Matproof vs Vanta: EU-Eerste Compliance vs US-Centrische Platform

Introductie

In tegenstelling tot de populaire overtuiging in de compliancewereld, gaat de 200-pagina tellende map met beleidslijnen en procedures die je hebt voorbereid voor de jaarlijkse audit niet volstaan. Auditors geven niet om het aantal pagina's of de dikte van je compliancehandleiding. Ze geven om één ding: ben je daadwerkelijk compliant? Dit is vooral waar voor financiële instellingen in Europa, waar compliance niet alleen gaat om het voldoen aan regelgeving; het is een kwestie van operationele overleving. De inzet is hoog, met boetes die kunnen oplopen tot 20 miljoen EUR of 4% van de wereldwijde jaarlijkse omzet, auditfalen, operationele verstoringen en onherstelbare schade aan de reputatie. Dit artikel zal twee complianceplatforms vergelijken – Matproof en Vanta – en benadrukken waarom het kiezen voor een EU-eerste benadering zoals Matproof cruciaal is voor Europese financiële instellingen.

De beslissing tussen Matproof en Vanta is meer dan alleen een keuze tussen twee complianceplatforms. Het is een keuze tussen twee verschillende benaderingen van compliance – een EU-eerste benadering vs een US-centrische. Het is een keuze tussen een platform dat specifiek is gebouwd voor de Europese markt vs een platform dat is ontworpen voor de Amerikaanse markt. En het belangrijkste is dat het een keuze is tussen een platform dat de unieke uitdagingen en vereisten van Europese financiële instellingen begrijpt vs een platform dat deze nuances mogelijk niet volledig begrijpt. Dit artikel zal diep ingaan op deze verschillen en je de inzichten bieden die je nodig hebt om een weloverwogen beslissing te nemen.

Het Kernprobleem

Als het gaat om compliance, richten de meeste organisaties zich op de verkeerde dingen. Ze besteden talloze uren aan het opstellen van uitgebreide beleidslijnen en procedures, om er tijdens een audit achter te komen dat ze de plank misslaan. De werkelijke kosten van het verkeerd omgaan met compliance zijn schokkend.

Overweeg de boetes. Onder de nieuwe DORA-regelgeving staan financiële instellingen boetes te wachten van maximaal 20 miljoen EUR of 4% van hun totale jaarlijkse omzet. Voor een grote bank met een wereldwijde jaarlijkse omzet van 10 miljard EUR, betekent dit een potentiële boete van maximaal 400 miljoen EUR. Zelfs voor een kleinere financiële instelling kunnen de boetes verwoestend zijn.

Dan is er de kostprijs van operationele verstoring. Compliance-fouten kunnen leiden tot langdurige audits, regelgevende controle en zelfs onderbrekingen van de bedrijfsvoering. De tijd en middelen die aan herstel worden besteed, kunnen enorm zijn. Een recente studie heeft aangetoond dat bedrijven gemiddeld 19 dagen per maand besteden aan compliance-activiteiten. Voor een team van 10 complianceprofessionals komt dit neer op meer dan 3.800 uur per jaar of ongeveer 1,8 miljoen EUR aan loonkosten alleen.

De werkelijke kosten van non-compliance strekken zich ook uit tot reputatieschade. In het digitale tijdperk van vandaag verspreidt nieuws over compliance-fouten zich als een lopend vuurtje. Een enkele compliance-inbreuk kan leiden tot een verlies van klantvertrouwen, partnervertrouwen en investeerderssteun. De langetermijneffecten op het bedrijf kunnen ernstig zijn.

Ondanks deze reële kosten, maken veel organisaties nog steeds fouten met compliance. Ze richten zich op de verkeerde dingen, zoals het aantal beleidslijnen of de dikte van hun compliancehandleiding. Ze begrijpen niet de ware essentie van compliance – aantonen dat ze daadwerkelijk voldoen aan de regelgeving. Dit is waar platforms zoals Vanta tekortschieten.

Vanta is een US-centrisch platform. Hoewel het enkele compliancefuncties kan bieden, mist het de diepgaande kennis van het Europese regelgevingslandschap. Het begrijpt de unieke uitdagingen en vereisten van Europese financiële instellingen niet volledig. Als gevolg hiervan biedt het mogelijk niet de uitgebreide compliance-dekking die nodig is om audits te doorstaan en boetes te vermijden.

In tegenstelling tot Vanta zijn platforms zoals Matproof specifiek gebouwd voor de Europese markt. Ze hebben een diepgaand begrip van de regelgeving en de unieke uitdagingen waarmee Europese financiële instellingen worden geconfronteerd. Ze bieden uitgebreide compliance-dekking, van beleidsgeneratie tot bewijsverzameling, allemaal afgestemd op de specifieke vereisten van de Europese markt.

Waarom Dit Nu Urgent Is

Het regelgevingslandschap in Europa evolueert snel. De nieuwe DORA-regelgeving heeft een reeks nieuwe compliancevereisten voor financiële instellingen geïntroduceerd. Tegelijkertijd eisen klanten meer certificeringen en bewijs van compliance. De kloof tussen waar de meeste organisaties zich bevinden en waar ze moeten zijn, wordt steeds groter.

Overweeg de recente handhavingsacties. Alleen al in 2021 heeft de Europese Autoriteit voor Effecten en Markten (ESMA) boetes opgelegd die in totaal meer dan 100 miljoen EUR bedragen voor compliance-fouten. Deze boetes dienen als een scherpe herinnering aan de hoge inzet die erbij komt kijken.

Bovendien nemen de marktdrukken toe. Klanten eisen steeds vaker certificeringen zoals SOC 2, ISO 27001 en GDPR. Ze willen bewijs dat hun financiële instellingen compliance serieus nemen. Degenen die niet aan deze verwachtingen voldoen, lopen het risico klanten te verliezen aan meer conforme concurrenten.

Het concurrentienadeel van non-compliance is duidelijk. Voor Europese financiële instellingen is compliance niet langer een vinkje op een takenlijst. Het is een strategische noodzaak. Degenen die niet voldoen aan de voortdurend evoluerende compliancevereisten lopen het risico achterop te raken bij hun concurrenten en te maken te krijgen met ernstige financiële en reputatieschade.

In dit snel veranderende landschap is het kiezen van het juiste complianceplatform belangrijker dan ooit. Matproof, met zijn EU-eerste benadering, is uniek gepositioneerd om Europese financiële instellingen te helpen navigeren door het complexe regelgevingsklimaat en compliance te bereiken. In tegenstelling tot platforms zoals Vanta, die zich richten op de VS, voldoen mogelijk niet volledig aan de behoeften van Europese financiële instellingen op de lange termijn.

In het volgende deel van dit artikel zullen we dieper ingaan op de specifieke manieren waarop Matproof en Vanta verschillen in hun benadering van compliance en waarom dit belangrijk is voor Europese financiële instellingen. We zullen ook de impact van deze verschillen op compliance-uitkomsten in de echte wereld verkennen. Blijf op de hoogte voor meer inzichten in de kritische beslissing tussen Matproof en Vanta.

Het Oplossingskader

In het domein van financiële compliance vormt een stapsgewijze aanpak de ruggengraat van effectieve probleemoplossing. Om het doolhof van regelgeving te navigeren en te zorgen voor compliance met richtlijnen zoals DORA, is een gestructureerd kader, dat de volgende stappen omvat, cruciaal:

1. Begrijp het Regelgevingslandschap: Maak jezelf vertrouwd met de specifics van EU-regelgeving, zoals DORA, die strenge eisen stelt aan digitale operationele veerkracht en risicobeheer (volgens DORA Art. 28(2)).

2. Beoordeling van de Huidige Compliance Status: Voer een audit uit van bestaande beleidslijnen en processen om hiaten ten opzichte van de regelgevende benchmarks te identificeren. Dit omvat het beoordelen van je beveiligingsbeleid, procedures voor incidentrapportage en IT-risicoanalyses.

3. Beleidsontwikkeling en Documentatie: Ontwikkel beleidslijnen die de geïdentificeerde hiaten aanpakken en zorg ervoor dat ze in overeenstemming zijn met de vereisten die zijn vastgelegd in de EU-regelgeving.

4. Implementatie van Controles: Implementeer controles die deze beleidslijnen binnen je organisatie afdwingen. Dit kan veranderingen in de IT-infrastructuur, training van personeel of beide inhouden.

5. Continue Monitoring en Testen: Test regelmatig de controles om ervoor te zorgen dat ze functioneren zoals bedoeld en werk ze bij naarmate de regelgevende omgeving evolueert.

6. Rapportage en Documentatie: Houd uitgebreide records bij die de compliance-inspanningen documenteren, wat cruciaal kan zijn tijdens audits. Dit moet bewijs van beleidsnaleving en risicoanalyses omvatten.

7. Feedback en Verbetering: Gebruik feedback van audits en beoordelingen om beleidslijnen en procedures te verfijnen, waardoor een continu verbeteringsproces ontstaat.

Wat "goede" compliance inhoudt, is niet alleen voldoen aan de minimumstandaarden, maar deze overtreffen door een cultuur van operationele veerkracht en waakzaamheid tegen cyberdreigingen te verankeren. Dit gaat verder dan het afvinken van vakjes; het omvat proactief risicobeheer en incidentpreventie.

Veelgemaakte Fouten om te Vermijden

Veelvoorkomende valkuilen in compliance-inspanningen zijn onder andere:

1. Teveel Vertrouwen op Handmatige Processen: Handmatige processen zijn foutgevoelig en tijdrovend. Ze leiden vaak tot vergetelheden, zoals verouderde beleidslijnen of niet-geregistreerde wijzigingen in de IT-infrastructuur.

   Wat je in plaats daarvan moet doen: Implementeer een geautomatiseerd complianceplatform zoals Matproof, dat kan helpen deze processen te stroomlijnen, zodat beleidslijnen up-to-date zijn en consistent worden gehandhaafd.

2. Niet-Gecoördineerde Beleidslijnen met Regelgeving: Beleidslijnen die niet in lijn zijn met de nieuwste regelgevende vereisten kunnen leiden tot aanzienlijke compliance-fouten.

   Wat je in plaats daarvan moet doen: Beoordeel en werk je beleidslijnen regelmatig bij om veranderingen in regelgeving en de beste praktijken in de industrie weer te geven.

3. Onvoldoende Bewijsverzameling: Audits falen vaak omdat organisaties niet voldoende bewijs van compliance kunnen overleggen.

   Wat je in plaats daarvan moet doen: Gebruik geautomatiseerde bewijsverzameltools die bewijs van compliance uit verschillende bronnen kunnen verzamelen en opslaan, waaronder cloudproviders en interne systemen.

4. Gebrek aan Continue Monitoring: Compliance is geen eenmalige gebeurtenis, maar vereist voortdurende monitoring om zich aan te passen aan evoluerende bedreigingen en regelgeving.

   Wat je in plaats daarvan moet doen: Investeer in tools die continue monitoringmogelijkheden bieden, zoals de endpoint compliance-agent van Matproof, die de naleving van apparaten in realtime kan monitoren.

5. Verwaarlozing van Gegevensverblijfsvereisten: Non-compliance met gegevensverblijfsvereisten, zoals GDPR, kan leiden tot hoge boetes.

   Wat je in plaats daarvan moet doen: Zorg ervoor dat alle gegevensverwerking en -opslag voldoet aan de EU-gegevensverblijfsregels, zoals Matproof doet door alle gegevens binnen de EU te hosten.

Tools en Benaderingen

Handmatige Benadering:
Voordelen: Kan worden afgestemd op specifieke organisatorische behoeften en is kosteneffectief voor kleinschalige operaties.
Nadelen: Foutgevoelig, tijdrovend en moeilijk op te schalen.
Wanneer het werkt: Voor kleine organisaties met eenvoudige compliancebehoeften en beperkte middelen.

Spreadsheet/GRC Benadering:
Voordelen: Biedt een gecentraliseerd platform voor het beheren van compliancegegevens.
Nadelen: Mist vaak real-time monitoringcapaciteiten, kan onhandelbaar worden naarmate de organisatie groeit, en integreert mogelijk niet naadloos met bestaande IT-systemen.
Wanneer het helpt: Als een tijdelijke oplossing voor middelgrote organisaties die meer nodig hebben dan handmatige processen, maar nog niet klaar zijn voor volledige automatisering.

Geautomatiseerde Compliance Platforms:
Voordelen: Stroomlijnt complianceprocessen, biedt real-time monitoring en kan integreren met verschillende IT-systemen om consistente handhaving van beleidslijnen te waarborgen.
Nadelen: Vereist mogelijk een initiële investering en opzet tijd. Niet alle platforms zijn gelijk; sommige missen mogelijk diepgang in beleidsgeneratie of bewijsverzameling.
Waar je op moet letten: Zorg ervoor dat het platform AI-gestuurde beleidslijnen kan genereren in het Duits en het Engels, geautomatiseerd bewijs kan verzamelen van cloudproviders, endpoint compliance kan monitoren en 100% EU-gegevensverblijfsregels kan handhaven. Matproof, bijvoorbeeld, is specifiek gebouwd voor EU-financiële diensten en omvat deze reeks functionaliteiten.

Automatisering helpt bij het verminderen van fouten, het waarborgen van consistentie en het vergemakkelijken van schaalbaarheid. Het is echter geen wondermiddel. Het is het meest effectief wanneer het wordt gecombineerd met een sterke compliancecultuur binnen de organisatie en een toewijding aan continue verbetering. Automatiseringsplatforms, zoals Matproof, kunnen de compliance-inspanningen aanzienlijk versterken, maar kunnen de noodzaak voor deskundig personeel en een proactieve benadering van risicobeheer niet vervangen.

Aan de Slag: Jouw Volgende Stappen

Om effectief door het regelgevingslandschap te navigeren en je voor te bereiden op DORA-compliance, volg je dit vijfstappenactieplan binnen een week:

1. Begrijp je Verplichtingen: Begin met het grondig doornemen van de DORA-regelgeving, met speciale aandacht voor artikelen 28 en 29 die risicobeheer en interne controlesystemen behandelen. De officiële publicatie van de Europese Unie is de gezaghebbende bron.

2. Beoordeel je Huidige Compliance: Voer een uitgebreide beoordeling uit van je bestaande compliancekaders, vooral op gebieden zoals operationele veerkracht en risicobeheerprocessen. Identificeer hiaten en verbeterpunten.

3. Ontwikkel een Actieplan: Op basis van je beoordeling, maak een gedetailleerd actieplan om de geïdentificeerde hiaten aan te pakken. Inclusief tijdlijnen en wijs verantwoordelijkheden toe om verantwoordelijkheid te waarborgen.

4. Overweeg Externe Ondersteuning: Als je interne expertise beperkt is, overweeg dan om externe consultants in te schakelen. Voor financiële instellingen met robuuste interne compliance-teams kunnen interne inspanningen echter voldoende zijn, vooral wanneer ze worden ondersteund door compliance-automatiseringstools.

5. Snelle Winst: Bereik een snelle winst door onmiddellijk je gegevensbeschermingsmaatregelen in overeenstemming met GDPR en NIS2 te verbeteren. Dit kan binnen 24 uur worden gedaan door je gegevensverwerkingsbeleid opnieuw te beoordelen en de implementatie van strengere gegevensprivacycontroles te initiëren.

Voor aanvullende bronnen, verwijs naar de officiële publicaties van BaFin over digitale operationele veerkracht en de richtlijnen van de Europese Bankautoriteit (EBA) over risicobeheer.

Veelgestelde Vragen

1. Hoe zorg ik ervoor dat mijn compliance-inspanningen in lijn zijn met de vereisten van DORA?
   Om ervoor te zorgen dat je in lijn bent met DORA, richt je op de kernobjectieven van de regelgeving: het verbeteren van operationele veerkracht en risicobeheer in digitale operaties. Raadpleeg regelmatig de officiële teksten van DORA, met name artikelen 28 tot 31, die gedetailleerde richtlijnen bieden over compliance en risicobeperkende maatregelen. Implementeer een systematische aanpak om de operationele veerkracht van je instelling te evalueren, inclusief regelmatige stresstests en scenarioanalyses.

2. Wat zijn de gevolgen van non-compliance met DORA?
   Non-compliance met DORA kan leiden tot aanzienlijke sancties. Financiële sancties kunnen oplopen tot 2% van de totale jaarlijkse omzet of tot €10 miljoen, afhankelijk van wat hoger is, zoals vermeld in artikel 58 van DORA. Belangrijker is dat het de reputatie van de instelling kan schaden en kan leiden tot verlies van vertrouwen van klanten en toezichthouders. Het is cruciaal om te investeren in uitgebreide compliance-maatregelen om dergelijke gevolgen te vermijden.

3. Hoe kan ik de overgang naar digitale operaties efficiënt beheren terwijl ik compliance behoud?
   De overgang naar digitale operaties moet worden beheerd door een robuust kader op te stellen dat compliance integreert in je digitale transformatiestrategie. Gebruik AI-gestuurde beleidsgeneratietools zoals Matproof om beleidslijnen te creëren en bij te werken in overeenstemming met DORA en andere relevante regelgeving. Daarnaast kun je geautomatiseerde bewijsverzameling gebruiken om het proces van het aantonen van compliance aan toezichthouders te stroomlijnen.

4. Kan ik vertrouwen op een US-centrisch platform zoals Vanta voor DORA-compliance gezien de verschillen in regelgeving tussen de VS en de EU?
   Hoewel US-centrische platforms waardevolle inzichten kunnen bieden, voldoen ze mogelijk niet volledig aan de specifieke vereisten van EU-regelgeving zoals DORA. Gezien de unieke aard van EU-gegevensbescherming en operationele veerkrachtwetten, is het raadzaam om een compliance-automatiseringsplatform zoals Matproof te gebruiken, dat specifiek is gebouwd voor EU-financiële diensten en 100% EU-gegevensverblijfsregels naleeft.

5. Wat is de rol van de endpoint compliance-agent in het waarborgen van DORA-compliance?
   De endpoint compliance-agent speelt een cruciale rol in het monitoren van apparaten en ervoor te zorgen dat alle eindpunten voldoen aan de beveiligingsbeleid die door DORA zijn voorgeschreven. Het helpt bij het identificeren en mitigeren van risico's met betrekking tot eindpuntapparaten, die integraal zijn voor operationele veerkracht. Door de naleving van eindpunten te monitoren en te beheren, kunnen financiële instellingen zich beter beschermen tegen potentiële cyberdreigingen en ervoor zorgen dat ze voldoen aan de strenge vereisten van DORA.

Belangrijkste Punten

• Matproof, als een compliance-automatiseringsplatform dat is afgestemd op EU-regelgeving, is beter geschikt voor DORA-compliance dan US-centrische platforms zoals Vanta.
• Een zorgvuldige beoordeling van je huidige compliancekader ten opzichte van de vereisten van DORA is cruciaal, met een focus op artikelen 28 tot 31 voor gedetailleerde richtlijnen.
• Het inschakelen van een platform dat AI-gestuurde beleidsgeneratie in het Duits en het Engels, geautomatiseerde bewijsverzameling en monitoring van endpoint compliance biedt, kan je compliance-inspanningen aanzienlijk stroomlijnen.
• Overweeg de gevolgen van non-compliance, die verder gaan dan financiële sancties en ook reputatieschade omvatten.
• Voor een gratis beoordeling van je huidige compliance-status en hoe Matproof kan helpen bij het automatiseren van je complianceprocessen, bezoek https://matproof.com/contact.