Looking for a Vanta Alternative in Europe? Here's What Matters

Introduction

Sobald Unternehmen im europäischen Finanzsektor nach einer Alternative für Vanta suchen, steht eine Reihe von Aspekten zur Diskussion. Ein Grund, warum einige Organisationen eine Alternative zu Vanta in Betracht ziehen, könnte der Wunsch nach einer Lösung sein, die speziell auf die Anforderungen des europäischen Marktes zugeschnitten ist. Gerade im Kontext der europäischen Finanzdienstleistungen sind Compliance-Lösungen von entscheidender Bedeutung, um hohe Strafen, Audit-Misserfolge, operative Störungen und Reputationsschäden zu vermeiden. Es ist daher entscheidend, die richtigen Fragen zu stellen und die richtigen Entscheidungen zu treffen, wenn es um die Wahl eines Compliance-Tools geht. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, welche Kriterien entscheidend sind und wie Sie ein geeignetes Tool für Ihre spezifischen Bedürfnisse auswählen können.

The Core Problem

Die Compliance-Landschaft in der Europäischen Union ist komplex und unterliegt ständigen Veränderungen, insbesondere im Zuge der neuen Vorgaben des Aufsichtsrechts. Einige Organisationen untercaughten die Realität der Kosten und Herausforderungen, die mit einer unzureichenden Compliance-Strategie einhergehen. Dazu zählen nicht nur finanzielle Sanktionen, sondern auch der Verlust von Zeit und Ressourcen, die an das Aufholen von Versäumnissen und das Umstrukturieren von Geschäftsprozessen geht.

Organisationen, die sich nicht an die strengen Vorschriften der europäischen Aufsichtsbehörden halten, können zudem mit einem erhöhten Risiko konfrontiert sein. Die Einhaltung von Vorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der europäischen Bankenaufsichtsrichtlinie (DORA) ist unerlässlich, um Risiken zu minimieren und zu demonstrieren, dass Sie als verantwortungsbewusster Akteur auf dem Markt agieren.

Die Kosten von Nichtkonformität sind hoch. Ein Beispiel: Eine Verletzung der DSGVO kann zu Bußgeldern von bis zu 20 Millionen EUR oder 4 % des jährlichen Umsatzes führen, abhängig von welcher Summe höher ist. In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen, die ihre Compliance-Richtlinien nicht aufrechterhalten, nicht nur finanzielle Strafen, sondern auch den Verlust von Kunden und den Schaden an ihrem Ruf zu befürchten haben.

Die Wahrnehmung der Compliance als bloßes Compliance-Problem, anstatt sie als integralen Bestandteil des gesamten Geschäftsmodells zu betrachten, führt dazu, dass viele Organisationen versäumt werden und ihre Risikoexposition erhöht. Dies zeigt sich in unterschiedlichen Bereichen, wie z.B. der Umsetzung der Compliance-Strategie, der Sammlung von Belegen oder der Überwachung von Endgeräten.

Einige Organisationen setzen auf manuelle Verfahren zur Compliance-Überwachung und -Dokumentation. Doch diese Methoden werden schnell ineffizient, wenn die Unternehmensgröße wächst und die Regulierungsbedürfnisse sich verschärfen.

Why This Is Urgent Now

Die Notwendigkeit, sich auf Compliance einzustellen, hat sich in den letzten Jahren drastisch verschärft. Neue europäische Vorschriften wie die Neufassung des Bankenunion-Aufsichtsrahmens (BRRD) oder die zweite Verordnung zur Netz- und Informationssicherheit (NIS 2) haben die Anforderungen an die europäische Finanzindustrie erhöht. Dazu kommen die ständig wachsenden Erwartungen der Kunden und die steigende Konkurrenz, die die Einhaltung von Standards und Zertifizierungen als Differentiationsmerkmalen begreifen.

Die des europäischen Finanzsektors hängt maßgeblich von der Fähigkeit ab, sich schnell an diese sich verändernden Bedingungen anzupassen und gleichzeitig den höchsten internationalen Standards der Compliance zu entsprechen. Unternehmen, die dies nicht schaffen, geraten in eine Competitive Disadvantage und gefährden ihre langfristige Überlebensfähigkeit.

Die Lücke zwischen den Unternehmen, die reagieren und diejenigen, die nicht reagieren, nimmt stetig zu. Während einige Organisationen bereits proaktiv in die Entwicklung und Implementierung von Compliance-Lösungen investieren, verharren andere in der Hoffnung, dass ihre bestehenden Verfahren ausreichen werden. Diese zweite Gruppe konfrontiert sich jedoch mit der Realität, dass sie bald hinterherhinken oder sogar von der Regulierung korrigiert werden.

In diesem Zusammenhang ist es entscheidend, dass Organisationen die richtigen Tools und Lösungen einsetzen, um die Komplexität der europäischen Compliance-Anforderungen zu bewältigen. Eine Vanta-Alternative in Europa muss nicht nur die Anforderungen der EU-Regelwerke erfüllen, sondern auch den spezifischen Anforderungen des europäischen Finanzsektors gerecht werden. Offensichtlich hat die Wahl eines geeigneten Compliance-Tools weitreichende Auswirkungen auf die Effizienz, den Schutz vor Risiken und letztendlich die Zukunft Ihrer Organisation. In der nächsten Teil des Artikels gehen wir darauf ein, welche Faktoren bei der Suche nach einer Vanta-Alternative besonders relevant sind und was Sie unbedingt berücksichtigen sollten.

Die Lösungsarchitektur

Der Weg zur Lösung des Problems beginnt mit einem schrittweisen Ansatz zur Behebung der Compliance-Herausforderungen. Zunächst sollten Sie Ihre Compliance-Strategie anhand der relevanten Vorschriften und Anforderungen definieren. Wenn Sie sich auf der Suche nach einer Vanta-Alternative in Europa befinden, ist es entscheidend, sich auf Regelwerke wie europäische Bankenrichtlinien (DORA) und die novelle Netzwerk- und Informationssicherheits-Verordnung (NIS2) zu konzentrieren.

Maßnahmen zur Umsetzung:

1. Bewerten Sie Ihre aktuellen Compliance-Praktiken anhand von DORA Art. 28(2), der besagt, dass Institute interne Kontrollen und Verfahren für die Identifizierung und Beurteilung von Risikon einhalten müssen.
2. Implementieren Sie ein Framework, das die Erfüllung von NIS2-Pflichten ermöglicht, insbesondere im Hinblick auf die Berichterstattung von Cyber-Bedrohungen.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie über angemessene IT-Sicherheitsmaßnahmen und die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach GDPR verfügen.

Ein "gutes" Compliance-Programm geht über die bloße Erfüllung von Vorschriften hinaus. Es sollte die operative Effizienz steigern, Risiken minimieren und gleichzeitig die Datenschutz- und Informationssicherheit gewährleisten. Im Kontrast dazu reicht es bei "nur vorbei kommen"-programmen oft aus, wenn die Mindestanforderungen erfüllt sind, ohne den langfristigen Wert für das Unternehmen zu erhöhen.

Häufige Fehler umzugehen

Organisationen neigen dazu, bei der Compliance folgende Fehler zu begehen:

1. Unzureichende Risikobewertung: Viele Institute bewerten ihre Risiken nicht ausreichend detailliert. Dies kann dazu führen, dass wichtige Compliance-Schwachstellen nicht identifiziert werden. Anstatt nur eine Oberflächenbewertung durchzuführen, sollten Sie ein detailliertes Risikomanagement-System einführen, das alle relevanten Geschäftsbereiche abdeckt.

2. Übermäßige Verwendung von manuellen Verfahren: Das Festhalten an traditionellen, manuellen Compliance-Methoden kann zu ineffizienten Prozessen führen, die sowohl kostspielig als auch fehleranfällig sind. Statt weiterhin manuell nachzuvollziehen, was getan wurde, sollten Sie in Betracht ziehen, automatisierte Tools einzusetzen, die die Nachverfolgung und Validierung von Compliance-Aktionen vereinfachen.

3. Keine kontinuierliche Überwachung: Compliance ist kein "ein-Mal-Ding". Sie erfordert ständige Überwachung und Anpassung der Praktiken. Wenn Organisationen ihre Compliance-Strategien nicht regelmäßig aktualisieren, sind sie anfällig für Verstöße und können schnell hinterherhinken, wenn sich die Gesetze ändern. Lassen Sie sich dazu anregen, ein ständiges Monitoring-System einzurichten, das kontinuierlich auf neue Gesetze und Vorschriften überprüft und Anpassungen erfordert.

Werkzeuge und Ansätze

Manuelle Compliance-Methoden: Ihre Vorteile liegen in der Flexibilität und dem Feingliedern Ihrer Compliance-Aktivitäten. Sie funktionieren gut für kleinere Teams und Unternehmen, die spezifische Anforderungen haben, die schwer programmiert sind. Allerdings können sie ineffizient und fehleranfällig werden, wenn sie für größere Datenmengen oder komplexe Compliance-Pflichten eingesetzt werden.

Tabellenkalkulations- und GRC-Lösungen: Diese Ansätze bieten mehr Flexibilität und Effizienz im Vergleich zu rein manuellen Methoden. Sie haben jedoch ihre Grenzen, wenn es um die Automatisierung von Compliance-Aktivitäten, die Integration mit Cloud-Anbietern oder die Endpunktüberwachung geht. In solchen Fällen kann die Verwendung eines herkömmlichen GRC-Tools die Compliance-Aktivitäten eher behindern als verbessern.

Automatisierte Compliance-Plattformen: Für Unternehmen, die eine effizientere und zuverlässigere Compliance-Lösung suchen, bieten automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof ein vielversprechendes Mittel. Sie bieten AI-basierte Richtlinienerstellung, automisierte Beweisbeschaffung von Cloud-Anbietern und einen Endpunkt-Compliance-Agenten für Geräteüberwachung. Matproof entfernt die Komplexität von Compliance-Aktivitäten, indem es diese Prozesse automatisiert, und ermöglicht Ihnen, 100% Datenaufenthaltsrechte in der EU zu gewährleisten. Sie sollten bei der Auswahl einer solchen Plattform darauf achten, ob sie spezifisch auf die Anforderungen der Finanzbranche in der EU zugeschnitten ist und ob sie alle relevanten Compliance-Richtlinien unterstützt.

Es ist wichtig zu beachten, dass Automatisierung nicht immer die beste Lösung ist. In einigen Fällen kann manuelle Überarbeitung erforderlich sein. Automatische Plattformen sind jedoch in der Regel für Unternehmen mit einer hohen Compliance-Belastung besser geeignet und können die Effizienz und Zuverlässigkeit erheblich steigern. Sie sparen Zeit, verringern das Risiko von Fehlern und ermöglichen es Ihnen, sich auf strategische Entscheidungen und das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren.

Einstieg: Ihre nächsten Schritte

Als Compliance-Fachkraft in Europa haben Sie konkrete Maßnahmen, die Sie in dieser Woche ergreifen können, um eine Vanta-Alternative anzugehen. Führen Sie folgende fünf Schritte aus:

1. Bewerten Sie zunächst Ihre aktuellen Compliance-Bedürfnisse und identifizieren Sie, welche Vorschriften wie DORA, SOC 2, ISO 27001 und GDPR für Ihre Organisation relevant sind. Machen Sie sich mit den spezifischen Anforderungen dieser Vorschriften vertraut.

2. Beziehen Sie sich auf offizielle EU- und BaFin-Publikationen, um sich über die neuesten Entwicklungen und Empfehlungen in Bezug auf Compliance-Standards zu informieren. Hier sind einige nützliche Ressourcen:

• Die BaFin-Homepage für Compliance-Themen
• Die EU-Verordnung DORA
• ISO 27001-Standarddokumente

3. Installieren Sie einen Endpunkt-Compliance-Agenten auf Ihren Geräten, um deren Compliance-Status zu überwachen. Dies kann als erster Schritt zur Verbesserung Ihrer Informationssicherheit gesehen werden.

4. Bewerten Sie, ob Sie externe Hilfe benötigen oder ob Sie den Prozess in-house bewältigen können. Überlegen Sie, ob Sie über die notwendigen Ressourcen und Fachkompetenzen verfügen.

5. Machen Sie eine schnelle Erfolgsbilanz und identifizieren Sie Bereiche, in denen Sie sofort Achtsamkeit schenken können, wie die Datenerfassung von Cloud-Anbietern oder die Implementierung von Compliance-Richtlinien.

Häufig gestellte Fragen

1. Welche sind die Hauptunterschiede zwischen einer Vanta-Alternative in Europa und einer Lösung, die in den USA entwickelt wurde?

Eine europäische Alternative wie Matproof ist speziell auf die Anforderungen der EU und Compliance-Richtlinien wie DORA zugeschnitten. Sie bietet 100% Datenaufenthaltsrechte in der EU, was die Datenschutzvorschriften einhält und die Notwendigkeit von Datenübertragungen nach Drittländern vermeidet. Darüber hinaus ist sie in der Lage, Richtlinien in deutscher und englischer Sprache zu generieren, was die Kommunikation und das Verständnis innerhalb Ihres Teams erleichtert.

2. Wie kann ich sicherstellen, dass meine Compliance-Lösung alle relevanten europäischen Vorschriften einhält?

Um dies sicherzustellen, ziehen Sie es in Betracht, Ihre Compliance-Lösung mit den Anforderungen der wichtigsten Vorschriften wie DORA, GDPR und NIS2 abzugleichen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung automatisierte Nachweise und Richtlinien für diese Vorschriften bietet. Prüfen Sie auch, ob sie offizielle Zertifizierungen oder Akkreditierungen besitzt, die ihre Compliance nachweisen.

3. Welche sind die top drei Vorkehrungen, die ich sofort ergreifen kann, um meine Compliance-Position zu verbessern?

a. Bewerten Sie Ihre aktuellen Compliance-Richtlinien und identifizieren Sie Lücken oder Verbesserungsbedarf. b. Implementieren Sie einen Endpunkt-Compliance-Agenten, um die Compliance Ihrer Geräte kontinuierlich zu überwachen. c. Überlegen Sie die Nutzung einer Compliance-Automatisierungsplattform, die Ihre Compliance-Prozesse erheblich beschleunigen kann.

4. Wie wichtig ist es, Daten in Europa aufzubewahren, wenn ich?

Die Einhaltung der Datenaufbewahrungsrichtlinien in Europa ist entscheidend, da sie für den Schutz personenbezogener Daten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie die GDPR von zentraler Bedeutung sind. Eine 100%ige Datenaufbewahrung in der EU stellt sicher, dass Ihre Organisation die strikten Anforderungen erfüllt und potenzielle Bußgelder oder Reputationsschäden vermeidet.

5. Wie kann ich die Zusammenarbeit mit Cloud-Providern in Bezug auf Compliance verbessern?

Die Zusammenarbeit mit Cloud-Providern kann durch die Verwendung einer Lösung wie Matproof verbessert werden, die automatisch Nachweise von diesen Anbietern sammelt und sicherstellt, dass Ihre Organisation die Anforderungen der Compliance-Vorschriften erfüllt. Es ist wichtig, dass Sie die Prozesse und Richtlinien Ihres Cloud-Providers kennen und eine enge Zusammenarbeit mit ihnen pflegen, um eine reibungslose Compliance sicherzustellen.

Schlüsselbotschaften

In diesem Artikel haben wir untersucht, was bei der Auswahl einer Vanta-Alternative in Europa für Compliance wichtig ist. Die wichtigsten Punkte zu den Schlüsselbotschaften sind:

• Eine europäische Compliance-Lösung sollte speziell auf die Anforderungen der EU und -Vorschriften zugeschnitten sein.
• Datenaufenthaltsrechte in der EU sind entscheidend für den Schutz personenbezogener Daten.
• Compliance-Automatisierung kann die Effizienz und Effektivität Ihrer Compliance-Maßnahmen erhöhen.

Als nächstes sollten Sie Ihre aktuelle Compliance-Position neu bewerten und überlegen, ob Sie Ihre Prozesse auf der Grundlage der oben genannten Punkte optimieren können. Matproof kann Ihnen dabei helfen, diese Prozesse zu automatisieren und Ihre Compliance auf einen Knopfdruck zu bringen. Weitere Informationen und eine kostenlose Bewertung erhalten Sie unter https://matproof.com/contact.