DORA-Einführung: Von null zu konform in zwölf Wochen

Einleitung

Während es durchaus legitime Gründe gibt, warum einige Organisationen möglicherweise den traditionellen Weg der Compliance einschlagen, ist die Notwendigkeit einer agileren und wirksameren Umsetzung von DORA (Digital Operational Resilience Act) in der europäischen Finanzbranche unverkennbar. In einer Zeit, in der digitale Risiken und die Anforderungen der Finanzaufsicht stetig zunimmt, kann die Einhaltung von DORA nicht länger als Optionales angesehen werden. Die Folgen von Fehlschlägen – wie Bußgelder, Audit-Misserfolge, Betriebsstörungen und Schädigung des Unternehmensansehens – sind schmerzlich und können schwerwiegende Auswirkungen auf das Geschäftsmodell haben.

Dieses Thema ist von großer Bedeutung, insbesondere für Sie als Compliance-Experte, CISO oder IT-Leiter in einer Finanzinstitution, die sich auf Europa ausrichtet. In diesem Beitrag werden wir zusammenhängende strategische und taktische Schritte analysieren, die Ihre Organisation in die Lage versetzen, innerhalb von zwölf Wochen von null zu vollständiger Compliance mit DORA zu kommen.

Das Kernproblem

Die Oberflächenbeschreibung von DORA-Einführungen, die manchmal als ein einfacher Prozess verkauft werden, deckt die tatsächlichen Herausforderungen und Kosten oft nicht ab. Organisationen, die sich auf das traditionelle Compliance-Modell verlassen, risikoieren nicht nur unzureichende Compliance, sondern auch den Verlust beträchtlicher Summen an Geld, Zeit und Risikoexposition.

Ein Hauptfehler vieler Organisationen ist die Unfähigkeit, die Komplexität der Anforderungen von DORA und die Notwendigkeit einer umfassenden strategischen Überarbeitung zu erkennen. Zu viele versuchen, Compliance-Maßnahmen in bestehende Prozesse einzubinden, ohne die tiefgreifenden Veränderungen zu berücksichtigen, die DORA erfordert. Dies kann zu einer unzureichenden Identifizierung von Risikopunkten und einer ineffizienten Nutzung von Ressourcen führen. Da DORA spezifische Anforderungen an die technische und organisatorische Sicherheit und deren ständige Überwachung stellt, kann eine zu oberflächliche Umsetzung zu schwerwiegenden Konsequenzen führen.

Um die Realität zu illustrieren: Gemäß der BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) können Fehlkonfigurationen und fehlende Überwachung von Sicherheitsprotokollen im Durchschnitt EUR 1.000.000 pro Vorfall kosten. Darüber hinaus kann die Nichtbeachtung von DORA-Richtlinien, wie sie in Artikel 6(1) dargelegt, zu einermultilineare Verpflichtung des Finanzsektors, sichere digitale Infrastrukturen aufzubauen und aufrechtzuerhalten, zu Bußgeldern von bis zu 6,5 Millionen Euro führen.

Warum dies jetzt dringend ist

Die jüngsten regulatorischen Veränderungen und Ermahnungen haben gezeigt, dass die Finanzaufsicht in Europa die Einhaltung von DORA ernst nimmt und Organisationen, die nicht auf den aktuellen Compliance-Standards aufbauen, in die Enge getrieben werden. Kunden verlangen verstärkt nach Zertifizierungen und Compliance-Zeugnissen, da sie wissen, dass dies für ihre Sicherheit und den Schutz ihrer Daten von großer Bedeutung ist. Die Konkurrenten, die schnell auf diese Anforderungen reagieren, gewinnen einen Wettbewerbsvorteil und können den Marktanteil ausbauen.

Die Kluft zwischen der aktuellen Lage der meisten Organisationen und den erforderlichen Standards ist beträchtlich. Dazu trägt bei, dass viele Unternehmen erst jetzt mit der Umsetzung von DORA beginnen oder noch in der Planungsphase sind. Um den Compliance-Zeitplan einzuhalten und die Vorschriften innerhalb von zwölf Wochen zu erfüllen, ist es entscheidend, sofortige und entschlossene Maßnahmen zu ergreifen. Ohne eine rasche Reaktion riskieren Organisationen nicht nur regulatorische Sanktionen, sondern auch langfristige Schäden an ihrem Marktwert und ihrer Kundentreue.

In diesem Beitrag werden wir einen detaillierten Projektplan präsentieren, der darauf abzielt, Ihre Organisation effizient und effektiv auf den Weg zur Compliance mit DORA zu bringen. Wir werden auch auf die technischen, organisatorischen und strategischen Schritte eingehen, die notwendig sind, um die Compliance in einem Zeitraum von zwölf Wochen sicherzustellen.

Die Lösungsmethodik

Eine schrittweise Vorgehensweise, um die Umsetzung der DORA (Direktive über das.operationnelle Risiko im Bereich der banken- und versicherungsunternehmen) effektiv zu gestalten, muss zunächst von einer gründlichen Kenntnis der gesetzlichen Vorgaben ausgehen. Die Hauptanforderungen der DORA, wie sie unter anderem in Artikel 70 Absatz 7 festgelegt sind, betreffen die Erstellung eines Risikomanagementplans, die Evaluierung von managementprozessen und die regelmäßige Überwachung von Risiken.

Die "gute" Umsetzung im Gegensatz zur reinen "Mindestanforderungen"-Erfüllung setzt voraus, dass Sie nicht nur die notwendigen Dokumente erstellen, sondern auch die interne Kommunikation und die Schulung der Mitarbeiter einbeziehen. Dies schließt auch regelmäßige Audits und die kontinuierliche Anpassung des Risikomanagements an sich verändernde Bedrohungslagen ein.

Um die erfolgreiche Umsetzung in 12 Wochen zu erreichen, empfehlen wir folgende Schritte:

1. Analyse und Abstimmung der organisatorischen Struktur: Identifizieren Sie die relevanten Abteilungen und ihre Zuständigkeiten gemäß DORA. Beginnen Sie mit einer Risikoanalyse gemäß DORA Artikel 70 Absatz 2.

2. Risikobewertung und -managementplan: Aufbau und Dokumentation eines detaillierten Risikomanagementplans, der alle Aspekte des DORA-Risikos abdeckt.

3. Implementierung der internen Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen: Indem Sie Schulungen und Workshops anbieten, tragen Sie zur Verbesserung der Compliance und zum Verständnis der DORA-Vorgaben bei.

4. Datensammlung und -bewertung: Sammeln Sie die erforderlichen Daten gemäß DORA und bewerten Sie diese im Hinblick auf Risiken.

5. Testen und Anpassen: Führen Sie Simulationen der Compliance durch und passen Sie den Plan nach Feedback und Ergebnissen an.

6. Betriebsprüfung und -optimierung: Schließlich sollten Sie eine Betriebsprüfung durchführen und den Prozess optimieren, um kontinuierliche Compliance zu gewährleisten.

Während dieser Schritte ist es entscheidend, die Beteiligung aller relevanten Stakeholder sicherzustellen und einen offenen Informationsaustausch über die Fortschritte zu pflegen.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

Einige Organisationen neigen dazu, bei der Umsetzung der DORA-Richtlinie häufige Fehler zu machen. Hier sind die drei Hauptfehler und Empfehlungen, wie Sie sich dagegen wappnen können:

1. Unzureichende Risikobewertung: Viele Organisationen unterschätzen die Komplexität und den Umfang der Risiken, indem sie ihre Risikobewertung oberflächlich gestalten. Was Sie stattdessen tun sollten, ist eine detaillierte und systematische Risikoanalyse durchzuführen, die auf quantitativen und qualitativen Daten basiert und regelmäßig aktualisiert wird.

2. Fehlende Schulung und Sensibilisierung: Wenn die Mitarbeiter nicht ausreichend über die Bedeutung und die Anforderungen der DORA informiert sind, kann dies zu einer mangelnden Compliance führen. Hier hilft eine sorgfältige Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter, die durch regelmäßige Refresher- und Schulungsworkshops unterstützt werden sollte.

3. Unzureichende Dokumentation und Audit-Vorbereitung: Ohne ausreichende Dokumentation der Complianceprozesse und Maßnahmen werden Organisationen bei regulatorischen Überprüfungen nicht bestehen können. Es ist wichtig, alle Aktivitäten und Entscheidungen hinsichtlich der Compliance detailliert zu dokumentieren und regelmäßige interne und externe Audits durchzuführen.

Werkzeuge und Ansätze

Für die erfolgreiche Umsetzung von DORA gibt es verschiedene Ansätze. Der manuelle Ansatz, der oft mit Papierkram und manuellen Eingaben einhergeht, kann für kleinere Organisationen oder für die initiale Bewertung durchgeführt werden. Die Vorteile liegen in der Flexibilität und der Möglichkeit, alles maßgeschneidert zu gestalten. Allerdings birgt dieser Ansatz Konsequenzen wie eine hohe Fehleranfälligkeit und eine zeitaufwändige Handhabung.

Die Verwendung von Tabellenkalkulations- oder GRC-Systemen (Governance, Risk, Compliance) kann die Organisation von manuellen Prozessen ablösen und bietet eine sichere Datenerfassung und -verwaltung. Jedoch sind diese Systeme oft begrenzt in ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an schnell wechselnde Anforderungen.

Automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof bieten eine moderne und leistungsstarke Lösung. Sie sind in der Regel besser darin, die Anforderungen der DORA und anderer Compliance-Richtlinien zu erfüllen, da sie speziell für die Finanzbranche konzipiert wurden. Sie bieten Funktionen wie AI-gesteuerte Richtlinienerstellung, automatisierte Beweisstücksammlung von Cloud-Anbietern und Endpoint-Compliance-Agenten zur Geräteüberwachung. Ein entscheidender Vorteil ist, dass sie 100% Datenauflagertheit in der EU gewährleisten und in Deutschland gehostet werden.

Wichtig bei der Auswahl einer automatisierten Compliance-Plattform ist es, darauf zu achten, dass sie auf die besonderen Anforderungen der Finanzbranche abgestimmt ist und die Anforderungen der DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2 erfüllt. Die Plattform sollte Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und eine robuste Datensicherheit bieten.

Sicherlich kann Automatisierung die Effizienz und Effektivität der Compliance erhöhen, aber sie ersetzt nicht den Menschen. Es ist weiterhin notwendig, dass Fachkräfte die Ergebnisse überwachen und Entscheidungen treffen. Automatisierung ist ein Werkzeug, das Ihnen dabei hilft, schneller und sicherer zu sein, nicht die einzige Lösung.

Einstieg: Ihre nächsten Schritte

Um die Umsetzung der DORA-Richtlinie erfolgreich abzuschließen, können Sie folgenden konkreten 5-Schritt-Plan in dieser Woche umsetzen:

1. Ausarbeitung einer Projektplanung: Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan, der alle wichtigen Meilensteine wie das Sammeln von Beweisen, die Anpassung von Richtlinien und die Überprüfung von Kompatibilität enthält.

2. Einholung von Fachliteratur: Lesen Sie die offiziellen EU- und BaFin-Publikationen zu DORA, um fundierte Entscheidungen zur Umsetzung zu treffen. Hierzu zählen die DORA-Richtlinie selbst, das BaFin-Leitfaden zur Finanzaufsicht und die ENISA-Leitlinien.

3. Identifizierung von Ressourcen und Kapazitäten: Bewerten Sie Ihre interne Ressourcen, um zu entscheiden, ob Sie die Umsetzung in-house durchführen oder externe Unterstützung in Anspruch nehmen möchten. Berücksichtigen Sie dabei die Komplexität, den Zeitrahmen und die Kosten.

4. Kompetenzsteigerung: Schulen Sie Ihr Team, indem Sie DORA-spezifische Schulungen anbieten, um die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten aufzubauen.

5. Schnell Erfolg: Beginnen Sie sofort mit der Umsetzung von DORA-kompatiblen Richtlinien und tun Sie dies in Bereichen, die einen hohen Risikofaktor haben, um schnell Ergebnisse zu erzielen.

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Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Wie sollen wir mit der Komplexität der DORA-Richtlinie umgehen?

Die DORA-Richtlinie bietet eine Reihe von Anforderungen, die eine sorgfältige Analyse erfordern. Empfehlen wir Ihnen, zunächst die gesamte Richtlinie gründlich zu lesen und dann spezifische Abschnitte, die für Ihre Organisation von Bedeutung sind, zu identifizieren. Nutzen Sie dann die Ressourcen der EU und BaFin, um detaillierte Erlärungen und Beispiele zur Umsetzung hinzubekommen. Verwenden Sie außerdem externe Lösungen wie Matproof, um den Prozess der Richtlinienerstellung und Beweisanhangsammlung zu automatisieren.

Frage 2: Was ist der Unterschied zwischen der Umsetzung in-house und der externen Unterstützung?

Die Entscheidung für die interne oder externe Umsetzung hängt von mehreren Faktoren ab, wie der Größe Ihrer Organisation, den Ressourcen, der Fachkompetenz und des Zeitrahmens ab. Eine interne Umsetzung bietet mehr Kontrolle, kann aber personalintensiv und zeitaufwendig sein. Eine externe Unterstützung wie Matproof kann Expertise und Technologie bringen, um den Prozess effizienter zu gestalten, wobei sie sich an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen kann.

Frage 3: Kann ich die Umsetzung der DORA-Richtlinie aufschieben, bis ich mehr Klarheit darüber habe?

Es ist ratsam, so schnell wie möglich mit der Umsetzung zu beginnen, da Verzögerungen den Compliance-Status und möglicherweise auch die finanzielle Stabilität Ihrer Organisation beeinträchtigen können. Die DORA-Richtlinie legt bestimmte Fristen und Anforderungen fest, die beachtet werden müssen. Indem Sie zu Beginn der Umsetzung beginnen, gewährleisten Sie, dass Sie rechtzeitig compliant sind und potenzielle Risiken minimieren.

Frage 4: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Organisation die DORA-Richtlinie einhält, wenn ich die Verantwortung für die Compliance habe?

Als Verantwortlicher für die Compliance sollten Sie einen umfassenden Compliance-Plan erstellen, der alle Aspekte der DORA-Richtlinie abdeckt. Dazu gehören die Überwachung von Risikobewertungen, die kontinuierliche Überprüfung von Prozessen, die Schulung des Personals und die Implementierung von Technologielösungen, die Ihnen helfen, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Nutzen Sie auch die Ressourcen der EU und BaFin, um sich über die neuesten Entwicklungen zu informieren und sicherzustellen, dass Ihre Umsetzung auf dem neuesten Stand ist.

Schlüsselerkenntnisse

In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Aspekte der DORA-Implementierung diskutiert, von der Planung über die Umsetzung bis hin zur kontinuierlichen Überwachung. Hier sind die Hauptpunkte:

• Umgehen Sie die Komplexität der DORA-Richtlinie, indem Sie eine detaillierte Projektplanung erstellen und sich auf externe Ressourcen verlassen.
• Bewerten Sie Ihre internen Ressourcen und entscheiden Sie, ob Sie die Umsetzung in-house durchführen oder externe Unterstützung in Anspruch nehmen möchten.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation rechtzeitig den Compliance-Zustand erreicht, indem Sie mit der Umsetzung beginnen und sich an die festgelegten Fristen halten.
• Nutzen Sie technologische Lösungen wie Matproof, um den Prozess der Richtlinienerstellung und Beweisanhangsammlung zu automatisieren.

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