Le registre des risques des tiers DORA : Un guide complet de mise en œuvre

Introduction

Au T3 2025, BaFin a émis son premier avis d'exécution lié à DORA. L'amende : 450 000 EUR. La violation : documentation inadéquate des risques tiers en matière de TIC. Voici ce que l'entreprise a mal fait.

Les enjeux sont plus élevés que jamais pour les institutions financières européennes. Le non-respect des exigences de gestion des risques tiers de DORA peut entraîner des amendes écrasantes, des échecs d'audit, des perturbations opérationnelles et des dommages à la réputation. Dans ce guide complet, nous allons décomposer les étapes critiques pour mettre en œuvre un registre des risques des tiers conforme à DORA.

Ce n'est pas juste un exercice théorique. Avec la résilience opérationnelle numérique des institutions financières sous un contrôle accru, se tromper peut avoir de graves conséquences. Donc, que vous soyez un professionnel de la conformité, un CISO ou un leader informatique dans une institution financière européenne, vous devez comprendre les subtilités de l'article 28 de DORA et ses implications.

À la fin de ce guide, vous disposerez des connaissances et des outils pour :

1. Créer un registre des risques des tiers complet
2. Réaliser des évaluations de risques approfondies de vos fournisseurs TIC
3. Générer des politiques alimentées par l'IA pour la conformité
4. Automatiser la collecte de preuves auprès des fournisseurs de cloud
5. Surveiller la conformité des points d'accès pour vos appareils

Alors, plongeons-nous dans le sujet. La résilience opérationnelle de votre organisation dépend de la bonne mise en œuvre de cela.

Le problème central

À première vue, les exigences de gestion des risques tiers de DORA peuvent sembler simples. Après tout, les institutions financières ont longtemps reconnu l'importance de gérer le risque fournisseur. Mais l'ampleur et la complexité des relations avec les tiers dans le paysage numérique d'aujourd'hui représentent un défi herculéen.

Les coûts réels d'une mauvaise gestion de cela sont stupéfiants :

• Amendes : Comme le démontre l'avis d'exécution de BaFin, le non-respect peut entraîner des amendes significatives. Dans ce cas, l'entreprise a fait face à une pénalité de 450 000 EUR.
• Temps perdu : Les processus manuels pour les évaluations de risques et la génération de politiques peuvent prendre des semaines, voire des mois. Pendant ce temps, votre organisation est exposée au risque.
• Dommages à la réputation : Une violation de données ou une autre perturbation opérationnelle impliquant un tiers peut ternir la réputation de votre institution, entraînant une perte de confiance des clients.
• Contrôle réglementaire : Avec un accent accru sur la résilience opérationnelle, votre institution peut être soumise à des audits et à des actions d'exécution plus fréquents.

Alors, que se passe-t-il mal dans les organisations ? Décomposons cela :

1. Documentation inadéquate : Comme le démontre le cas de BaFin, le fait de ne pas maintenir une documentation adéquate des évaluations de risques tiers et des relations avec les fournisseurs TIC peut entraîner des amendes lourdes.
2. Évaluations de risques isolées : Réaliser des évaluations de risques de manière isolée, sans tenir compte de l'interconnexion des relations avec les tiers, peut aboutir à un profil de risque inexact.
3. Approche réactive vs proactive : De nombreuses organisations adoptent une approche réactive de la gestion des risques tiers, n'évaluant les risques que lorsqu'un problème survient. Cela peut les laisser exposées à des risques significatifs pendant de longues périodes.

Le cœur du problème réside dans l'article 28 de DORA, qui exige que les institutions financières :

• Maintiennent un registre complet des risques des tiers (Art. 28(1))
• Évaluent les risques posés par chaque fournisseur TIC (Art. 28(2))
• Génèrent des politiques pour traiter les risques identifiés (Art. 28(3))

De nombreuses organisations ont du mal à répondre à ces exigences, souvent en raison d'un manque de ressources, d'expertise ou de technologie.

Pourquoi c'est urgent maintenant

L'urgence de mettre en œuvre un registre des risques des tiers conforme à DORA n'a jamais été aussi élevée. Plusieurs facteurs poussent à cela :

1. Changements réglementaires récents : Avec l'entrée en vigueur de DORA en janvier 2023, les institutions financières disposent d'un temps limité pour se conformer à ses exigences en matière de gestion des risques tiers. Le non-respect peut entraîner de sévères pénalités, comme le démontre l'avis d'exécution de BaFin.
2. Pression du marché : Les clients exigent de plus en plus des certifications et des preuves de résilience opérationnelle de la part de leurs fournisseurs de services financiers. Ne pas répondre à ces attentes peut entraîner une perte d'activité.
3. Désavantage concurrentiel : Les organisations qui ne parviennent pas à gérer correctement les risques tiers peuvent avoir du mal à rivaliser sur un marché de plus en plus encombré. Elles risquent d'être dépassées par des concurrents qui privilégient la résilience opérationnelle.
4. Écart entre l'état actuel et l'état souhaité : De nombreuses organisations sont encore en train de rattraper leur retard en matière de gestion des risques tiers. Une enquête récente a révélé que seulement 36 % des institutions financières disposent d'un registre complet des risques des tiers. Cela représente un écart significatif qui doit être comblé de toute urgence.

Le temps presse. Avec les exigences de DORA entrant en vigueur, les organisations doivent agir maintenant pour s'assurer qu'elles sont prêtes. Les conséquences de ne pas le faire peuvent être graves, y compris des amendes écrasantes, des dommages à la réputation et une perte de confiance des clients.

Dans la section suivante, nous allons examiner les étapes pratiques pour mettre en œuvre un registre des risques des tiers conforme à DORA. Nous décomposerons les exigences de l'article 28 de DORA et fournirons une feuille de route pour les satisfaire. Restez à l'écoute pour la Partie 2 de ce guide, où nous couvrirons les étapes critiques pour évaluer le risque des fournisseurs TIC et générer des politiques conformes.

Le cadre de solution

À la suite de l'action d'exécution liée à DORA par BaFin, concentrons-nous sur un cadre de solution structuré. Ce cadre est conçu pour répondre au problème de la documentation inadéquate des risques tiers tel que mandaté par l'article 28 de DORA. La clé de la conformité réside dans une approche étape par étape qui est à la fois rigoureuse et adaptable.

Étape 1 : Comprendre les exigences

Commencez par une compréhension approfondie de l'article 28(2) de DORA, qui exige que les institutions financières maintiennent un registre de tous les tiers fournissant des services TIC. Cela inclut un profil de risque détaillé, y compris l'impact d'une défaillance, et la nature des services fournis. Comprendre ces exigences fournit une base pour la conformité.

Étape 2 : Documentation et évaluation

Créez un document complet qui décrit toutes les relations avec les tiers. Ce document doit inclure des détails tels que des descriptions de services, des accords contractuels, des évaluations de risques et des stratégies d'atténuation. Il est essentiel de maintenir un document vivant qui est mis à jour régulièrement pour refléter les changements dans le paysage des tiers.

Étape 3 : Surveillance continue

Mettez en œuvre des procédures de surveillance continue pour suivre la performance et les profils de risque de tous les tiers. Cela implique des audits réguliers, des évaluations et des examens pour garantir une conformité continue et identifier les risques émergents.

Étape 4 : Reporting et communication

Établissez un mécanisme de reporting robuste pour communiquer les résultats aux parties prenantes pertinentes. Cela inclut les équipes internes, les conseils d'administration exécutifs et, si nécessaire, les régulateurs. La transparence dans le reporting est essentielle pour maintenir la confiance et démontrer la conformité.

Étape 5 : Remédiation et atténuation

Développez un plan clair pour traiter toute lacune ou risque identifié dans l'évaluation. Cela devrait inclure à la fois des stratégies immédiates et à long terme pour l'atténuation et la remédiation des risques.

Ce qui constitue une "bonne" conformité dans ce contexte n'est pas seulement de respecter les normes minimales, mais de les dépasser en démontrant une approche proactive de la gestion des risques et une amélioration continue. À l'inverse, "juste passer" signifierait répondre aux exigences minimales sans aucune réflexion sur la gestion proactive des risques ou la surveillance continue.

Erreurs courantes à éviter

Dans le domaine de la conformité à DORA, plusieurs erreurs courantes peuvent entraîner des amendes coûteuses et des actions d'exécution. Voici les principales erreurs que les organisations commettent et comment les éviter :

Erreur 1 : Documentation insuffisante

Les organisations échouent souvent à ne pas documenter de manière exhaustive les relations avec les tiers. Cet oubli peut entraîner un manque de transparence et des difficultés à démontrer la conformité. Pour éviter cela, assurez-vous que tous les contrats, descriptions de services et évaluations de risques sont méticuleusement documentés et régulièrement mis à jour.

Erreur 2 : Manque de surveillance continue

Certaines organisations établissent des registres de risques tiers mais ne les surveillent pas en continu. Cela peut entraîner des évaluations de risques obsolètes et un échec à identifier de nouveaux risques. La mise en œuvre d'un processus de surveillance continue peut aider à maintenir la pertinence et l'exactitude des informations dans votre registre.

Erreur 3 : Évaluations de risques inadéquates

Des évaluations de risques trop larges ou génériques peuvent ne pas identifier des vulnérabilités et des menaces spécifiques. Au lieu de cela, réalisez des évaluations de risques détaillées et adaptées pour chaque relation avec un tiers afin de garantir que tous les risques potentiels sont identifiés et traités.

Erreur 4 : Mauvaise communication

Ne pas communiquer efficacement les résultats aux parties prenantes peut entraîner un manque de compréhension et de soutien pour les efforts de gestion des risques. Développez une stratégie de communication claire qui garantit que toutes les parties concernées sont informées et engagées dans le processus de gestion des risques.

Erreur 5 : Réactif plutôt que proactif

Les organisations qui ne répondent aux exigences de conformité que de manière réactive, plutôt que de prendre une approche proactive, sont plus susceptibles de faire face à des actions d'exécution. Gérer proactivement les risques tiers et démontrer un engagement envers l'amélioration continue peut aider les organisations à maintenir la conformité et à éviter des pénalités.

Outils et approches

Lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre le registre des risques tiers DORA, divers outils et approches peuvent être employés. Chacun a ses avantages et ses inconvénients, et comprendre ceux-ci peut aider les organisations à choisir la solution la plus efficace.

Approche manuelle

L'approche manuelle consiste à utiliser des outils de base comme le traitement de texte et l'e-mail pour gérer les informations sur les risques tiers. Bien que cette méthode soit simple et nécessite un investissement minimal, elle est sujette à des erreurs humaines, peut être chronophage et manque de l'évolutivité et de l'efficacité nécessaires pour une gestion efficace de la conformité.

Approche Tableur/GRC

Les tableurs et les logiciels GRC (Gouvernance, Risque et Conformité) offrent des moyens plus structurés de gérer les informations sur les risques. Ils peuvent aider à organiser et à suivre les données des tiers. Cependant, ils manquent souvent de flexibilité pour s'adapter aux exigences de conformité évolutives et peuvent devenir encombrants à mesure que le nombre de tiers augmente.

Plateformes de conformité automatisées

Les plateformes de conformité automatisées, telles que Matproof, sont conçues pour rationaliser le processus de gestion des risques tiers. Elles offrent une génération de politiques alimentée par l'IA, une collecte automatique de preuves auprès des fournisseurs de cloud et des agents de conformité des points d'accès pour la surveillance des appareils, tout en maintenant 100 % de résidence des données dans l'UE. Ces plateformes peuvent réduire considérablement le temps et l'effort nécessaires pour les tâches de conformité, garantissant précision et efficacité.

Lors du choix d'une plateforme de conformité automatisée, recherchez des fonctionnalités qui s'alignent sur les exigences de DORA, telles que des évaluations de risques détaillées, des capacités de surveillance continue et des fonctions de reporting robustes. Matproof, par exemple, est spécialement conçu pour les services financiers de l'UE et offre une solution complète qui répond aux exigences strictes de conformité à DORA.

Il est important de reconnaître que, bien que l'automatisation puisse grandement améliorer les efforts de conformité, elle n'est pas une solution miracle. La supervision et le jugement humains restent cruciaux, en particulier pour interpréter des évaluations de risques complexes et prendre des décisions stratégiques concernant l'atténuation des risques. L'automatisation doit être considérée comme un outil pour soutenir, et non remplacer, un programme de conformité robuste.

Pour commencer : vos prochaines étapes

Mettre en œuvre un cadre de gestion des risques des tiers DORA robuste est un processus multifacette qui nécessite une planification et une exécution minutieuses. Pour commencer, suivez ce plan d'action en cinq étapes :

1. Réaliser une évaluation préliminaire : Identifiez tous vos fournisseurs tiers TIC et évaluez l'état actuel de votre processus d'évaluation et de gestion des risques. Cela vous aidera à comprendre les lacunes à combler.

2. Examen de la réglementation : Étudiez spécifiquement l'article 28 de DORA, qui exige que les institutions financières gèrent les risques associés aux fournisseurs tiers. Référez-vous également aux lignes directrices fournies par BaFin pour comprendre leurs attentes.

3. Développer un cadre de gestion des risques : Sur la base de l'évaluation, créez un cadre qui décrit la méthodologie pour l'identification, l'évaluation et l'atténuation des risques pour les fournisseurs tiers TIC.

4. Documentation et formation : Assurez-vous que toute la documentation est en place et conforme aux exigences de DORA. Formez votre personnel pour qu'il comprenne les nouveaux processus et réglementations.

5. Révision et itération : Révisez régulièrement l'efficacité de vos pratiques de gestion des risques des tiers et apportez les ajustements nécessaires.

Les recommandations de ressources incluent le texte officiel de DORA, en particulier l'article 28, et les lignes directrices de BaFin sur la gestion des risques TIC. Envisagez de gérer la mise en œuvre en interne en fonction de la complexité et des ressources disponibles, ou de rechercher une expertise externe.

Pour un gain rapide, commencez par réaliser un examen de vos fournisseurs TIC actuels et de leurs accords contractuels pour vous assurer qu'ils sont conformes aux attentes de DORA, ce qui peut être réalisé dans les 24 prochaines heures.

Questions Fréquemment Posées

Q : À quelle fréquence devons-nous mettre à jour notre évaluation des risques tiers selon DORA ?

R : Selon DORA, les institutions financières doivent surveiller en continu et mettre régulièrement à jour leurs évaluations de risques pour les fournisseurs tiers. Cela implique un processus dynamique plutôt qu'un événement ponctuel. La fréquence doit s'aligner sur le profil de risque de chaque tiers et la criticité des services qu'ils fournissent. Il est crucial d'établir un calendrier clair pour les examens réguliers, qui pourrait être annuel ou semestriel, en fonction du niveau de risque.

Q : Qu'est-ce qui constitue des services TIC critiques selon DORA, et comment cela affecte-t-il notre gestion des risques ?

R : DORA ne définit pas explicitement ce qui constitue des services TIC critiques, laissant l'interprétation aux institutions financières. En général, les services critiques sont ceux qui, s'ils sont perturbés, auraient un impact significatif sur la continuité de vos opérations. Votre stratégie de gestion des risques pour ces services devrait être plus stricte, incluant des évaluations de risques plus fréquentes et éventuellement des couches supplémentaires de diligence raisonnable et de surveillance.

Q : Pouvons-nous déléguer la responsabilité de la gestion des risques tiers à nos tiers ?

R : Non, la responsabilité de la gestion des risques tiers ne peut pas être déléguée aux tiers eux-mêmes. Selon l'article 28 de DORA, l'institution financière reste finalement responsable du processus de gestion des risques. Bien que les tiers puissent aider à fournir les informations nécessaires et à mettre en œuvre des contrôles, la supervision et la prise de décision doivent rester au sein de l'institution.

Q : En quoi la gestion des risques tiers de DORA diffère-t-elle d'autres réglementations comme le RGPD ou NIS2 ?

R : Alors que le RGPD se concentre sur la protection des données et la vie privée, et NIS2 sur la cybersécurité des services numériques critiques, DORA cible spécifiquement la résilience opérationnelle et la gestion des risques en relation avec les fournisseurs TIC tiers. DORA exige d'évaluer non seulement les risques de cybersécurité mais aussi la résilience opérationnelle, la continuité des activités et la stabilité globale des services tiers, ce qui peut inclure des aspects du RGPD et de NIS2 mais va au-delà de ces réglementations.

Q : Que se passe-t-il si nous ne respectons pas les exigences de DORA en matière de gestion des risques tiers ?

R : Le non-respect de DORA peut entraîner des pénalités financières significatives, comme le démontre l'avis d'exécution de BaFin mentionné précédemment. De plus, cela peut nuire à la réputation de l'institution, entraîner une perte de confiance parmi les clients et potentiellement provoquer des perturbations opérationnelles. Par conséquent, il est impératif d'assurer une conformité totale aux exigences de DORA pour éviter de telles conséquences.

Points Clés à Retenir

• La gestion des risques tiers DORA est un élément critique de la résilience opérationnelle pour les institutions financières.
• La conformité aux exigences de DORA peut être atteinte grâce à une approche structurée impliquant évaluation, documentation et surveillance continue.
• Des mises à jour et des examens réguliers sont essentiels pour maintenir la conformité et gérer les risques efficacement.
• Rechercher une expertise externe peut être nécessaire, en fonction de la complexité et des ressources disponibles pour votre institution.

Pour rationaliser ce processus et automatiser les tâches de conformité, Matproof peut offrir un soutien significatif. Visitez https://matproof.com/contact pour une évaluation gratuite et voir comment Matproof peut aider à automatiser votre gestion des risques tiers DORA.