Drata Alternatief met DORA Ondersteuning: Een Eerlijke Vergelijking

Inleiding

In de wereld van compliance is een veelvoorkomende misvatting dat een uitgebreide beveiligingspolicy zorgt voor naleving van regelgeving. Dit geloof is foutief, zoals veel organisaties tot hun nadeel hebben ontdekt. Auditors geven niet om uw 200-pagina's tellende beveiligingspolicy; ze geven om tastbaar bewijs dat uw systemen veilig zijn, uw gegevens beschermd zijn, en uw processen robuust en compliant zijn met regelgeving zoals DORA (Richtlijn over het prudentieel regime voor beleggingsondernemingen). Dit inzicht is cruciaal voor Europese financiële diensten. Met de hoge inzet, waaronder zware boetes, auditfalen, operationele verstoringen en reputatieschade, is het essentieel om de kloof te begrijpen tussen wat auditors zoeken en wat bedrijven ten onrechte geloven dat ze nodig hebben. Dit artikel presenteert een eerlijke vergelijking van Drata-alternatieven met specifieke DORA-ondersteuning, waarbij de kritieke aspecten worden belicht die belangrijk zijn voor het bereiken en behouden van compliance.

Het Kernprobleem

Het compliance-landschap is complex, vooral met de recente implementatie van DORA. De richtlijn heeft als doel de veerkracht van de financiële sector in de Europese Unie te verbeteren. Echter, het introduceert een nieuwe set regels en rapportagevereisten die veel financiële instellingen moeilijk kunnen navigeren. De uitdaging gaat verder dan het begrijpen van de regelgeving; het gaat om het implementeren van processen en controles die effectief kunnen worden geaudit.

Laten we de werkelijke kosten overwegen. Een enkele datalek kan een financiële instelling gemiddeld €3,65 miljoen kosten, volgens een studie uit 2022. De tijd die besteed wordt aan het verhelpen van auditbevindingen kan weken of zelfs maanden in beslag nemen, waardoor middelen van de kernactiviteiten worden afgeleid. De risico-exposure is niet alleen financieel; het is ook reputatiegericht, wat kan leiden tot een verlies van klantvertrouwen en marktaandeel.

Veel organisaties geloven ten onrechte dat compliance kan worden bereikt door handmatige processen en verspreide beveiligingstools. Ze richten zich op het afvinken van vakjes in plaats van het opbouwen van een robuust compliance-framework. Bijvoorbeeld, een financiële instelling kan een beveiligingspolicy hebben die voldoet aan Artikel 28(2) van DORA, dat vereist dat bedrijven maatregelen nemen om operationele risico's te identificeren, te beheren en te verminderen. Echter, zonder geautomatiseerde bewijsverzameling en realtime monitoring, kunnen ze er niet in slagen om compliance effectief aan te tonen.

Hier ligt het kernprobleem: de kloof tussen de regelgevingseisen en het vermogen van de organisatie om aan die eisen te voldoen. De kosten van non-compliance zijn aanzienlijk, zowel in termen van financiële sancties als operationele inefficiënties. Europese financiële diensten moeten een oplossing vinden die deze kloof overbrugt, zodat ze niet alleen compliant zijn met DORA, maar ook klaar zijn voor audits.

Waarom Dit Nu Urgent Is

De urgentie om compliance-uitdagingen aan te pakken, wordt verhoogd door recente regelgevende veranderingen en handhavingsacties. Met de handhaving van DORA in 2023 staan financiële instellingen in heel Europa voor een nieuwe set strenge vereisten. Non-compliance kan leiden tot zware boetes, met sancties die oplopen tot 10% van de totale jaarlijkse omzet van een instelling. Bovendien, met klanten die steeds meer certificeringen en transparantie eisen, is er marktdruk om aan deze regelgeving te voldoen om een concurrentievoordeel te behouden.

Het concurrentienadeel van non-compliance is duidelijk. Bedrijven die er niet in slagen om compliance met DORA aan te tonen, kunnen zich in een nadelige positie bevinden op de markt, aangezien klanten en partners op zoek zijn naar degenen die hun naleving van de nieuwste regelgeving kunnen bewijzen. Deze kloof tussen waar de meeste organisaties zich bevinden en waar ze zouden moeten zijn, wordt steeds groter, met velen die nog steeds afhankelijk zijn van verouderde methoden en tools om compliance te beheren.

In deze context wordt de behoefte aan een Drata-alternatief met DORA-ondersteuning duidelijk. Een platform dat compliance-processen kan automatiseren, realtime monitoring kan bieden en geautomatiseerde bewijsverzameling kan aanbieden, is niet alleen een luxe; het is een noodzaak voor Europese financiële diensten. De volgende sectie zal dieper ingaan op de functies en voordelen van een dergelijk platform, en onderzoeken hoe het organisaties kan helpen om het kernprobleem van compliance in het tijdperk van DORA te overwinnen.

Het Oplossingskader

Om DORA-compliance effectief aan te pakken met een Drata-alternatief, is een gestructureerde aanpak noodzakelijk. Een robuust oplossingskader omvat verschillende stappen die voldoen aan de specifieke vereisten die zijn uiteengezet in de regelgeving.

Stap 1: Begrijpen van de DORA Vereisten

De eerste stap is het begrijpen van de specifieke artikelen van DORA, zoals Artikel 28, dat betrekking heeft op operationele veerkracht en stresstests. Het begrijpen van deze artikelen biedt duidelijkheid over de verplichtingen die financiële instellingen moeten nakomen.

Stap 2: Ontwikkeling van Beleid en Procedures

In lijn met Artikel 4 van DORA, dat governance-kaders vereist, moet u uw beleid en procedures ontwikkelen of bijwerken om aan deze vereisten te voldoen. "Goede" beleidsdocumenten zijn niet alleen uitgebreid, maar ook uitvoerbaar, en bieden duidelijke richtlijnen voor medewerkers om te volgen, wat kan worden vergeleken met beleidsdocumenten die slechts nalevingsdocumenten zijn zonder praktische uitvoering.

Stap 3: Risicobeoordeling en Ontwerp van Controlekader

Een grondige risicobeoordeling is cruciaal om potentiële bedreigingen voor operationele veerkracht te identificeren, zoals uiteengezet in Artikel 4(7) van DORA. Het is essentieel om een controlekader te ontwerpen dat deze risico's aanpakt, met een focus op preventieve en detectieve controles. De effectiviteit van de controles moet regelmatig worden beoordeeld en bijgewerkt, zodat ze relevant en effectief blijven.

Stap 4: Bewijsverzameling en Documentatie

Volgens Artikel 17 van DORA moeten instellingen bewijs leveren dat ze hebben voldaan aan hun regelgevende verplichtingen. Dit vereist zorgvuldige verzameling en documentatie van bewijs dat de naleving van de regelgeving aantoont. "Goede" documentatie ziet eruit als een goed georganiseerde en gemakkelijk terugvindbare documentatieprocedure, terwijl "slechts voldoen" kan betekenen dat de nodige documentatie aanwezig is, maar op een ongeorganiseerde of ontoegankelijke manier.

Stap 5: Continue Monitoring en Rapportage

Ten slotte zijn, zoals uiteengezet in Artikel 17(4), voortdurende monitoring en rapportage essentieel om continue compliance te waarborgen. Dit omvat regelmatige controles en updates van beleid, procedures en controles. Het omvat ook de voorbereiding van compliance-rapporten die transparant zijn en op verzoek gemakkelijk beschikbaar zijn voor toezichthouders.

Veelvoorkomende Fouten om te Vermijden

Er zijn veelvoorkomende valkuilen waar organisaties vaak in vervallen bij het streven naar DORA-compliance:

Fout 1: Overmatige Focus op Documentatie

Sommige organisaties richten zich uitsluitend op het creëren van uitgebreide documentatie, waarbij ze de praktische uitvoering en effectiviteit van controles verwaarlozen. Deze aanpak kan leiden tot een vals gevoel van veiligheid en falen tijdens een audit, aangezien daadwerkelijke compliance niet wordt aangetoond. Richt u in plaats daarvan op het implementeren van effectieve controles en documenteer deze als bewijs, niet andersom.

Fout 2: Negeren van Derdenrisico's

Volgens Artikel 4(9) moeten financiële instellingen de risico's die door derden worden gepresenteerd, beheren. Het niet adequaat beoordelen en beheren van deze risico's kan leiden tot aanzienlijke compliance-fouten. Zorg ervoor dat het risicobeheer van derden een onderdeel is van uw compliance-kader, inclusief due diligence en voortdurende monitoring.

Fout 3: Onvoldoende Training en Bewustzijn

Een gebrek aan training en bewustzijn onder medewerkers kan leiden tot non-compliance, omdat ze mogelijk hun rollen en verantwoordelijkheden niet begrijpen. Deze nalatigheid kan resulteren in regelgevende boetes en schade aan de reputatie van de instelling. Bied in plaats daarvan regelmatige training aan en creëer een cultuur van compliance binnen de organisatie.

Fout 4: Onvoldoende Incidentrapportage

Het ontbreken van een robuust incidentrapportage- en beheersysteem kan leiden tot vertraagde of ineffectieve reacties op inbreuken of incidenten, zoals vereist door Artikel 17(5). Zorg ervoor dat alle medewerkers weten hoe ze incidenten moeten rapporteren en dat er een duidelijk proces is voor het afhandelen ervan.

Tools en Benaderingen

Handmatige Benadering: Voor- en Nadelen

De handmatige benadering van compliance houdt in dat alles vanaf nul wordt gedaan, inclusief het creëren van beleid, het verzamelen van bewijs en het documenteren van praktijken. Hoewel het kosteneffectief kan zijn, is het tijdrovend en gevoelig voor menselijke fouten. Het werkt het beste in kleine organisaties of voor specifieke, eenvoudige compliance-taken. Voor grotere, complexere compliance-eisen, zoals die onder DORA, wordt het echter minder effectief.

Spreadsheet/GRC Benadering: Beperkingen

Spreadsheets en traditionele GRC (Governance, Risk, and Compliance) tools kunnen helpen bij het beheren van compliance-processen, maar hebben vaak beperkingen. Ze schalen mogelijk niet goed met toenemende complexiteit en kunnen onhandelbaar worden, wat leidt tot datasilo's en inconsistente gegevens. Ze vereisen ook handmatige updates, wat foutgevoelig en tijdrovend kan zijn.

Geautomatiseerde Compliance Platforms: Waarop te Letten

Geautomatiseerde compliance-platforms bieden een efficiëntere en effectievere oplossing. Ze gebruiken AI en machine learning om beleid te genereren, bewijsverzameling te automatiseren en compliance continu te monitoren. Bij het kiezen van een platform, let op het volgende:

1. Uitgebreide Dekking: Het platform moet alle relevante compliance-eisen dekken, inclusief DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR en NIS2.
2. Beleidsgeneratie: Het moet AI-gestuurde beleidsgeneratiecapaciteiten hebben in het Duits en het Engels, zodat beleid zowel uitgebreid als uitvoerbaar is.
3. Bewijsverzameling: Geautomatiseerde bewijsverzameling van cloudproviders en andere bronnen is cruciaal voor efficiënte compliance.
4. Monitoring en Rapportage: Het platform moet continue monitoring- en rapportagemogelijkheden bieden, waardoor het gemakkelijker wordt om compliance aan toezichthouders aan te tonen.
5. Gegevensresidentie: Voor Europese financiële instellingen is 100% EU-gegevensresidentie essentieel om te voldoen aan gegevensbeschermingsregels. Platforms zoals Matproof, dat in Duitsland is gehost, zorgen ervoor dat gegevens binnen de EU blijven.

Samenvattend, hoewel automatisering de tijd en moeite die nodig zijn voor compliance aanzienlijk kan verminderen, is het geen wondermiddel. Het is het meest effectief wanneer het wordt gebruikt in combinatie met een goed ontworpen compliance-kader en een cultuur van compliance binnen de organisatie. Door de juiste tools en benaderingen te benutten, kunnen financiële instellingen niet alleen compliance bereiken, maar ook operationele veerkracht en duurzaamheid in het licht van regelgevende uitdagingen.

Aan de Slag: Uw Volgende Stappen

Actieplan voor Compliance Professionals en CISOs

1. Beoordeel uw Huidige Compliance Status: Begin met het uitvoeren van een interne audit om te begrijpen waar uw organisatie momenteel staat op het gebied van DORA-compliance. Dit helpt om hiaten te identificeren die moeten worden aangepakt.

2. Bekijk Relevante DORA Artikelen: Maak uzelf vertrouwd met de belangrijkste secties van de DORA-regelgeving, met specifieke focus op Artikelen 4, 14 en 17 die betrekking hebben op risicobeheer, governance en rapportagevereisten.

3. Stel een Intern Controlekader Vast: Volgens de richtlijnen van DORA, stel een robuust controlekader op om operationele risico's te beheren en te zorgen voor regelgevende compliance.

4. Identificeer de Behoefte aan Automatisering: Evalueer de haalbaarheid van het automatiseren van verschillende compliance-taken. Overweeg de mogelijkheden van tools zoals Matproof die beleidsgeneratie en bewijsverzameling voor DORA stroomlijnen.

5. Betrek Belanghebbenden: Betrek alle relevante belanghebbenden, waaronder juridische zaken, IT en het management, bij het compliance-proces om een alomvattende aanpak te waarborgen.

Aanbevelingen voor Bronnen

Voor een uitgebreide understanding van DORA, raadpleeg de officiële EU-publicaties:

• "Verordening (EU) 2019/879 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 betreffende het prudentieel toezicht op beleggingsondernemingen en tot wijziging van de verordeningen (EU) nr. 1093/2010, (EU) nr. 575/2013, (EU) nr. 600/2014 en (EU) nr. 806/2014".

Voor inzichten specifiek voor de implementatie van DORA in Duitsland, raadpleeg de richtlijndocumenten van BaFin, beschikbaar op hun officiële website.

Wanneer Externe Hulp Inroepen

Overweeg externe compliance-experts in te schakelen wanneer:

• De complexiteit van de DORA-regelgeving uw interne team overweldigt.
• Uw organisatie gebrek aan expertise heeft op het gebied van regelgevende compliance.
• Er behoefte is aan een objectieve beoordeling van uw complianceprocedures door een derde partij.

Snelle Winst voor Onmiddellijke Actie

Bereik een snelle winst door een voorlopige risicobeoordeling uit te voeren, gericht op de meest kritieke gebieden die door DORA zijn geïdentificeerd. Dit kan binnen de komende 24 uur worden gedaan en zal onmiddellijke inzichten bieden in uw compliancehouding.

Veelgestelde Vragen

Q1: Hoe verschilt de definitie van operationeel risico onder DORA van andere regelgevingen?

A1: DORA definieert operationeel risico als "het risico van verlies als gevolg van inadequate of falende interne processen, mensen en systemen of door externe gebeurtenissen." In tegenstelling tot andere regelgevingen legt DORA meer nadruk op het governance- en risicobeheerframework, waarbij vereist wordt dat bedrijven robuuste beleidsdocumenten en procedures hebben om operationele risico's effectief te identificeren, te beoordelen en te beheren. Artikel 14 van DORA schetst deze vereisten specifiek.

Q2: Wat zijn de rapportageverplichtingen onder DORA waar mijn organisatie zich bewust van moet zijn?

A2: Onder DORA zijn bedrijven verplicht om regelmatig rapporten in te dienen bij hun bevoegde autoriteiten, waaronder een jaarlijks rapport over hun governance-kader, risicobeheer en interne controlemechanismen (Artikel 17). Bovendien moeten ze significante operationele verliezen binnen zeven werkdagen rapporteren (Artikel 18). Deze rapportageverplichtingen vereisen een gestructureerde aanpak voor gegevensverzameling en monitoring, wat kan worden vergemakkelijkt door compliance-automatiseringstools.

Q3: Hoe beïnvloedt de verhoogde focus van DORA op risicogegevens onze gegevensbeheerpraktijken?

A3: DORA's focus op risicogegevens vereist dat bedrijven systemen hebben om gegevens effectief te verzamelen, op te slaan en te analyseren. Dit omvat gegevens met betrekking tot operationele risico's en hun beheer. Artikel 14(1)(f) benadrukt de noodzaak van "efficiënte en effectieve mogelijkheden voor risicogegevensaggregatie." Om te voldoen, moeten bedrijven ervoor zorgen dat hun gegevensbeheerpraktijken robuust, betrouwbaar en in staat zijn om de analyses en rapportage te ondersteunen die door DORA vereist zijn.

Q4: Zijn er specifieke tools of technologieën die worden aanbevolen voor DORA-compliance?

A4: Hoewel DORA geen specifieke tools of technologieën expliciet aanbeveelt, benadrukt het wel het belang van het hebben van robuuste systemen voor risicobeheer en rapportage. Compliance-automatiseringsplatforms zoals Matproof, die specifiek zijn ontworpen om DORA-compliance te ondersteunen, kunnen van onschatbare waarde zijn. Deze platforms kunnen helpen bij het automatiseren van beleidsgeneratie, bewijsverzameling en endpoint-compliance, waardoor de last voor interne teams wordt verminderd en efficiëntie wordt gewaarborgd.

Q5: Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze derde partijen ook voldoen aan de DORA-vereisten?

A5: Het waarborgen van de compliance van derden omvat het uitvoeren van grondige due diligence en het implementeren van contractuele clausules die vereisen dat leveranciers zich houden aan de vereisten van DORA. Artikel 24 van DORA behandelt regelingen en benadrukt de noodzaak voor bedrijven om effectieve risicobeheerprocessen te hebben voor deze regelingen. Regelmatige audits en beoordelingen van de compliancehouding van derde partijen kunnen ook helpen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de verwachtingen van DORA.

Belangrijkste Punten

• DORA-compliance is niet slechts een afvinklijst; het vereist een alomvattende aanpak van governance, risicobeheer en rapportage.
• Het begrijpen van de specifieke vereisten van DORA, met name de Artikelen 4, 14 en 17, is cruciaal voor effectieve compliance.
• Automatisering kan compliance-taken aanzienlijk stroomlijnen, waardoor het gemakkelijker wordt om operationele risico's te beheren en te voldoen aan rapportageverplichtingen.
• Het inschakelen van externe expertise kan voordelig zijn bij het navigeren door de complexiteit van DORA.
• Matproof biedt een oplossing om DORA-compliance te automatiseren, waardoor beleidsgeneratie, bewijsverzameling en endpoint-monitoring worden vereenvoudigd.
• Voor een gratis beoordeling om te begrijpen hoe Matproof uw organisatie kan helpen, bezoek https://matproof.com/contact.