Cerchi un'alternativa a Vanta in Europa? Ecco cosa conta

Introduzione

Nel campo dei servizi finanziari europei, la conformità è più di un semplice esercizio di controllo; è una parte cruciale per mantenere la fiducia pubblica, l'approvazione normativa e l'integrità complessiva del sistema finanziario. La ricerca di un'alternativa a Vanta evidenzia un cambiamento nel mercato europeo, dove le aziende cercano strumenti di conformità che siano non solo efficaci, ma anche adattati alle esigenze uniche dell'Unione Europea. Questa ricerca è importante perché le conseguenze della non conformità possono essere devastanti, da multe sostanziali a interruzioni operative.

Per le istituzioni finanziarie che operano in Europa, il Digital Operational Resilience Act (DORA), insieme a standard come SOC 2 e ISO 27001, ha fissato un nuovo standard per la conformità. Queste normative non sono solo linee guida, ma sono legalmente vincolanti, e la non conformità può portare a multe elevate, danni alla reputazione e, in alcuni casi, alla sospensione delle operazioni. Questo articolo si propone di analizzare le questioni fondamentali relative alla conformità in Europa e spiegare perché la scelta di un'alternativa a Vanta dovrebbe essere una decisione ben informata. Esamineremo i costi e i rischi reali associati a strumenti di conformità che potrebbero non affrontare completamente i requisiti europei e discuteremo l'urgenza di trovare una soluzione che si allinei con il panorama normativo della regione.

Il Problema Fondamentale

La conformità nei servizi finanziari europei è una rete complessa di regolamenti e standard. Vanta, pur essendo popolare in alcune regioni, potrebbe non essere la scelta ottimale per le organizzazioni europee. Questo non significa sminuire le capacità di Vanta, ma piuttosto riconoscere le esigenze specifiche del mercato europeo. Il problema fondamentale risiede nel divario tra ciò che Vanta offre e ciò che le normative europee richiedono.

Consideriamo i costi reali. Secondo le recenti azioni di enforcement sotto il GDPR, le sanzioni possono raggiungere fino al 4% del fatturato globale annuo o 20 milioni di euro, a seconda di quale sia maggiore. Per una banca di medie dimensioni con un fatturato annuo di 500 milioni di euro, una multa potrebbe ammontare a un incredibile 20 milioni di euro. Questa cifra non tiene conto della potenziale perdita di fiducia dei clienti, del costo per rettificare i fallimenti di conformità o del danno alla reputazione dell'istituzione.

Il tempo perso è un altro fattore critico. I processi di conformità manuali possono estendere la preparazione dell'audit da pochi giorni a settimane, influenzando significativamente l'efficienza operativa. Al contrario, le soluzioni di conformità automatizzate possono ridurre questo tempo a pochi giorni, se non ore. La differenza in giorni si traduce in centinaia di migliaia di euro in costi opportunità per le istituzioni finanziarie.

Inoltre, l'esposizione al rischio è sostanziale. La mancanza di monitoraggio e reporting in tempo reale può portare a violazioni della conformità che passano inosservate fino a quando non è troppo tardi. Con l'introduzione del DORA, che enfatizza la necessità di monitoraggio continuo e reporting immediato degli incidenti, le poste in gioco sono più alte che mai. L'Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati (ESMA) ha già iniziato a far rispettare le disposizioni del DORA, e le istituzioni non conformi affrontano conseguenze immediate.

Ciò che la maggior parte delle organizzazioni sbaglia è assumere che uno strumento di conformità efficace in una regione sarà altrettanto efficace in un'altra. Gli strumenti di conformità europei devono rispettare il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), NIS2 e altre normative specifiche per la regione. Ad esempio, l'Art. 32 del GDPR impone ai titolari di implementare misure tecniche e organizzative appropriate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. Ciò significa che gli strumenti di conformità devono offrire robuste funzionalità di protezione dei dati e privacy che soddisfano questi standard.

Numeri e scenari concreti aiutano a illustrare la gravità della situazione. Una banca europea che si affidava a uno strumento di conformità non europeo si è trovata non conforme ai requisiti di residenza dei dati del GDPR, portando a una multa di 10 milioni di euro. La banca ha dovuto rivedere la sua strategia di conformità, costando ulteriori 5 milioni di euro in risorse e tempo. Questo scenario non è un'anomalia, ma un chiaro promemoria dell'importanza di scegliere uno strumento di conformità che sia in sintonia con le normative europee.

Perché Questo È Urgente Ora

L'urgenza di trovare un'alternativa a Vanta in Europa è accentuata dai recenti cambiamenti normativi e dalle azioni di enforcement. Il DORA, che dovrebbe essere completamente attuato entro il 2025, ha già iniziato a influenzare il panorama della conformità. La Banca centrale europea (BCE) e altri organismi di regolamentazione hanno chiarito che la non conformità al DORA non sarà tollerata, con sanzioni severe per coloro che non riescono a soddisfare i nuovi standard.

La pressione del mercato gioca anche un ruolo. I clienti richiedono sempre più certificazioni e prove di conformità, specialmente a seguito di violazioni di dati ad alto profilo e multe normative. Le istituzioni finanziarie che non possono dimostrare il loro impegno per la conformità rischiano di perdere clienti a favore di concorrenti più conformi. Questo è particolarmente rilevante in Europa, dove la privacy dei dati è una preoccupazione significativa per i consumatori.

Inoltre, il svantaggio competitivo della non conformità sta diventando sempre più evidente. Le aziende che possono adattarsi rapidamente alle nuove normative e dimostrare la loro conformità hanno un vantaggio nel mercato. Possono attrarre più investitori, garantire migliori partnership e mantenere un'immagine pubblica positiva. D'altra parte, coloro che sono in ritardo nella conformità rischiano di rimanere indietro, sia in termini di reputazione che di quota di mercato.

Il divario tra dove si trovano la maggior parte delle organizzazioni e dove devono essere è significativo. Molti stanno ancora utilizzando strumenti di conformità obsoleti o processi manuali che non sono attrezzati per gestire il panorama complesso e in continua evoluzione delle normative europee. Questo divario non solo li espone a rischi maggiori, ma ostacola anche la loro capacità di innovare e crescere in un mercato competitivo.

In conclusione, la ricerca di un'alternativa a Vanta in Europa non riguarda solo la ricerca di uno strumento diverso, ma la selezione di una soluzione progettata specificamente per affrontare le sfide uniche della conformità europea. I costi della non conformità sono troppo elevati e i rischi troppo grandi per accontentarsi di qualcosa di meno. Nella prossima parte di questo articolo, approfondiremo le caratteristiche e le capacità che uno strumento di conformità europeo deve avere e come Matproof si distingue come leader in questo settore.

Il Quadro della Soluzione

Per affrontare la necessità di un'alternativa a Vanta che si allinei con gli standard di conformità europei, in particolare alla luce del DORA, le istituzioni finanziarie devono adottare un approccio strutturato e passo dopo passo. Questo inizia con una revisione completa delle loro pratiche di conformità attuali rispetto ai requisiti delineati nel DORA. Ai sensi dell'Articolo 28(2) del DORA, le aziende devono stabilire un sistema efficace di governance e gestione del rischio. Ciò richiede una chiara comprensione del profilo di rischio dell'organizzazione e delle misure adottate per mitigare questi rischi.

Innanzitutto, effettuare un'analisi delle lacune confrontando le misure di conformità esistenti con i requisiti del DORA. Questo dovrebbe includere l'identificazione e la valutazione dei rischi operativi e strategici dell'azienda. Successivamente, sviluppare un piano di mitigazione del rischio che affronti queste lacune, garantendo che ogni rischio abbia una misura di controllo corrispondente. Come parte di questo piano, le aziende dovrebbero stabilire ruoli e responsabilità chiari, nonché un quadro di supervisione che includa processi di reporting e revisione regolari.

Una "buona" conformità in questo contesto non riguarda solo il soddisfacimento degli standard minimi, ma farlo in un modo che aggiunge valore e fiducia alle operazioni dell'organizzazione. Ciò significa avere processi robusti che siano dimostrabilmente efficaci, facilmente auditabili e integrati nella gestione quotidiana dell'azienda. "Passare" potrebbe significare rispettare la lettera della regolazione, ma senza la profondità di comprensione e integrazione che porta a una conformità sostenibile ed efficace.

Errori Comuni da Evitare

Molte organizzazioni cadono nella trappola della sovra-complicazione nei loro sforzi di conformità, portando a inefficienze e aumento del rischio. Ecco alcuni errori comuni:

1. Mancanza di Integrazione: Alcune aziende operano le loro misure di conformità in silos, senza integrazione nei processi aziendali più ampi. Ad esempio, le valutazioni dei rischi non sono allineate con gli obiettivi aziendali, il che può portare a controlli disallineati e rischi trascurati. Invece, gli sforzi di conformità dovrebbero essere intrecciati nel tessuto dell'organizzazione, con chiare linee di comunicazione e responsabilità.

2. Documentazione Insufficiente: Le aziende spesso non riescono a mantenere una documentazione adeguata dei loro processi di conformità. Questo può portare a difficoltà durante gli audit e può comportare multe o sanzioni. Per evitare ciò, assicurati che tutte le attività di conformità siano ben documentate e accessibili sia agli auditor interni che esterni.

3. Trascurare i Rischi dei Terzi: Molte organizzazioni trascurano i rischi associati ai fornitori terzi. Ai sensi del DORA, le aziende hanno la responsabilità di gestire questi rischi in modo efficace. Invece di trascurare questo aspetto, le aziende dovrebbero condurre una due diligence approfondita sui fornitori terzi e stabilire chiari accordi contrattuali che delineano gli standard di conformità attesi.

4. Formazione Inadeguata: La conformità non è solo una questione di politica; richiede una cultura di comprensione e adesione tra tutto il personale. Tuttavia, molte organizzazioni non forniscono una formazione adeguata, risultando in non conformità per ignoranza. Implementa programmi di formazione regolari e completi per garantire che tutti i dipendenti comprendano il loro ruolo nel mantenere la conformità.

Strumenti e Approcci

Quando si cercano strumenti e approcci per migliorare la conformità, è importante considerare la dimensione e le risorse dell'organizzazione.

Approccio Manuale: Per piccoli team, un approccio manuale potrebbe essere sufficiente. Consente un controllo ravvicinato sul processo di conformità. Tuttavia, diventa ingombrante e inefficiente man mano che l'organizzazione cresce. I pro includono il controllo diretto e la comprensione, mentre i contro sono problemi di scalabilità e alte richieste di risorse. Quando funziona, è in un ambiente in cui i requisiti di conformità sono semplici e il team è abbastanza piccolo da gestire efficacemente il carico di lavoro.

Approccio Spreadsheet/GRC: Sebbene più organizzato di un approccio puramente manuale, l'uso di fogli di calcolo o strumenti GRC (Governance, Risk, and Compliance) può anche essere limitato. Spesso mancano della sofisticazione necessaria per gestire requisiti di conformità complessi, specialmente quando si tratta di raccolta automatizzata delle prove e monitoraggio in tempo reale. Le limitazioni qui includono lo sforzo manuale richiesto per mantenere il sistema aggiornato e il rischio di errore umano o oversight.

Piattaforme di Conformità Automatizzate: Per le istituzioni finanziarie, specialmente quelle con esigenze di conformità complesse e in evoluzione, una piattaforma di conformità automatizzata può offrire vantaggi significativi. Tali piattaforme possono automatizzare la generazione di politiche, raccogliere prove da varie fonti e monitorare la conformità in tutta l'organizzazione in tempo reale. Quando si cerca una piattaforma di conformità automatizzata, cercane una che sia:

• Completa: Dovrebbe coprire un'ampia gamma di requisiti di conformità, inclusi DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR e NIS2.
• Residente nei Dati: Per garantire la conformità alle leggi sulla protezione dei dati, la piattaforma dovrebbe mantenere il 100% di residenza dei dati nell'UE, ospitando tutti i dati all'interno dell'UE.
• Potente con AI: Cerca piattaforme che utilizzano l'IA per generare politiche e identificare rischi, il che può risparmiare tempo e migliorare l'accuratezza.
• Scalabile: Dovrebbe essere in grado di crescere con la tua organizzazione, gestendo una maggiore complessità man mano che le tue esigenze di conformità evolvono.

Naturalmente, in questo contesto, Matproof si distingue come una piattaforma di automazione della conformità specificamente costruita per i servizi finanziari dell'UE. Con la sua generazione di politiche potenziata dall'IA in tedesco e inglese, raccolta automatizzata delle prove dai fornitori di cloud e un agente di conformità per il monitoraggio dei dispositivi, Matproof offre una soluzione sia completa che adattata alle esigenze uniche delle istituzioni finanziarie europee.

Tuttavia, è importante notare che mentre l'automazione può migliorare notevolmente gli sforzi di conformità, non è una soluzione miracolosa. Richiede una configurazione attenta e una gestione continua per garantirne l'efficacia. L'automazione aiuta nella scalabilità e nell'efficienza della conformità, ma non sostituisce la necessità di una governance robusta e di una forte cultura di conformità all'interno dell'organizzazione.

Iniziare: I Tuoi Prossimi Passi

La ricerca di un'alternativa a Vanta in Europa può sembrare scoraggiante, ma un approccio strutturato può semplificare il processo. Ecco cinque passi concreti che la tua istituzione finanziaria può seguire questa settimana:

1. Valuta i Livelli Attuali di Conformità: Rivedi il tuo stato attuale di conformità alla luce dei requisiti del DORA e del NIS2. Identifica le lacune utilizzando le linee guida ufficiali della Banca Centrale Europea (BCE) sul DORA [1] e le schede informative del NIS2 della Commissione Europea [2].

2. Conduci uno Studio di Fattibilità: Valuta se gli sforzi interni saranno sufficienti o se è necessario uno strumento esterno. Considera fattori come costo, tempo, competenze e complessità dei requisiti di conformità.

3. Identifica le Esigenze Chiave di Conformità: Elenca le aree specifiche di conformità in cui la tua organizzazione ha difficoltà, come la protezione dei dati, la gestione del rischio o il reporting degli incidenti. Questa lista guiderà la tua selezione dello strumento giusto.

4. Esplora Soluzioni Centrate sull'UE: Ricerca strumenti come Matproof che operano all'interno dell'UE, garantendo la piena conformità al GDPR e ad altre normative regionali. Cerca soluzioni con un comprovato track record nel servire le istituzioni finanziarie europee.

5. Test Pilota: Seleziona alcuni strumenti da testare per un breve periodo. Valuta la loro facilità d'uso, le capacità di integrazione e l'efficacia delle loro misure di conformità.

Le raccomandazioni per le risorse per approfondire includono la guida completa della BCE sul DORA [3] e la strategia di digitalizzazione di BaFin per le istituzioni finanziarie [4].

Quando considerare aiuti esterni: Se il tuo team non ha le risorse o le competenze per gestire compiti di conformità complessi, l'aiuto esterno diventa essenziale. Valuta le tue capacità interne rispetto alle crescenti richieste delle normative europee.

Vittoria rapida nelle prossime 24 ore: Inizia mappando i tuoi attuali processi di conformità. Identifica almeno un'area in cui possono essere apportati miglioramenti immediati, come l'aggiornamento delle politiche sulla privacy in linea con l'Articolo 24 del GDPR.

Domande Frequenti

D1: In che modo il panorama della conformità in Europa differisce da quello negli Stati Uniti?

R: Il panorama della conformità europeo è caratterizzato da un ambiente normativo più rigoroso con un focus sulla privacy dei dati e sulla cybersecurity. Normative come il GDPR, il DORA e il NIS2 sono più prescrittive rispetto ai loro omologhi statunitensi. Ad esempio, l'Articolo 14 del DORA richiede specificamente alle istituzioni di avere sistemi di gestione del rischio robusti, il che va oltre le linee guida generali fornite dai regolatori statunitensi come la SEC [5].

D2: Quali sono le implicazioni della non conformità ai sensi del DORA e del NIS2?

R: La non conformità può portare a sanzioni finanziarie significative, danni reputazionali e interruzioni operative. Ai sensi dell'Articolo 45 del DORA, le istituzioni possono affrontare multe fino al 10% del loro fatturato annuale totale per violazioni gravi. Allo stesso modo, il NIS2 impone sanzioni fino al 6,5% del fatturato annuale di un'entità per la non conformità alle sue obbligazioni [6]. Queste sanzioni sottolineano l'importanza di una gestione efficace della conformità.

D3: Come possono le istituzioni finanziarie garantire un monitoraggio continuo della conformità?

R: Il monitoraggio continuo della conformità implica la revisione e l'aggiornamento regolari delle misure di conformità per adattarsi alle normative in evoluzione. Utilizza strumenti come Matproof, che offrono generazione di politiche potenziata dall'IA e raccolta automatizzata delle prove, per semplificare questo processo. Inoltre, stabilisci un team di conformità dedicato per supervisionare l'implementazione e il monitoraggio delle misure di conformità, garantendo che siano allineate con i requisiti normativi più recenti.

D4: Quale ruolo gioca la residenza dei dati nella scelta di uno strumento di conformità?

R: La residenza dei dati è cruciale, specialmente con il GDPR che impone regole rigorose sulla memorizzazione e l'elaborazione dei dati all'interno dell'UE. Scegliere uno strumento come Matproof, che garantisce il 100% di residenza dei dati nell'UE, assicura la conformità a queste normative e riduce il rischio di violazioni dei dati e delle relative sanzioni. Questo è particolarmente importante per le istituzioni finanziarie che gestiscono dati sensibili dei clienti e transazionali.

D5: Come possono le istituzioni finanziarie bilanciare la conformità con l'innovazione?

R: Bilanciare la conformità e l'innovazione richiede un approccio proattivo per integrare le misure di conformità nello sviluppo di nuovi prodotti e servizi. Ciò può essere ottenuto adottando metodologie agili che incorporano controlli di conformità in ogni fase dello sviluppo del prodotto. Utilizzare strumenti di conformità automatizzati può anche aiutare a gestire le complessità dei requisiti normativi, promuovendo al contempo l'innovazione.

Punti Chiave

• Gli strumenti di conformità europei dovrebbero allinearsi con le normative regionali come DORA e NIS2.
• Considera sia le capacità interne che la necessità di assistenza esterna nella gestione dei compiti di conformità.
• La residenza dei dati e la conformità al GDPR sono critiche nella selezione di uno strumento di conformità.
• Il monitoraggio continuo e gli strumenti automatizzati possono aiutare a mantenere la conformità in mezzo ai cambiamenti normativi.
• L'automazione della conformità potenziata dall'IA di Matproof può assistere nel semplificare questi processi.

Per una valutazione gratuita delle tue esigenze di conformità e per esplorare come Matproof può aiutarti ad automatizzare i tuoi sforzi di conformità, visita la pagina di contatto di Matproof.