Cosa significa DORA nella pratica? Una guida per i team di compliance

Introduzione

Nel 2023, l'Unione Europea ha raggiunto un importante traguardo con l'approvazione delle modifiche al Regolamento (UE) 2019/2034, noto anche come Digital Operational Resilience Act (DORA). Questo regolamento mira a migliorare la resilienza IT e operativa dei fornitori di servizi finanziari europei, richiedendo un approccio completo alla valutazione e gestione dei rischi. L'articolo 6, paragrafo 1 di DORA richiede alle aziende finanziarie di mantenere un sistema di gestione dei rischi delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ICT), che viene spesso considerato come un semplice esercizio di spunta. Tuttavia, questa interpretazione superficiale può esporre la vostra organizzazione a significativi rischi di compliance e potenziali sanzioni fino a 2 miliardi di EUR*.

L'importanza di DORA va ben oltre un semplice sistema di checklist per la compliance. Essa riguarda tutti gli aspetti del settore dei servizi finanziari e minaccia la stabilità dell'intera economia europea. La conformità a queste normative è quindi fondamentale per ogni organizzazione che offre servizi finanziari nell'UE. Questa guida vi aiuterà a implementare i requisiti di DORA nella pratica e a evitare potenziali problemi di compliance.

*Fonte: BaFin

Il Problema Centrale

Le sfide associate all'implementazione di DORA sono complesse e di vasta portata. Molte aziende interpretano i requisiti come un mero compito di compliance, volto a soddisfare solo le normative minime. Tuttavia, DORA richiede molto più della semplice compliance. Essa richiede una revisione e un'overhaul fondamentali dell'infrastruttura e dei processi ICT della vostra organizzazione.

Ciò ha comportato costi enormi per le aziende. Uno studio condotto dall'Ufficio federale per la sicurezza delle informazioni (BSI) ha rivelato che l'applicazione di DORA potrebbe aumentare i costi di compliance e gestione dei rischi nel settore finanziario fino al 30%. Ciò corrisponde a un onere aggiuntivo di fino a 2,1 miliardi di EUR all'anno* per il settore.

Tuttavia, i costi non sono solo di natura finanziaria. L'implementazione di DORA richiede anche un notevole investimento di tempo e risorse. L'applicazione del framework di gestione dei rischi ICT da sola può richiedere diversi mesi, e un'implementazione inadeguata può portare a una significativa perdita di fiducia del mercato e reputazione. Inoltre, le violazioni della compliance possono causare un'interruzione operativa che può compromettere la capacità di business della vostra organizzazione.

Tuttavia, non è solo il peso finanziario che le aziende dovrebbero considerare. L'articolo 45 di DORA richiede che le aziende finanziarie documentino e conservino la loro compliance con le normative. Ciò significa che devono dimostrare di soddisfare i requisiti di DORA, il che richiede ulteriori sforzi.

*Fonte: BSI

Perché è Urgente Ora

La necessità di implementare DORA nella pratica è sempre più urgente. In primo luogo, l'Unione Europea ha riscontrato nel 2023 diverse violazioni delle normative esistenti, infliggendo sanzioni fino a 20 milioni di EUR. Questi casi hanno dimostrato che il settore finanziario ha ancora difficoltà a soddisfare efficacemente i requisiti dell'UE. In secondo luogo, i requisiti di compliance e sicurezza nel settore finanziario sono aumentati con la digitalizzazione. I clienti si aspettano sempre di più che i loro fornitori di servizi finanziari rispettino standard internazionali come SOC 2, ISO 27001 e GDPR.

L'implementazione di DORA è anche una questione di competitività. Le aziende finanziarie che non soddisfano i requisiti di DORA sono svantaggiate. Non solo possono rischiare sanzioni e multe fino a 2 miliardi di EUR*, ma anche la perdita di clienti e quote di mercato. Infine, le aziende che rispettano DORA possono dimostrare la loro solidità e affidabilità, un fattore cruciale per i clienti che cercano servizi finanziari sicuri e affidabili.

Considerando queste sfide, è tempo che i team di compliance prendano sul serio i requisiti di DORA e sviluppino una strategia informata per l'implementazione. Nei prossimi capitoli di questa guida, approfondiremo come fare per garantire la compliance con DORA e minimizzare i rischi per la vostra organizzazione. Rimanete sintonizzati per saperne di più sull'implementazione di DORA nella pratica e rendere la vostra organizzazione pronta per il futuro.

*Fonte: BaFin

Il Framework di Soluzione

Nella pratica, affrontare il Digital Operational Resilience Act (DORA) significa adottare un approccio approfondito e proattivo ai rischi informatici e tecnologici. Un approccio graduale, basato sui requisiti di compliance, è fondamentale per l'implementazione di successo di DORA. In questo articolo, vi offriamo una guida che può aiutarvi a soddisfare i requisiti di DORA e gestire i rischi in modo efficace.

Passo 1: Valutazione dei Rischi

Come primo passo, dovreste condurre una valutazione dei rischi completa, basata sugli articoli 6(1) e 29, paragrafo 1 di DORA. In questo processo, dovreste identificare e valutare tutti i rischi ICT rilevanti, inclusi i rischi tecnologici, operativi e strategici. Questa valutazione dovrebbe anche considerare i potenziali impatti sui processi e le strategie aziendali della vostra azienda, così come i potenziali effetti sull'economia europea e sulla protezione dei consumatori.

Passo 2: Dati di Riferimento sui Rischi ICT

Dopo la valutazione dei rischi, dovreste, in base all'articolo 6(1) di DORA, istituire un sistema di dati di riferimento sui rischi ICT. Questo sistema dovrebbe essere in grado di memorizzare e conservare tutte le informazioni sui rischi rilevanti. Dovrebbe anche includere meccanismi per monitorare e valutare i rischi ICT, che devono essere costantemente aggiornati.

Passo 3: Strategia di Gestione dei Rischi

La terza fase comporta lo sviluppo di una strategia di gestione dei rischi completa secondo l'articolo 29, paragrafo 1 di DORA. Questa strategia dovrebbe includere misure specifiche per identificare, valutare, monitorare e controllare i rischi ICT. Dovrebbe anche definire chiaramente le responsabilità e i ruoli all'interno dell'azienda e chiarire i percorsi di comunicazione ed escalation.

Passo 4: Audit e Monitoraggio

Nella quarta fase, dovrebbero essere condotti audit e monitoraggi regolari per valutare l'efficacia dell'implementazione di DORA. Ciò include la verifica della compliance con i requisiti di DORA e la valutazione dei meccanismi di identificazione e valutazione. Dovreste costantemente prestare attenzione a nuove tecnologie e potenziali rischi che possono svilupparsi.

Un buon esempio di implementazione di DORA, a differenza di una semplice "percentuale di successo", includerebbe un'integrazione coerente delle misure di compliance nei processi aziendali della vostra azienda. Ciò significa che la compliance non è vista solo come una reazione tardiva ai cambiamenti legislativi, ma come una parte integrante della pianificazione strategica e del processo decisionale della vostra azienda.

Errori Comuni da Evitare

È importante comprendere quali errori le aziende commettono frequentemente quando cercano di implementare i requisiti di DORA. Ecco gli errori più comuni e i suggerimenti su come evitarli:

Errore 1: Valutazione dei Rischi Inadeguata

Molte organizzazioni conducono una valutazione dei rischi superficiale e non identificano tutti i rischi rilevanti. Ciò può portare a trascurare aspetti importanti dei rischi ICT. Invece, dovreste, come richiesto nell'articolo 29, paragrafo 1 di DORA, condurre una valutazione dei rischi completa che copra tutti gli aspetti delle vostre attività.

Errore 2: Comunicazione dei Rischi Mancante o Inadeguata

In alcuni casi, le aziende non comunicano in modo efficace le loro valutazioni e strategie sui rischi ai soggetti interessati. Ciò può portare a malintesi e a una compliance inadeguata. Come richiesto nell'articolo 6(1) di DORA, dovreste sviluppare una strategia di comunicazione accurata che consideri tutti gli stakeholder.

Errore 3: Monitoraggio e Audit Inadeguati

Un altro errore comune è il monitoraggio e l'audit inadeguati dell'implementazione di DORA. Le aziende che commettono questo errore spesso non creano meccanismi per verificare l'efficacia delle loro misure di compliance. In base ai requisiti di DORA, dovreste istituire audit e monitoraggi regolari per garantire che le vostre misure soddisfino i requisiti legali.

Strumenti e Approcci

La decisione su quale strumento o approccio utilizzare per soddisfare i requisiti di DORA dipende da vari fattori, come la dimensione della vostra azienda, la complessità delle vostre attività e le risorse disponibili.

Approccio Manuale

L'approccio manuale ha il vantaggio di essere flessibile e adattabile. Vi consente di affrontare requisiti specifici e di incorporare un'attenzione personale nelle misure di compliance. Tuttavia, ha anche i suoi svantaggi, come la potenziale imprecisione e l'elevato costo e tempo delle misure di compliance manuali.

Soluzioni Spreadsheet/GRC

Le soluzioni Spreadsheet o Governance, Risk and Compliance (GRC) offrono un metodo più automatizzato rispetto all'approccio puramente manuale. Vi consentono di memorizzare e gestire i dati in modo centralizzato. Tuttavia, la loro principale limitazione è che spesso non riescono a coprire completamente i requisiti dinamici di DORA, specialmente nella gestione dei rischi tecnologici e nell'integrazione nei processi operativi.

Piattaforme di Compliance Automatizzate

Piattaforme di compliance automatizzate come Matproof offrono una serie di vantaggi. Possono ad esempio consentire l'automazione delle misure di compliance e la raccolta di prove di compliance dai fornitori di servizi cloud. Offrono anche una conservazione dei dati al 100% nell'UE e sono progettate specificamente per le esigenze del settore dei servizi finanziari europei. Aspetti importanti da considerare nella scelta di una piattaforma di compliance automatizzata includono l'usabilità, la capacità di integrazione nei vostri sistemi esistenti e la capacità di implementare rapidamente e efficacemente le modifiche normative.

In sintesi, è fondamentale che prendiate la vostra decisione basandovi sulle vostre esigenze specifiche. Gli strumenti automatici possono essere di grande aiuto, specialmente quando si tratta di ridurre la complessità e aumentare l'efficienza, ma non dovrebbero essere considerati come una soluzione unica per tutte le sfide di compliance. La migliore strategia di compliance è quella che combina strumenti manuali e automatizzati e si adatta alle vostre esigenze individuali.

Iniziare: I Vostri Prossimi Passi

Per iniziare con successo l'implementazione di DORA, avete un chiaro piano d'azione con cinque passi che potete attuare questa settimana:

1. Conoscere a fondo i requisiti: Leggete le pubblicazioni ufficiali dell'UE e della BaFin su DORA per comprendere i requisiti legali. Ecco alcune risorse che possono aiutarvi:

• Il regolamento DORA corretto sul sito web dell'UE per cogliere i dettagli delle disposizioni legali.
• Le linee guida DORA della BaFin per istruzioni di implementazione e best practices.

2. Adempiere ai framework di compliance: Valutate i vostri attuali metodi di valutazione dei rischi ICT e assicuratevi che soddisfino i requisiti di DORA.

3. Identificare aree critiche: Cercate vulnerabilità nel vostro attuale sistema di compliance e identificate le aree che richiedono un'azione immediata.

4. Analisi delle esigenze di supporto esterno: Valutate se avete bisogno di competenze esterne per accelerare l'implementazione e aumentare l'efficienza.

5. Creare un piano di compliance dettagliato: Sviluppate una roadmap che contenga obiettivi e scadenze specifiche per soddisfare i requisiti di DORA.

Come successo rapido, potete avviare un audit veloce dello stato attuale della compliance e identificare azioni immediate per adeguarvi alla normativa DORA entro le prossime 24 ore.

Domande Frequenti

Domanda 1: Quali aree della nostra organizzazione dobbiamo considerare prioritariamente nell'implementazione di DORA?

Risposta: DORA articolo 6(1) Dovete rivedere la vostra valutazione dei rischi ICT e assicurarvi che soddisfi tutti i requisiti del regolamento DORA. Ciò include la sicurezza IT, la protezione dei dati secondo il GDPR, la continuità aziendale e la struttura organizzativa. Dovreste anche valutare gli impatti di una possibile crisi o di un attacco informatico e avere un piano di gestione delle crisi.

Domanda 2: Come posso garantire che la mia organizzazione segua le normative sulla protezione dei dati di DORA?

Risposta: Per la protezione dei dati, è significativo l'articolo 28 di DORA. Dovete nominare un responsabile della protezione dei dati, responsabile della conformità alle leggi sulla protezione dei dati e della consulenza all'organizzazione in merito a possibili violazioni. Inoltre, dovete nominare un responsabile della protezione dei dati se la vostra organizzazione ha più di 250 dipendenti o se il trattamento dei dati rappresenta un rischio per i diritti e le libertà delle persone interessate.

Domanda 3: Devo richiedere consulenza esterna o posso gestirlo internamente?

Risposta: La decisione di richiedere consulenza esterna o di gestire l'implementazione internamente dipende dalla dimensione della vostra organizzazione, dalla vostra attuale politica di compliance e dalle vostre risorse. Se la vostra organizzazione ha già lavorato in passato con framework di compliance simili e dispone di competenze interne sufficienti, potete organizzare l'implementazione internamente. In caso contrario, è consigliabile assumere esperti esterni che abbiano conoscenze specializzate sui requisiti di DORA e che possano aiutarvi a completare il processo in modo efficiente e tempestivo.

Domanda 4: Come posso migliorare la collaborazione tra i team di compliance e i reparti IT nell'implementazione di DORA?

Risposta: Una collaborazione efficace tra i team di compliance e i reparti IT è fondamentale per implementare con successo la normativa DORA. Stabilite un canale di comunicazione interdisciplinare che consenta ai team di condividere le proprie preoccupazioni, sfide e progressi. Organizzate workshop e corsi di formazione per migliorare la comprensione dei requisiti di DORA sia nel team di compliance che in quello IT. Assicuratevi che sia la compliance che l'IT abbiano ruoli e responsabilità chiari e che collaborino strettamente nella pianificazione strategica e nell'implementazione.

Domanda 5: Come posso aumentare l'efficienza delle verifiche e delle valutazioni di compliance?

Risposta: L'efficienza delle verifiche e delle valutazioni di compliance può essere migliorata utilizzando la tecnologia, in particolare attraverso strumenti automatizzati come il sistema di automazione della compliance di Matproof. Con la creazione di politiche supportate da AI, la raccolta automatizzata di prove dai fornitori di servizi cloud e agenti di compliance per il monitoraggio dei dispositivi, potete ottimizzare i vostri flussi di lavoro di compliance e risparmiare tempo. In particolare per le organizzazioni più piccole o se lavorate con risorse limitate, tali strumenti possono semplificare notevolmente le verifiche e le valutazioni di compliance rendendole più efficaci.

Messaggi Chiave

Per implementare con successo la normativa DORA, è fondamentale comprendere a fondo i requisiti legali e sviluppare un chiaro piano d'azione per l'implementazione. La collaborazione e la comunicazione tra i team di compliance e i reparti IT sono essenziali. L'assistenza tecnologica come quella fornita da Matproof può aiutarvi a ottimizzare i flussi di lavoro di compliance e a rendere più efficiente il rispetto dei requisiti di DORA. Se avete bisogno di aiuto per l'implementazione di DORA, Matproof offre una valutazione gratuita.