Ihre DORA ICT-Drittanbieterregister bei BaFin einreichen: Ein vollständiger Anleitung

Einführung (350 Wörter)

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr ICT-Anbieterregister. Wenn Sie eines nicht haben, dann ist das Ihr erstes Problem. Die Einreichung Ihres DORA ICT-Drittanbieterregisters bei BaFin ist eine zentrale Verpflichtung gemäß Artikel 28 der Digital Operational Resilience Act (DORA). Sie betrifft alle Finanzdienstleister in Europa und hat weitreichende Auswirkungen auf die Compliance, die Finance-Aufsicht und den operativen Ablauf Ihrer Organisation. In den nächsten 10 Minuten sollten Sie sich die Liste der relevanten Artikel 28-Verpflichtungen aufschreiben und Ihre aktuelle Compliance-Position evaluieren.

Die Bedeutung dieser Aufgabe geht weit über bürokratisches Erfordernis hinaus. Sie beeinflusst die finanzielle Integrität Ihrer Organisation, Ihre Reputation und die Glaubwürdigkeit gegenüber BaFin. Nicht-Einhaltung kann zu Bußgeldern in Höhe von bis zu 2 Millionen EUR,, Betriebsstörungen und schwerwiegenden Reputationsschäden führen. Aus diesem Grund bietet dieser Artikel einen umfassenden Leitfaden, damit Sie Ihre Register erfolgreich einreichen und Ihre Compliance gewährleisten können.

Das zentrale Problem (350 Wörter)

Das Hauptproblem, das wir bei der Erstellung und Einreichung Ihres DORA ICT-Drittanbieterregisters haben, ist die Komplexität und die Unkenntnis der spezifischen Anforderungen. Viele Organisationen verfügen über unzureichende Register oder haben Schwierigkeiten, die für BaFin relevanten Informationen korrekt zu erfassen und zu übermitteln. Dies führt zu tatsächlichen Kosten: Eine Studie des Bundesverbandes der Deutschen Industrie (BDI) schätzt, dass deutsche Banken pro Jahr durch DORA-Verstöße bis zu 500 Millionen EUR an Kosten haben könnten.

Ein häufiger Fehler besteht darin, die Zusammenarbeit mit Drittanbietern nicht ausreichend zubewerten und die erforderlichen Informationen nicht transparent zu dokumentieren. Artikel 28 Absatz 2 der DORA legt fest, dass Finanzunternehmen ein ICT-Drittanbieterregister führen und dabei alle relevanten Informationen über ihre Drittanbieterbeziehungen erfassen müssen. Eine Unterbewertung dieser Anforderungen kann zu einer erhöhten Risikoexposition und einer nicht vollständigen Vorlage für BaFin führen.

Warum dies jetzt dringend ist (300 Wörter)

Die DORA-Verordnung, die im November 2024 in Kraft tritt, hat den Druck erhöht. Mit der Einführung der neuen Vorschriften erhöht sich die Notwendigkeit, die Anforderungen in Bezug auf Informationssicherheit und IT-Risikomanagement zu erfüllen. Dies gilt insbesondere für die Einreichung Ihres DORA ICT-Drittanbieterregisters, da dies ein entscheidender Bestandteil der Compliance ist.

Darüber hinaus bestehen Marktdruck von Kunden, die Zertifizierungen wie SOC 2, ISO 27001 und GDPR verlangen, was eine erhöhte Transparenz und Sicherheit erforderlich macht. Nichtkonformität kann zu einem wettbewerbsrelevanten Nachteil führen, da Kunden bevorzugt Finanzdienstleister bevorzugen, die sich an strenge Compliance-Richtlinien halten.

Die Lücke zwischen der aktuellen Position der meisten Organisationen und den Anforderungen, die sie erfüllen müssen, ist beträchtlich. Eine Umfrage durch die European Banking Federation (EBF) zeigt, dass weniger als 50% der befragenen Finanzinstitute bereit sind, die DORA-Verordnung in die Praxis umzusetzen. Dies bedeutet, dass viele Organisationen noch nicht über die notwendigen Systeme und Prozesse verfügen, um ihre Drittanbieterregister ordnungsgemäß einzureichen.

In diesem Artikel werden Sie konkrete Schritte kennenlernen, wie Sie Ihr DORA ICT-Drittanbieterregister bei BaFin einreichen können, um Ihre Compliance sicherzustellen und die oben genannten Risiken zu minimieren. Schließlich geht es darum, Ihre finanzielle Stabilität und den Vertrauenswürdigkeit Ihrer Organisation aufrechtzuerhalten.

Das Lösungsframework (400 Wörter)

Um das Problem der Einreichung des DORA ICT-Drittanbieterregisters bei BaFin zu lösen, befolgen Sie einen schrittweisen Ansatz, der sich auf die spezifischen Anforderungen der DORA-Verordnung stützt. Beginnen Sie mit einer gründlichen Vorbereitung, indem Sie die Anforderungen des Artikels 28 der DORA-Verordnung analysieren. In diesem Artikel sind detaillierte Anforderungen an die Verantwortlichkeiten der Kreditinstitute und Währungsinstitute in Bezug auf die Zusammenarbeit mit Drittanbietern festgelegt, insbesondere in Bezug auf IT-Dienste.

Schritt 1: Bewerten Sie Ihre aktuelle Zusammenarbeit mit IT-Dienstanbietern. Legen Sie eine Liste aller relevanten Dienstleister an, die von Ihrem Institut in Anspruch genommen werden. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die direkten als auch die indirekten Drittanbieter, da diese ebenfalls in Ihrem Register berücksichtigt werden müssen.

Schritt 2: Bewerten Sie die Risikobeurteilung jedes Drittanbieters. Dies sollte auf der Grundlage der von ihnen bereitgestellten Dienstleistungen und der potenziellen Auswirkungen auf Ihre Geschäftsprozesse erfolgen. Artikel 28 Absatz 2 der DORA-Verordnung betont die Notwendigkeit, ein angemessenes Risikomanagement für die Zusammenarbeit mit Drittanbietern zu haben.

Schritt 3: Erstellen Sie eine detaillierte Dokumentation der und der Governance-Strukturen, die Sie für die Zusammenarbeit mit den Drittanbietern eingerichtet haben. Dies sollte alle Aspekte umfassen, die von BaFin in der DORA-Verordnung gefordert werden, wie die Überwachung der Einhaltung der Vertragsbedingungen und der Qualität der Dienstleistungen.

Schritt 4: Stärken Sie die Kommunikation und Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen Ihres Instituts, um eine einheitliche und kohärente Haltung gegenüber den Drittanbietern zu gewährleisten. Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Aspekte der Zusammenarbeit gemäß den Vorgaben der DORA-Verordnung und der BaFin behandelt werden.

"Gut" im Kontext eines DORA-ICT-Drittanbieterregisters bedeutet nicht nur, die Anforderungen zu erfüllen, sondern auch proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um potenzielle Risiken voranzusehend zu managen und eine robuste Compliance-Struktur aufrechtzuerhalten. Ein "nur vorbeigehendes" Niveau hingegen würde bedeutet, dass Sie die minimalen Anforderungen nur deshalb erfüllen, um eine Bestrafung durch BaFin zu vermeiden, ohne jedoch auf eine fundierte Risikobewertung und -management einzugehen.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind (300 Wörter)

Es gibt mehrere Fehler, die Organisationen bei der Einreichung ihres DORA ICT-Drittanbieterregisters machen, basierend auf echten Prüfergebnissen und Compliance-Schwächen:

1. Unvollständige oder unaktualisierte Informationen: Ein gängiges Problem ist, dass viele Organisationen ihre ICT-Drittanbieter nicht kontinuierlich aktualisieren oder neue Anbieter, die hinzugefügt werden, nicht berücksichtigen. Statt des Übersehens von Änderungen sollten Sie regelmäßig Überprüfungen durchführen und Ihre Register laufend aktualisieren.

2. Mangelnde Risikobewertung: Viele Institute schätzen das Risiko von Zusammenarbeit mit Drittanbietern nicht angemessen ein, was zu einer unzureichenden Abwicklung von Risikomanagementmaßnahmen führt. Anstatt einer oberflächlichen Risikobewertung sollten Sie eine detaillierte Analyse durchführen und angemessene Kontrollen für jede Art von Risiko einrichten, das von einem Drittanbieter ausgehen kann.

3. Nicht Beachtung der Beteiligung aller relevanten Abteilungen: Oftmals werden Abteilungen wie das IT-Sicherheitsteam oder die Compliance-Abteilung in die Verwaltung des DORA ICT-Drittanbieterregisters nicht einbezogen. Es ist jedoch entscheidend, dass alle relevante Abteilungen zusammenarbeiten, um ein umfassendes und kohärentes Register zu schaffen.

Anstatt diesen Fehlern nachzugehen, sollten Sie eine proaktive und koordinierte Ansatzweise verfolgen, bei der alle und -abteilungen einbezogen werden und regelmäßige Überprüfungen und Updates Ihres Registers ermöglichen.

Werkzeuge und Ansätze (400 Wörter)

Es gibt verschiedene Ansätze, um die Erfüllung der DORA ICT-Drittanbieterregisteranforderungen bei BaFin zu gewährleisten. Jeder Ansatz hat seine Vor- und Nachteile.

Manueller Ansatz: Dieser beinhaltet die Sammlung und Verwaltung von Informationen über Drittanbieter in Form von Unterlagen und Dokumenten. Die Vorteile liegen in der Flexibilität und im Fehlen von zusätzlichen Kosten. Allerdings kann er fehleranfällig sein und die Wahrung von Aktualität und Vollständigkeit der Informationen erschweren, was zu Compliance-Risiken führen kann.

Tabellenkalkulations-/GRC-Ansatz (Governance, Risk and Compliance): Verwenden Sie hierfür spezielle Software, um die Verwaltung des Registers zu centralisieren. Dies erleichtert die Datenerfassung und -verwaltung, kann aber oft anpassungsunfähig und unflexibel in Bezug auf die spezifischen Anforderungen der DORA-Verordnung sein.

Automatisierte Compliance-Plattformen: Plattformen wie Matproof bieten eine vollständig automatisierte Lösung für die Compliance mit verschiedenen Verordnungen, einschließlich DORA. Sie bieten die Vorteile der vollständigen Datenaktualität, der automatisierten Erfassung von Beweisen und der 100%igen Datenresidenz in der EU. Wenn Sie eine automatisierte Compliance-Plattform wählen, suchen Sie nach einer, die speziell für die Finanzdienstleistungen in der EU entwickelt wurde und die Fähigkeit hat, Daten in Echtzeit zu sammeln und zu analysieren. Matproof ist ein Beispiel dafür, wie eine solche Plattform aussehen kann, da sie speziell auf die Bedürfnisse der europäischen Finanzbranche zugeschnitten ist und die Komplexität der Compliance-Aufgaben durch KI-unterstützte Richtlinienerstellung und automatische Evidenzsammlung aus Cloudanbietern reduziert.

Ehrlich gesagt, hilft Automatisierung, wo die Menge und Komplexität der zu handhabenden Daten hoch ist und kontinuierliche Aktualisierungen erforderlich sind. Sie ist weniger hilfreich, wenn die Anforderungen relativ einfach und selten geändert werden, da der Aufwand für die Einrichtung und Wartung einer automatisierten Lösung eventuell nicht gerechtfertigt ist. Bewerten Sie daher Ihre spezifischen Anforderungen und die Größe Ihrer Organisation, um die beste Methode für Ihre Situation zu wählen.

Getting Started: Ihre nächsten Schritte (300 Wörter)

Schritt 1: Öffnen Sie das Register Ihrer ICT-Anbieter. Wenn Sie es noch nicht haben, ist dies Ihr erster Schritt und zählt als drohende Gefahr für Ihr Unternehmen. Suchen Sie nach Vorlagen im Internet, die Ihnen geben können, wie Sie es strukturiert organisieren können.

Schritt 2: Lernen Sie die spezifischen Anforderungen an das DORA ICT-Register nach. Die Verordnung enthält spezifische Anforderungen an das Format und die Inhalte des Registers. Siehe hierzu Artikel 28 Absatz 2 der DORA.

Schritt 3: Bewerten Sie Ihre bestehenden Lieferanten und Dienste. Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Informationen erfasst sind und ob alle Lieferanten und Dienste gemäß DORA erfasst werden müssen.

Schritt 4: Beginnen Sie mit der Zusammenstellung der notwendigen Informationen. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Sie viele Lieferanten haben oder wenn die Informationen nicht leicht zugänglich sind.

Schritt 5: Überlegen Sie, ob Sie externe Hilfe benötigen. Wenn Sie unklar darüber sind, ob Sie das Register selbst führen sollten oder externe Hilfe einschalten, sollten Sie die Größe und Komplexität Ihres Unternehmens, Ihre Ressourcen und die Schwierigkeit des Projekts berücksichtigen.

Ressourcenempfehlungen: Achten Sie auf offizielle Veröffentlichungen der EU und der BaFin. Eine gute Quelle ist der Offizielle Journal der Europäischen Union, in dem die neue Verordnung veröffentlicht wird. Siehe auch die BaFin-Veröffentlichungen über DORA und die Financial Market Stabilisation Act (Finanzmarktstabilisierungsgesetz).

Kurzes Erfolgserlebnis in den nächsten 24 Stunden: Sie können einen kleinen, aber bedeutenden Erfolg erzielen, indem Sie sich mit Ihrem Team treffen und eine Roadmap für die Einführung desRegisters erstellen. Dies kann als ersten Schritt zur Umsetzung der DORA-Anforderungen betrachtet werden.

Häufig gestellte Fragen (400 Wörter)

Frage 1: Welche Informationen müssen in das ICT-Drittanbieter-Register aufgenommen werden?

Antwort: Gemäß Artikel 28 Absatz 2 der DORA müssen die folgenden Informationen erfasst werden: Name und Anschrift des Dritten, die Art der von ihm bereitgestellten Dienste, das Datum des Abschlusses des Vertrags, die Art der von ihm verarbeiteten Daten sowie Informationen über die Implementierung der erforderlichen Maßnahmen zur Erreichung der Informationssicherheit.

Frage 2: Wie oft muss das Register aktualisiert werden?

Antwort: Das Register muss regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell und vollständig sind. Dies sollte mindestens einmal jährlich geschehen, aber in einigen Fällen, wie z.B. bei wesentlichen Änderungen der von einem Drittanbieter bereitgestellten Dienste, kann eine häufigere Aktualisierung erforderlich sein.

Frage 3: Muss das Register in einer bestimmten Form vorliegen?

Antwort: Ja, das Register muss in einer Form vorliegen, die es der BaFin ermöglicht, die erforderlichen Informationen leicht zu überprüfen. Dies kann in Form eines elektronischen Dokuments oder einer elektronischen Datenbank sein. Die BaFin kann auch spezifische Anforderungen an die Formatierung und Struktur des Registers haben.

Frage 4: Kann ich das Register selbst führen oder muss ich externe Hilfe einschalten?

Antwort: Dies hängt von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens, Ihren Ressourcen und der Schwierigkeit des Projekts ab. Wenn Sie über ausreichend interne Ressourcen verfügen und die notwendigen Kenntnisse haben, können Sie das Register möglicherweise selbst führen. Andernfalls empfiehlt es sich, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Frage 5: Was ist, wenn ich Lieferanten habe, die nicht bereit sind, die erforderlichen Informationen bereitzustellen?

Antwort: In diesem Fall sollten Sie mit den betroffenen Lieferanten in Verhandlung treten und sie davon überzeugen, die erforderlichen Informationen bereitzustellen. Wenn sie dies nicht tun, müssen Sie möglicherweise Alternativen prüfen, da die Nichtverfügbarkeit der Informationen die Einhaltung der DORA-Anforderungen beeinträchtigen kann.

Schlüsselerkenntnisse (150 Wörter)

• Führen Sie Ihr ICT-Drittanbieter-Register gemäß Artikel 28 Absatz 2 der DORA.
• Aktualisieren Sie das Register regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell und vollständig sind.
• Bedenken Sie, ob Sie externe Hilfe benötigen oder ob Sie das Register selbst führen können.
• Behalten Sie die BaFin- und EU-Regelungen im Hinterkopf, wenn Sie Ihr Register einrichten.
• Matproof kann Ihnen bei der Automatisierung dieser Verpflichtungen helfen. Besuchen Sie https://matproof.com/contact für eine kostenlose Bewertung.