht te besteden aan de privacyaspecten en ervoor te zorgen dat de verzamelde gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de GDPR en andere relevante wetgeving.

Eerlijk gezegd helpt automatisering als het gaat om de efficiëntie en nauwkeurigheid van compliance-werk. Het is echter niet de oplossing voor alle problemen. Soms is het beter om te vertrouwen op een combinatie van geautomatiseerde tools en handmatige processen om een robuuste compliance-strategie te waarborgen.

Conclusie

De naleving van DORA is een complexe taak die zorgvuldige planning en uitvoering vereist. Het is essentieel om de specifieke vereisten van de verordening te begrijpen en een passend compliance-framework te implementeren. Door veelvoorkomende fouten te vermijden en de juiste tools te gebruiken, kunnen organisaties ervoor zorgen dat ze niet alleen voldoen aan de minimale vereisten, maar ook proactief zijn in het identificeren en verhelpen van potentiële zwakke plekken. Een goed doordachte compliance-strategie is cruciaal om de bedrijfsvoering veilig te stellen en het vertrouwen in de financiële dienstverleningsmarkt te behouden.

Hoe moet zich aan DORA houden? Toepassingsgebied en betrokken bedrijven

In de eerste twee delen van deze serie hebben we de Digital Operational Resilience Act (DORA) en de impact ervan op het risicomanagement en de bedrijfsprocessen van bedrijven in de financiële sector uitvoerig besproken. In het derde en laatste deel van deze reeks willen we u een concreet actieplan geven om met de implementatie te beginnen, veelgestelde vragen beantwoorden en de belangrijkste inzichten samenvatten.

Aan de slag: uw volgende stappen

Om te beginnen met de implementatie van DORA, is het raadzaam een 5-stappen actieplan te volgen.

1. Basisprincipes begrijpen: Informeer uzelf over de vereisten van DORA. Lees de officiële EU-publicaties over DORA, zoals het ontwerpovereenkomst van het Europees Parlement of de relevante BaFin-richtlijnen.

2. Risicoanalyse uitvoeren: Beoordeel uw bestaande IT-systemen en bedrijfsprocessen op potentiële risico's die door DORA moeten worden aangepakt. Dit omvat het identificeren van kritische uitval en het beschermen tegen cyberdreigingen.

3. Vaardigheden opbouwen: Creëer binnen het bedrijf een begrip van de compliance-eisen van DORA. Organiseer trainingen voor uw medewerkers, met name voor de compliance- en IT-teams.

4. Strategie ontwikkelen: Ontwikkel een specifieke compliance-strategie voor uw organisatie. Houd rekening met zowel technische als organisatorische maatregelen.

5. Praktijk integreren: Integreer de vereisten van DORA in uw dagelijkse bedrijfsprocessen en controlesystemen. Test regelmatig om mogelijke zwakke plekken te ontdekken.

Hulpmiddelen die u kunt gebruiken zijn de BaFin-richtlijnen en de EU-verordening zelf. Houd er rekening mee dat externe hulp in complexe gevallen of bij beperkte interne middelen raadzaam kan zijn. Een snelle overwinning die u in de komende 24 uur kunt behalen, is het uitvoeren van een eerste risicoanalyse en het opstellen van een lijst van maatregelen die onmiddellijk moeten worden genomen.

Veelgestelde vragen

1. Welke bedrijven zijn van DORA betroffen?
   Bedrijven in de financiële sector die actief zijn in de Europese Unie of DORA. Dit omvat ook dochterondernemingen en vestigingen buiten de EU die diensten aan EU-burgers aanbieden.

2. Hoe kan mijn organisatie snel identificeren welke vereisten van DORA relevant zijn?
   Begin met een vergelijking van uw huidige compliance-praktijken met de vereisten van DORA. Focus op kritieke gebieden zoals IT-risicomanagement. Gebruik best practices om te beoordelen welke gebieden verbetering vereisen.

3. Moet ik alle IT-systemen en processen van mijn organisatie conform DORA maken?
   Ja, alle IT-systemen en processen die ondersteuning bieden, moeten voldoen aan de vereisten van DORA. Dit omvat zowel uw interne systemen als die van derden.

4. Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn compliance-maatregelen door DORA worden geaccepteerd?
   Zorg ervoor dat uw compliance-maatregelen specifiek, meetbaar en aantoonbaar zijn. Documenteer alle stappen en resultaten van uw compliance-activiteiten en voer regelmatig audits uit om de effectiviteit van uw maatregelen te controleren en te bevestigen.

5. Welke middelen heb ik nodig om DORA succesvol te implementeren?
   U heeft een mix van technische experts nodig die vertrouwd zijn met IT-risico's en -veiligheidsaspecten, en compliance-specialisten die de details van de DORA-verordening kennen. Dit kan intern of extern worden geregeld, afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw organisatie.

Sleutelinzichten

In dit derde deel van onze serie over DORA hebben we besproken hoe u met de implementatie kunt beginnen, welke vragen u vaak heeft en welke sleutelinzichten u moet meenemen. Hier zijn de belangrijkste punten:

• DORA is van toepassing op alle financiële dienstverleners in de EU, inclusief dochterondernemingen en vestigingen buiten de EU.
• Een vergelijking van uw bestaande compliance-praktijken met de vereisten van DORA is een goed startpunt.
• Alle IT-systemen en processen die ondersteuning bieden, moeten voldoen aan de vereisten van DORA.
• Documentatie en regelmatige audits zijn cruciaal om de acceptatie van uw compliance-maatregelen te waarborgen.
• De juiste combinatie van interne en externe middelen is essentieel voor een succesvolle implementatie van DORA.

Als u ondersteuning nodig heeft bij de implementatie van DORA, kan Matproof helpen. Ons compliance-automatiseringsplatform is speciaal ontworpen voor de vereisten van de EU en de financiële sector. Bezoek https://matproof.com/contact voor een gratis beoordeling en meer informatie.