El Registro de Riesgos de Terceros de DORA: Una Guía Completa de Implementación

Introducción

En el tercer trimestre de 2025, BaFin emitió su primer aviso de ejecución relacionado con DORA. La multa: 450,000 EUR. La violación: documentación inadecuada del riesgo de terceros en TIC. Aquí está lo que la empresa hizo mal.

Las apuestas son más altas que nunca para las instituciones financieras europeas. El incumplimiento de los requisitos de gestión de riesgos de terceros de DORA puede resultar en multas devastadoras, fracasos en auditorías, interrupciones operativas y daños a la reputación. En esta guía completa, desglosaremos los pasos críticos para implementar un Registro de Riesgos de Terceros que cumpla con DORA.

Esto no es solo un ejercicio teórico. Con la resiliencia operativa digital de las instituciones financieras bajo un mayor escrutinio, cometer errores en esto puede tener consecuencias graves. Así que, ya seas un profesional de cumplimiento, CISO o líder de TI en una institución financiera europea, necesitas entender las complejidades del Artículo 28 de DORA y sus implicaciones.

Al final de esta guía, tendrás el conocimiento y las herramientas para:

1. Crear un Registro de Riesgos de Terceros completo
2. Realizar evaluaciones de riesgos exhaustivas de tus proveedores de TIC
3. Generar políticas impulsadas por IA para el cumplimiento
4. Automatizar la recopilación de evidencia de proveedores de la nube
5. Monitorear el cumplimiento de los puntos finales para tus dispositivos

Así que, vamos a sumergirnos. La resiliencia operativa de tu organización depende de hacer esto bien.

El Problema Central

A primera vista, los requisitos de gestión de riesgos de terceros de DORA pueden parecer sencillos. Después de todo, las instituciones financieras han reconocido durante mucho tiempo la importancia de gestionar el riesgo de proveedores. Pero la enorme escala y complejidad de las relaciones con terceros en el paisaje digital actual presentan un desafío hercúleo.

Los costos reales de cometer errores en esto son asombrosos:

• Multas: Como demuestra el aviso de ejecución de BaFin, el incumplimiento puede resultar en multas significativas. En este caso, la empresa enfrentó una penalización de 450,000 EUR.
• Tiempo perdido: Los procesos manuales para evaluaciones de riesgos y generación de políticas pueden tardar semanas o incluso meses. Mientras tanto, tu organización está expuesta al riesgo.
• Daño a la reputación: Una violación de datos u otra interrupción operativa que involucre a un tercero puede empañar la reputación de tu institución, llevando a una pérdida de confianza del cliente.
• Scrutinio regulatorio: Con un enfoque creciente en la resiliencia operativa, tu institución puede estar sujeta a auditorías y acciones de ejecución más frecuentes.

Entonces, ¿qué están haciendo mal las organizaciones? Vamos a desglosarlo:

1. Documentación inadecuada: Como demuestra el caso de BaFin, no mantener una documentación adecuada de las evaluaciones de riesgos de terceros y las relaciones con proveedores de TIC puede resultar en multas elevadas.
2. Evaluaciones de riesgos aisladas: Realizar evaluaciones de riesgos de forma aislada, sin considerar la interconexión de las relaciones con terceros, puede resultar en un perfil de riesgo inexacto.
3. Enfoque reactivo vs. proactivo: Muchas organizaciones adoptan un enfoque reactivo para la gestión de riesgos de terceros, evaluando los riesgos solo cuando surge un problema. Esto puede dejarlas expuestas a riesgos significativos durante períodos prolongados.

El núcleo del problema radica en el Artículo 28 de DORA, que requiere que las instituciones financieras:

• Mantengan un Registro de Riesgos de Terceros completo (Art. 28(1))
• Evalúen los riesgos que plantea cada proveedor de TIC (Art. 28(2))
• Generen políticas para abordar los riesgos identificados (Art. 28(3))

Muchas organizaciones luchan por cumplir con estos requisitos, a menudo debido a la falta de recursos, experiencia o tecnología.

Por Qué Esto Es Urgente Ahora

La urgencia de implementar un Registro de Riesgos de Terceros que cumpla con DORA nunca ha sido mayor. Varios factores están impulsando esto:

1. Cambios regulatorios recientes: Con DORA entrando en vigor en enero de 2023, las instituciones financieras tienen un tiempo limitado para cumplir con sus requisitos de gestión de riesgos de terceros. El incumplimiento puede resultar en severas penalizaciones, como lo demuestra el aviso de ejecución de BaFin.
2. Presión del mercado: Los clientes exigen cada vez más certificaciones y evidencia de resiliencia operativa de sus proveedores de servicios financieros. No cumplir con estas expectativas puede resultar en una pérdida de negocio.
3. Desventaja competitiva: Las organizaciones que no gestionan adecuadamente el riesgo de terceros pueden tener dificultades para competir en un mercado cada vez más saturado. Corren el riesgo de ser superadas por competidores que priorizan la resiliencia operativa.
4. Brecha entre el estado actual y el deseado: Muchas organizaciones aún están tratando de ponerse al día en lo que respecta a la gestión de riesgos de terceros. Una encuesta reciente encontró que solo el 36% de las instituciones financieras tienen un Registro de Riesgos de Terceros completo. Esto representa una brecha significativa que necesita ser abordada con urgencia.

El reloj está corriendo. Con los requisitos de DORA entrando en plena vigencia, las organizaciones deben actuar ahora para asegurarse de que están preparadas. Las consecuencias de no hacerlo pueden ser graves, incluyendo multas devastadoras, daños a la reputación y pérdida de confianza del cliente.

En la siguiente sección, profundizaremos en los pasos prácticos para implementar un Registro de Riesgos de Terceros que cumpla con DORA. Desglosaremos los requisitos del Artículo 28 de DORA y proporcionaremos una hoja de ruta para cumplir con ellos. Mantente atento a la Parte 2 de esta guía, donde cubriremos los pasos críticos para evaluar el riesgo de proveedores de TIC y generar políticas de cumplimiento.

El Marco de Solución

A raíz de la acción de ejecución relacionada con DORA por parte de BaFin, centrémonos en un marco de solución estructurado. Este marco está diseñado para abordar el problema de la documentación inadecuada del riesgo de terceros, tal como lo exige el Artículo 28 de DORA. La clave para el cumplimiento radica en un enfoque paso a paso que sea tanto riguroso como adaptable.

Paso 1: Comprender los Requisitos

Comienza con una comprensión exhaustiva del Artículo 28(2) de DORA, que requiere que las instituciones financieras mantengan un registro de todos los terceros que proporcionan servicios de TIC. Esto incluye un perfil de riesgo detallado, incluyendo el impacto de la falla y la naturaleza de los servicios proporcionados. Comprender estos requisitos proporciona una base para el cumplimiento.

Paso 2: Documentación y Evaluación

Crea un documento completo que describa todas las relaciones con terceros. Este documento debe incluir detalles como descripciones de servicios, acuerdos contractuales, evaluaciones de riesgos y estrategias de mitigación. Es crítico mantener un documento vivo que se actualice regularmente para reflejar cambios en el panorama de terceros.

Paso 3: Monitoreo Continuo

Implementa procedimientos de monitoreo continuo para rastrear el rendimiento y los perfiles de riesgo de todos los terceros. Esto implica auditorías, evaluaciones y revisiones regulares para garantizar el cumplimiento continuo y para identificar riesgos emergentes.

Paso 4: Informes y Comunicación

Establece un mecanismo de informes robusto para comunicar hallazgos a las partes interesadas relevantes. Esto incluye equipos internos, juntas ejecutivas y, si es necesario, reguladores. La transparencia en los informes es clave para mantener la confianza y demostrar el cumplimiento.

Paso 5: Remediación y Mitigación

Desarrolla un plan claro para abordar cualquier deficiencia o riesgo identificado en la evaluación. Esto debe incluir tanto estrategias inmediatas como a largo plazo para la mitigación y remediación de riesgos.

Lo que constituye un "buen" cumplimiento en este contexto no es solo cumplir con los estándares mínimos, sino superarlos al demostrar un enfoque proactivo hacia la gestión de riesgos y la mejora continua. Por el contrario, "solo pasar" significaría cumplir con los requisitos mínimos sin pensar en la gestión proactiva de riesgos o el monitoreo continuo.

Errores Comunes a Evitar

En el ámbito del cumplimiento de DORA, varios errores comunes pueden llevar a multas costosas y acciones de ejecución. Aquí están los principales errores que cometen las organizaciones y cómo evitarlos:

Error 1: Documentación Insuficiente

Las organizaciones a menudo fallan al no documentar las relaciones con terceros de manera exhaustiva. Esta omisión puede llevar a una falta de transparencia y dificultad para demostrar el cumplimiento. Para evitar esto, asegúrate de que todos los contratos, descripciones de servicios y evaluaciones de riesgos estén meticulosamente documentados y actualizados regularmente.

Error 2: Falta de Monitoreo Continuo

Algunas organizaciones establecen registros de riesgos de terceros pero no los monitorean de manera continua. Esto puede resultar en evaluaciones de riesgos desactualizadas y una falla en identificar nuevos riesgos. Implementar un proceso de monitoreo continuo puede ayudar a mantener la actualidad y precisión de la información en tu registro.

Error 3: Evaluaciones de Riesgos Inadecuadas

Las evaluaciones de riesgos que son demasiado amplias o genéricas pueden no identificar vulnerabilidades y amenazas específicas. En su lugar, realiza evaluaciones de riesgos detalladas y personalizadas para cada relación con terceros para garantizar que se identifiquen y aborden todos los riesgos potenciales.

Error 4: Comunicación Deficiente

No comunicar los hallazgos de manera efectiva a las partes interesadas puede resultar en una falta de comprensión y apoyo para los esfuerzos de gestión de riesgos. Desarrolla una estrategia de comunicación clara que asegure que todas las partes relevantes estén informadas y comprometidas en el proceso de gestión de riesgos.

Error 5: Reactivo en lugar de Proactivo

Las organizaciones que solo responden a los requisitos de cumplimiento de manera reactiva, en lugar de adoptar un enfoque proactivo, son más propensas a enfrentar acciones de ejecución. Gestionar proactivamente los riesgos de terceros y demostrar un compromiso con la mejora continua puede ayudar a las organizaciones a mantener el cumplimiento y evitar sanciones.

Herramientas y Enfoques

Cuando se trata de implementar el registro de riesgos de terceros de DORA, se pueden emplear diversas herramientas y enfoques. Cada uno tiene sus pros y contras, y entender estos puede ayudar a las organizaciones a elegir la solución más efectiva.

Enfoque Manual

El enfoque manual implica utilizar herramientas básicas como procesamiento de texto y correo electrónico para gestionar la información sobre riesgos de terceros. Si bien este método es sencillo y requiere una inversión mínima, es propenso a errores humanos, puede ser lento y carece de la escalabilidad y eficiencia necesarias para una gestión de cumplimiento efectiva.

Enfoque de Hoja de Cálculo/GRC

Las hojas de cálculo y el software de GRC (Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento) ofrecen formas más estructuradas de gestionar la información sobre riesgos. Pueden ayudar con la organización y el seguimiento de datos de terceros. Sin embargo, a menudo carecen de la flexibilidad para adaptarse a los requisitos de cumplimiento en evolución y pueden volverse engorrosos a medida que crece el número de terceros.

Plataformas de Cumplimiento Automatizadas

Las plataformas de cumplimiento automatizadas, como Matproof, están diseñadas para agilizar el proceso de gestión de riesgos de terceros. Ofrecen generación de políticas impulsadas por IA, recopilación automatizada de evidencia de proveedores de la nube y agentes de cumplimiento de puntos finales para el monitoreo de dispositivos, todo mientras mantienen el 100% de residencia de datos en la UE. Estas plataformas pueden reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo requeridos para las tareas de cumplimiento, asegurando precisión y eficiencia.

Al elegir una plataforma de cumplimiento automatizada, busca características que se alineen con los requisitos de DORA, como evaluaciones de riesgos detalladas, capacidades de monitoreo continuo y funciones de informes robustas. Matproof, por ejemplo, está construido específicamente para servicios financieros de la UE y ofrece una solución integral que cumple con las estrictas demandas del cumplimiento de DORA.

Es importante reconocer que, si bien la automatización puede mejorar significativamente los esfuerzos de cumplimiento, no es una solución mágica. La supervisión y el juicio humano siguen siendo cruciales, especialmente en la interpretación de evaluaciones de riesgos complejas y en la toma de decisiones estratégicas sobre la mitigación de riesgos. La automatización debe verse como una herramienta para apoyar, no reemplazar, un programa de cumplimiento robusto.

Comenzando: Tus Próximos Pasos

Implementar un marco robusto de gestión de riesgos de terceros de DORA es un proceso multifacético que requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Para comenzar, sigue este plan de acción de cinco pasos:

1. Realiza una Evaluación Preliminar: Identifica todos tus proveedores de TIC y evalúa el estado actual de tu proceso de evaluación y gestión de riesgos. Esto te ayudará a entender las brechas que necesitan ser abordadas.

2. Revisión de Regulaciones: Estudia específicamente el Artículo 28 de DORA, que requiere que las instituciones financieras gestionen los riesgos asociados con los proveedores de terceros. También, consulta las directrices proporcionadas por BaFin para entender sus expectativas.

3. Desarrolla un Marco de Gestión de Riesgos: Basado en la evaluación, crea un marco que describa la metodología para la identificación, evaluación y mitigación de riesgos para proveedores de TIC de terceros.

4. Documentación y Capacitación: Asegúrate de que toda la documentación esté en su lugar y cumpla con los requisitos de DORA. Capacita a tu personal para entender los nuevos procesos y regulaciones.

5. Revisión e Iteración: Revisa regularmente la efectividad de tus prácticas de gestión de riesgos de terceros y realiza los ajustes necesarios.

Las recomendaciones de recursos incluyen el texto oficial de DORA, particularmente el Artículo 28, y las directrices de BaFin sobre gestión de riesgos en TIC. Considera si manejar la implementación internamente, según la complejidad y los recursos disponibles, o buscar experiencia externa.

Para una victoria rápida, comienza revisando a tus proveedores de TIC actuales y sus acuerdos contractuales para asegurarte de que se alineen con las expectativas de DORA, lo cual se puede lograr en las próximas 24 horas.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Con qué frecuencia debemos actualizar nuestra evaluación de riesgos de terceros bajo DORA?

R: Según DORA, las instituciones financieras deben monitorear continuamente y actualizar regularmente sus evaluaciones de riesgos para los proveedores de terceros. Esto implica un proceso dinámico en lugar de un evento único. La frecuencia debe alinearse con el perfil de riesgo de cada tercero y la criticidad de los servicios que proporcionan. Es crucial establecer un calendario claro para revisiones regulares, que podría ser anualmente o semestralmente, dependiendo del nivel de riesgo.

P: ¿Qué constituye servicios críticos de TIC bajo DORA y cómo afecta nuestra gestión de riesgos?

R: DORA no define explícitamente qué constituye servicios críticos de TIC, dejando la interpretación a las instituciones financieras. Generalmente, los servicios críticos son aquellos que, si se interrumpen, impactarían significativamente la continuidad de tus operaciones. Tu estrategia de gestión de riesgos para estos servicios debe ser más estricta, incluyendo evaluaciones de riesgos más frecuentes y posiblemente capas adicionales de diligencia debida y monitoreo.

P: ¿Podemos delegar la responsabilidad de la gestión de riesgos de terceros a nuestros terceros?

R: No, la responsabilidad de gestionar los riesgos de terceros no puede ser delegada a los propios terceros. Según el Artículo 28 de DORA, la institución financiera sigue siendo la responsable última del proceso de gestión de riesgos. Si bien los terceros pueden ayudar proporcionando la información necesaria e implementando controles, la supervisión y la toma de decisiones deben permanecer con la institución.

P: ¿Cómo se diferencia la gestión de riesgos de terceros de DORA de otras regulaciones como GDPR o NIS2?

R: Mientras que GDPR se centra en la protección de datos y la privacidad, y NIS2 en la ciberseguridad de servicios digitales críticos, DORA se dirige específicamente a la resiliencia operativa y la gestión de riesgos en relación con los proveedores de TIC de terceros. DORA requiere evaluar no solo los riesgos de ciberseguridad, sino también la resiliencia operativa, la continuidad del negocio y la estabilidad general de los servicios de terceros, lo que puede incluir aspectos de GDPR y NIS2, pero se extiende más allá de esas regulaciones.

P: ¿Qué sucede si no cumplimos con los requisitos de DORA para la gestión de riesgos de terceros?

R: El incumplimiento de DORA puede llevar a multas financieras significativas, como lo demuestra el aviso de ejecución de BaFin mencionado anteriormente. Además, puede dañar la reputación de la institución, llevar a una pérdida de confianza entre los clientes y potencialmente resultar en interrupciones operativas. Por lo tanto, es imperativo asegurar el cumplimiento total con los requisitos de DORA para evitar tales consecuencias.

Conclusiones Clave

• La gestión de riesgos de terceros de DORA es un componente crítico de la resiliencia operativa para las instituciones financieras.
• El cumplimiento de los requisitos de DORA se puede lograr a través de un enfoque estructurado que involucre evaluación, documentación y monitoreo continuo.
• Las actualizaciones y revisiones regulares son esenciales para mantener el cumplimiento y gestionar los riesgos de manera efectiva.
• Buscar experiencia externa puede ser necesario, dependiendo de la complejidad y los recursos disponibles para tu institución.

Para agilizar este proceso y automatizar tareas de cumplimiento, Matproof puede ofrecer un apoyo significativo. Visita https://matproof.com/contact para una evaluación gratuita y descubre cómo Matproof puede ayudar a automatizar tu gestión de riesgos de terceros de DORA.