7 DORA-Richtlinienvorlagen, die jede Finanzeinrichtung benötigt

Einleitung

Das Artikel 6(1) der Richtlinie zur operationellen Stabilität und prudenzialen Regulation (DORA) verpflichtet Finanzentitäten, ein Informations- und Kommunikationstechnologie- (ICT-) Risikomanagement-Framework aufrechtzuerhalten. Trotz der Klarheit dieser Richtlinie behandeln viele Organisationen die Compliance als eine Box-Ausfüllen-Übung. Dieser Ansatz ist jedoch eine Missinterpretation der Verordnung und kann zu erheblichen operationellen, rechtlichen und reputationellen Risiken führen.

Die Auswirkungen einer Nichteinhaltung der strengen Richtlinien von DORA sind für europäische Finanzinstitutionen erheblich. Eine Nichterfüllung der Anforderungen der Richtlinie kann zu hohen Bußgeldern, Prüfungsversagen, Betriebsstörungen und Schädigung des Rufs der Institution führen. Die Europäische Zentralbank (ECB) hat die Befugnis, Verwaltungsbußgelder bis zu 10 Millionen EUR oder bis zu 5% des Gesamtjahresumsatzes für nicht konforme Einheiten aufzuerlegen.

Angesichts der hohen Einsatz ist es für Finanzinstitutionen unerlässlich, die Bedeutung der Erstellung und Aufrechterhaltung robuster Richtlinienvorlagen zu verstehen, die den Anforderungen von DORA entsprechen. Indem sie dies tun, schützen sie sich nicht nur vor Bußgeldern, sondern gewährleisten auch die operationelle Stabilität und erhalten das Vertrauen der Kunden. Dieser Artikel wird sich mit den sieben essentiellen DORA-Richtlinienvorlagen befassen, die jede Finanzinstitution zur Erfüllung von Anforderungen und effektiver Minimierung von Risiken aufstellen muss.

Das Kernproblem

Die Richtlinie zur operationellen Stabilität und prudenzialen Regulation (DORA) wurde eingeführt, um die operationelle Stabilität von Finanzentitäten zu erhöhen und sicherzustellen, dass sie ICT-bezogene Störungen ertragen, beantworten und überwinden können. Jedoch unterschlagen sich viele Organisationen irrtümlich die Compliance als eine oberflächliche Aufgabe, die sich nur auf die Erstellung von Richtliniendokumenten konzentriert, ohne die Prinzipien in ihre operativen Praktiken einzubetten.

Diese Übersicht kann zu erheblichen finanziellen und operativen Kosten führen. So schätzte eine Studie der Europäischen Bankenbehörde (EBA), dass ein einzelnes großes betriebliches Ereignis eine Finanzinstitution bis zu 25 Millionen EUR kosten kann, ohne die langfristige Schädigung des Rufs und den Verlust des Kundenvertrauens zu berücksichtigen. Darüber hinaus kann die Zeit, die für die Behebung von Compliance-Problemen aufgewendet wird, Ressourcen von den Kerngeschäftstätigkeiten abziehen und die Wettbewerbsfähigkeit der Institution beeinträchtigen.

Darüber hinaus kann eine fehlgeschlagene Umsetzung effektiver ICT-Risikomanagement-Frameworks zu regulatorischen Sanktionen führen. Wie bereits erwähnt, kann die ECB Sanktionen bis zu 10 Millionen EUR oder bis zu 5% des Gesamtjahresumsatzes für nicht konforme Einheiten auferlegen. Diese finanzielle Last kann insbesondere für kleinere Institute mit begrenzten Ressourcen schädlich sein.

In Bezug auf regulatorische Referenzen sagt Artikel 6(1) von DORA eindeutig, dass Finanzentitäten ein ICT-Risikomanagement-Framework aufrechterhalten müssen. Darüber hinaus erfordert Artikel 6(2), dass diese Frameworks Prozesse zur Risikoidentifizierung, -bewertung, -überwachung und -minderung einschließen. Jedoch sind viele Organisationen nicht in der Lage, diese Prozesse effektiv umzusetzen, konzentrieren sich nur auf die Erstellung von Richtliniendokumenten und betten die Prinzipien nicht in ihre operativen Praktiken ein.

Warum ist dies jetzt dringend

Die Dringlichkeit, mit der Finanzinstitutionen ihre Vorgehensweise hinsichtlich der DORA-Compliance angehen, wurde durch kürzlich aufgetretene regulatorische Änderungen und Maßnahmen verschärft. Zum Beispiel verhängte die ECB 2022 eine Geldbuße von 6,5 Millionen EUR gegen eine europäische Bank, die ICT-Risiken nicht angemessen verwaltete. Dieser Fall dient als harter Mahner der Folgen der Nichteinhaltung der DORA-Richtlinien.

Darüber hinaus besteht zunehmend ein Marktdruck auf Finanzinstitutionen, um die Einhaltung von Vorschriften wie DORA zu demonstrieren. Kunden und Partner verlangen Zertifizierungen und Belege für die operationelle Stabilität, wodurch die Compliance zum Wettbewerbsvorteil wird. Nicht konforme Organisationen riskieren, Geschäftschancen zu verlieren und auf dem Markt zurückzubleiben.

Darüber hinaus besteht ein erheblicher Unterschied zwischen dem, wo die meisten Organisationen sind, und dem, wo sie sein müssen. Eine Umfrage der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) im Jahr 2021 ergab, dass nur 30% der Finanzinstitutionen robuste ICT-Risikomanagement-Frameworks gemäß den Richtlinien von DORA implementiert hatten. Dies bedeutet, dass eine Mehrheit der Organisationen weiterhin Gefahr läuft, nicht konform zu sein und die damit verbundenen Sanktionen zu erleiden.

Zusammenfassend besteht die Notwendigkeit, dass Finanzinstitutionen robuste DORA-Richtlinienvorlagen entwickeln und aufrechterhalten, mehr dringend als je zuvor. Indem sie dies tun, können sie nicht nur regulatorische Sanktionen vermeiden, sondern auch ihre operationelle Stabilität erhöhen, das Kundenvertrauen aufrechterhalten und einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt gewinnen. In den nächsten Abschnitten werden wir uns den sieben essentiellen DORA-Richtlinienvorlagen widmen, die jede Finanzinstitution zur effektiven Bewältigung dieser Herausforderungen aufstellen muss.

Das Lösungsframework

Eine robuste Lösung zur effektiven Verwaltung von ICT-Risiken, wie von Artikel 6(1) von DORA vorgeschrieben, erfordert einen umfassenden, strukturierten Ansatz. Das Framework umfasst mehrere entscheidende Schritte, die jeweils spezifische regulatorische Anforderungen und Risikomanagementstrategien adressieren.

Schritt 1: Durchführen einer Risikobewertung

Zunächst müssen Finanzentitäten eine gründliche Risikobewertung durchführen, um potenzielle ICT-Risiken zu identifizieren. Dieser Prozess umfasst die Analyse der aktuellen ICT-Infrastruktur der Institution und die Identifizierung möglicher Schwachstellen. Die Risikobewertung sollte mit Artikel 7 von DORA übereinstimmen, der Institutionen verpflichtet, die Risiken in Bezug auf ihre Betriebe, einschließlich derjenigen, die ICT betreffen, zu bewerten.

Schritt 2: Entwicklung von Richtlinienvorlagen

Nach der Risikobewertung sollten Richtlinienvorlagen entwickelt werden, die die identifizierten Risiken umfassen. Diese Vorlagen sollten umfassend sein und alle Aspekte des ICT-Risikomanagements abdecken. Für jedes Risiko sollte eine entsprechende Richtlinie geben, die die Maßnahmen zur Minderung darlegt. Die Richtlinien sollten den Anforderungen von Artikel 6(2) von DORA entsprechen, der Einheiten verpflichtet, Richtlinien zur effektiven Verwaltung von ICT-Risiken einzurichten und aufrechtzuerhalten.

Schritt 3: Umsetzung der Richtlinien

Sobald die Richtlinien entwickelt wurden, besteht der nächste Schritt darin, sie in der gesamten Organisation umzusetzen. Dies beinhaltet die Schulung des Personals, die Integration der Richtlinien in die Betriebe der Institution und die Sicherstellung der Compliance auf allen Ebenen. Die Umsetzungsphase sollte mit Artikel 6(3) von DORA übereinstimmen, der Finanzentitäten verpflichtet, effektive Prozesse zur Anwendung ihrer Richtlinien aufzuweisen.

Schritt 4: Dauerhafte Überwachung und Überprüfung

Schließlich sind dauerhafte Überwachung und regelmäßige Überprüfungen unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Richtlinien weiterhin wirksam sind. Dies beinhaltet die Bewertung der Effektivität der Richtlinien, die Identifizierung neuer Risiken und die entsprechende Aktualisierung der Richtlinien. Dieser Prozess sollte den Anforderungen von Artikel 8 von DORA entsprechen, der Institutionen verpflichtet, Prozesse für die dauerhafte Überwachung und Überprüfung ihres Risikomanagement-Frameworks aufrechtzuerhalten.

Was "Gut" ausmacht

Im praktischen Sinne bedeutet ein "gutes" ICT-Risikomanagement gemäß DORA einen dynamischen, sich ständig weiterentwickelnden Prozess. Es geht nicht nur darum, Kästchen anzukreuzen, sondern sicherzustellen, dass die Richtlinien wirksam, aktuell und umfassend sind. Dieser Ansatz erfüllt nicht nur regulatorische Anforderungen, sondern erhöht auch die allgemeine Resistenz der Institution gegenüber ICT-Risiken.

Zu vermeidende häufige Fehler

Trotz der Klarheit der Vorschriften stossen viele Finanzentitäten bei der Umsetzung der ICT-Risikomanagementanforderungen von DORA auf Schwierigkeiten. Hier sind einige häufige Fehler, die zu vermeiden sind:

1. Fehlende umfassende Risikobewertung:

Viele Organisationen führen eine Risikobewertung in Eile durch, ohne ihre ICT-Infrastruktur gründlich zu untersuchen. Dies führt zu Richtlinien, die nicht mit den tatsächlichen Risiken übereinstimmen. Um dies zu vermeiden, führen Sie eine detaillierte, umfassende Risikobewertung durch, die jeden Aspekt der ICT-Umgebung der Institution untersucht.

2. Unzureichende Richtlinienentwicklung:

Einige Einheiten entwickeln unvollständige Richtlinien oder lassen bestimmte Risiken unberücksichtigt. Dies kann zu einer Nichtkonformität mit den Anforderungen von DORA führen. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass jedes identifizierte Risiko eine entsprechende Richtlinie hat, die detaillierte Minderungsmaßnahmen darlegt.

3. Schlecht durchgeführte Richtlinienumsetzung:

Auch mit gut entwickelten Richtlinien sind viele Organisationen nicht in der Lage, sie effektiv umzusetzen. Dies geht oft auf unzureichende Personalschulung oder mangelnde Integration in die Betriebe der Institution zurück. Um dies zu mildern, stellen Sie sicher, dass das Personal angemessen geschult wird und dass die Richtlinien in die Prozesse der Institution integriert werden.

Werkzeuge und Ansätze

Es gibt verschiedene Werkzeuge und Ansätze, die Organisationen zur effektiven Verwaltung ihres ICT-Risikomanagement-Frameworks einsetzen können. Hier ist eine Übersicht über einige gängige Optionen:

Manuelle Vorgehensweise:

Vorteile:

• Kann auf die spezifischen Bedürfnisse der Institution abgestimmt werden.
• Bietet ein detailliertes, handgeführtes Verständnis der ICT-Risiken der Institution.

Nachteile:

• Zeitaufwendig.
• Anfällig für menschlichen Fehler.
• Schwer zu pflegen und konsequent zu aktualisieren.

Wann es funktioniert:

• Kleine Institute mit begrenzten ICT-Risiken und Ressourcen.
• Institute, die einen hohen Grad an Kontrolle über ihren Risikomanagementprozess wünschen.

Tabellenkalkulations-/GRC-Vorgehensweise:

Vorteile:

• Strukturierter als eine manuelle Vorgehensweise.
• Einfach zu pflegen und zu aktualisieren.

Nachteile:

• Immer noch anfällig für menschlichen Fehler.
• Schwer in andere Systeme und Prozesse zu integrieren.

Wann es funktioniert:

• Größere Institute mit komplexeren ICT-Risiken.
• Institute, die einen strukturierteren Ansatz benötigen, aber keine vollständige Automatisierung benötigen.

Automatisierte Compliance-Plattformen:

Vorteile:

• Reduziert das Risiko menschlicher Fehler.
• Einfach zu pflegen und zu aktualisieren.
• Kann in andere Systeme und Prozesse integriert werden.

Nachteile:

• Erfordert eine anfängliche Investition.
• Die Wirksamkeit hängt von der Qualität der Plattform ab.

Wann es funktioniert:

• Große Institute mit komplexen ICT-Risiken.
• Institute, die einen effizienteren, konsistenteren Ansatz zur Verwaltung ihres Risikomanagement-Frameworks wünschen.

Beim Auswählen einer automatisierten Compliance-Plattform suchen Sie nach Funktionen wie künstlicher Intelligenz zur Richtlinienerstellung, automatisierter Beweisbeschaffung und Geräteüberwachung. Matproof zum Beispiel bietet diese Funktionen und ist speziell für EU-Finanzdienstleistungen gebaut, wodurch eine 100%ige EU-Datenresidenz und Compliance mit regionalen Vorschriften gewährleistet ist. Es ist jedoch wichtig, eine Plattform auszuwählen, die den spezifischen Bedürfnissen und Ressourcen Ihrer Institution am besten entspricht.

Erste Schritte: Ihre nächsten Maßnahmen

Um Ihre Finanzinstitution mit DORA auszurichten und Compliance sicherzustellen, befolgen Sie diese fünf Schritte in dieser Woche:

1. Überprüfen Sie bestehende Richtlinien: Führen Sie eine anfängliche Bewertung Ihrer aktuellen Richtlinien im Vergleich zu den Anforderungen von DORA durch. Achten Sie insbesondere auf Artikel 6(1), der ein robustes ICT-Risikomanagement-Framework erfordert.

2. Zuweisen von Verantwortung: Weisen Sie ein dediziertes Team oder eine Einzelperson zu, die für die Richtlinienentwicklung und Compliance verantwortlich ist. Diese Person oder Gruppe wird mit den Rechts-, IT- und Risikoabteilungen zusammenarbeiten.

3. Aktualisieren Sie Ihre Dokumentation: Basierend auf Ihrer Bewertung beginnen Sie mit dem Aktualisieren Ihrer Richtlinien, um den spezifischen Anforderungen von DORA gerecht zu werden. Verwenden Sie Artikel 4(6) als Ausgangspunkt, der sich auf ICT-Risikomanagement und Vorgangsberichterstattungsverfahren konzentriert.

4. Beraten Sie sich in offiziellen Ressourcen: Beziehen Sie sich auf offizielle EU- und national regulatorische Publikationen wie die "Leitlinien der EBA zur ICT- und Sicherheitsrisikomanagement" und die "sektorspezifischen IT-Richtlinien von BaFin für Finanzdienstleistungen". Diese Dokumente bieten detaillierte Anleitungen zum Erreichen der Standards von DORA.

5. Implementieren Sie eine Compliance-Automatisierungsplattform: Erwägen Sie Plattformen wie Matproof, die künstliche Intelligenz zur Richtlinienerstellung und automatisierte Beweisbeschaffung anbieten, um den Prozess zu erleichtern und kontinuierliche Compliance sicherzustellen.

Sollten Sie externe Expertise benötigen, wenn Ihr internes Team nicht über die Kapazität oder Fachkunde verfügt, sollten Sie dies in Betracht ziehen. Andernfalls können interne Bemühungen kosteneffizienter sein. Ein schneller Erfolg innerhalb von 24 Stunden könnte die Zuweisung der Verantwortung für die DORA-Compliance an ein dediziertes Teammitglied sein.

Häufig gestellte Fragen

F: Können wir unsere bestehenden Richtlinien einfach so aktualisieren, dass sie den Anforderungen von DORA gerecht werden?

A: Obwohl das Aktualisieren bestehender Richtlinien entscheidend ist, reicht das nicht aus. DORA stellt neue Standards vor, insbesondere im Bereich des ICT-Risikomanagements (Artikel 6(1)). Sie müssen eine gründliche Lückenanalyse zwischen Ihren aktuellen Richtlinien und den Anforderungen von DORA durchführen. Dies geht über das bloße Aktualisieren hinaus; es erfordert eine umfassende Überprüfung, um vollständige Übereinstimmung zu gewährleisten.

F: Wie entscheiden wir, welche Richtlinien wir priorisieren sollen?

A: Priorisieren Sie Richtlinien, die den größten Einfluss auf Ihr ICT-Risikomanagement-Framework haben, wie es Artikel 6(1) vorschreibt. Richtlinien im Zusammenhang mit Datenschutz, Vorgangsberichterstattung (Artikel 4(6)) und Geschäftskontinuität sind entscheidend. Behandeln Sie diese zuerst, da sie das Rückgrat Ihrer Compliance bilden.

F: Was sind die Folgen der Nichteinhaltung von DORA?

A: Eine Nichteinhaltung kann zu hohen Bußgeldern und Sanktionen führen. Laut Artikel 34 können Finanzinstitutionen Bußgelder bis zu 10.000.000 EUR oder bis zu 20% ihres Gesamtjahresumsatzes, abhängig davon, was höher ist, in Rechnung gestellt werden. Darüber hinaus kann wiederholte Nichteinhaltung zu Schädigung des Rufs und Verlust des Kundenvertrauens führen.

F: Wie können wir sicherstellen, dass unsere Richtlinien stets mit DORA konform sind?

A: Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Richtlinien, um eventuelle Änderungen in DORA oder zugehörigen Vorschriften zu berücksichtigen. Darüber hinaus kann die Implementierung einer Compliance-Automatisierungsplattform wie Matproof bei der automatisierten Richtlinienerstellung, Beweisbeschaffung und dauerhaften Überwachung helfen, um eine kontinuierliche Compliance sicherzustellen.

F: Welche Rolle spielt das Management in der DORA-Compliance?

A: Das Management spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Compliance, wie es Artikel 5 vorschreibt. Sie müssen ein effektives Governance-Framework einrichten und aufrechterhalten, einschließlich der Definition der Risikotoleranz und der Gewährleistung, dass die Richtlinien, Verfahren und Prozesse den Anforderungen von DORA entsprechen.

Schlüsselerkenntnisse

• DORA-Compliance ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der regelmäßige Richtlinienaktualisierungen und Überwachung erfordert.
• Priorisieren Sie Richtlinien, die direkt auf Ihr ICT-Risikomanagement-Framework einwirken, wie es Artikel 6(1) vorschreibt.
• Regelmäßige Bewertungen im Einklang mit den Standards von DORA sind unerlässlich, um die Compliance aufrechtzuerhalten und hohe Bußgelder zu vermeiden.
• Eine Compliance-Automatisierungsplattform wie Matproof kann den Prozess der Richtlinienerstellung und Beweisbeschaffung erheblich erleichtern.
• Handeln Sie jetzt, indem Sie Ihre Richtlinien überprüfen, klare Zuständigkeiten zuweisen und bei Bedarf auf Experten zurückgreifen.

Für eine kostenlose Bewertung Ihrer aktuellen Richtlinien im Vergleich zu den Anforderungen von DORA wenden Sie sich an Matproof unter https://matproof.com/contact.