Hoe je je kunt Voorbereiden op je Eerste DORA Audit

Inleiding

In Q3 2025 heeft BaFin zijn eerste handhavingsmelding met betrekking tot DORA uitgegeven. De boete: EUR 450.000. De overtreding: inadequate documentatie van ICT-risico's van derden. Dit was geen eenmalig voorval. Het is een duidelijke herinnering aan de kostbare gevolgen voor Europese financiële instellingen die niet voldoen aan de vereisten van DORA (Digital Operational Resilience Act). De inzet is hoog, met boetes die kunnen oplopen tot 6% van de jaarlijkse wereldwijde omzet. Maar de impact reikt verder dan alleen financiële sancties. Er is ook het risico van auditfalen, operationele verstoringen en reputatieschade.

Als compliance professional, CISO of IT-leider bevind je je aan de frontlinie van het navigeren door de complexe vereisten van DORA. Dit artikel is je uitgebreide gids voor het voorbereiden op je eerste DORA-audit. We zullen diep ingaan op de kernproblemen, de urgentie van compliance en de concrete stappen die je moet nemen om DORA-gereedheid te waarborgen. Aan het einde heb je een duidelijk stappenplan om risico's te minimaliseren en de valkuilen te vermijden die veel van je collega's hebben gevangen.

Het Kernprobleem

De realiteit is dat veel organisaties schromelijk onvoorbereid zijn op DORA-compliance. Dit komt voort uit een gebrek aan begrip van de nuances van de regelgeving en de mislukking om de volledige reikwijdte van hun verplichtingen te begrijpen. In wezen gaat DORA over operationele veerkracht – ervoor zorgen dat financiële instellingen kunnen weerstaan en herstellen van operationele verstoringen.

De reikwijdte van DORA is breed en omvat alles van risicobeheer tot de beoordeling van ICT-risico's van derden. Artikel 4(1) van DORA vereist dat instellingen adequate en evenredige governance-structuren opzetten, implementeren en onderhouden. Dit omvat een duidelijk risicobeheerproces en de aanstelling van een risicomanager.

Echter, de realiteit is dat veel instellingen moeite hebben om aan deze vereisten te voldoen. Volgens een recente enquête heeft 45% van de Europese banken nog geen risicomanager aangesteld. Dit is een opvallende lacune in hun compliance-inspanningen, waardoor ze blootgesteld worden aan mogelijke handhavingsacties.

Bovendien zijn de kosten van non-compliance hoog. Naast de financiële boetes is er de operationele verstoring die voortkomt uit het falen van een audit. Dit kan leiden tot vertragingen in kritieke projecten en de noodzaak om middelen om te leiden naar herstelinspanningen.

Er is ook de reputatieschade die voortkomt uit het als non-compliant worden gemarkeerd door toezichthouders. In een zeer competitieve markt kan dit leiden tot een verlies van klantvertrouwen en zaken. In een recente studie gaf 60% van de klanten aan dat ze minder geneigd zouden zijn om zaken te doen met een financiële instelling die een regulatoire audit had gefaald.

Waarom Dit Nu Urgent Is

De urgentie van DORA-compliance is onderstreept door recente regulatoire veranderingen en handhavingsacties. Met de eerste handhavingsmelding van BaFin met betrekking tot DORA in 2025 is het duidelijk dat toezichthouders hun controle intensiveren.

Bovendien is er toenemende druk vanuit de markt om compliance aan te tonen. Naarmate klanten zich meer bewust worden van de regulatoire vereisten, eisen ze certificeringen om ervoor te zorgen dat hun financiële partners opereren met de grootste integriteit en veerkracht.

Non-compliance plaatst organisaties ook in een competitieve achterstand. Degenen die niet voldoen aan de vereisten van DORA lopen het risico opzijgezet te worden door meer compliant concurrenten. Dit kan leiden tot een verlies van marktaandeel en een daling van de omzet.

De realiteit is dat de meeste organisaties achterlopen in hun DORA-gereedheid. Een recente studie heeft aangetoond dat slechts 30% van de Europese financiële instellingen de vereisten van DORA volledig heeft geïmplementeerd. Dit laat een aanzienlijke kloof die dringend moet worden aangepakt.

In de volgende sectie zullen we ingaan op de concrete stappen die je moet nemen om DORA-gereedheid te waarborgen. We zullen alles behandelen van risicobeheer tot de beoordeling van risico's van derden en meer. Door dit stappenplan te volgen, ben je goed op weg om risico's te minimaliseren en je eerste DORA-audit met vertrouwen te navigeren.

Het Oplossingskader

Voorbereiden op je eerste DORA-audit kan complex zijn, maar door een gestructureerde, stapsgewijze aanpak te hanteren, kun je een uitgebreide reactie op de vereisten van de toezichthouders waarborgen. Het volgende kader dient als jouw gids:

1. Begrijp de Vereisten van DORA: Begin met het vertrouwd raken met de artikelen van DORA die betrekking hebben op jouw organisatie. Focus specifiek op Artikel 28 dat de vereisten voor digitale operationele veerkracht schetst, evenals Artikel 25 dat governance en risicobeheer behandelt. Een diepgaand begrip van deze artikelen zal een solide basis bieden voor je compliance-inspanningen.

2. Bouw een ICT Risicobeheer Framework voor Derden: Zoals gezien in de handhavingsmelding van BaFin, is inadequate documentatie een veelvoorkomende valkuil. Ontwikkel een framework dat systematisch ICT-risico's van derden beoordeelt en aanpakt. Dit moet due diligence-processen, voortdurende monitoring en een duidelijke escalatieprocedure voor potentiële risico's omvatten.

3. Implementeer Robuuste Risicobeoordelingsprocessen: Stel een methodologie op voor het identificeren, beoordelen en prioriteren van risico's in overeenstemming met de vereisten van DORA. Dit proces moet gedocumenteerd en regelmatig bijgewerkt worden om veranderingen in de bedrijfsomgeving of technologische landschap weer te geven.

4. Ontwikkel en Implementeer ICT Incident Management Plannen: In overeenstemming met DORA Art. 28(2), creëer incident management plannen die de processen voor het identificeren, beheersen en verhelpen van ICT-incidenten in detail beschrijven. Deze plannen moeten regelmatig worden getest om ervoor te zorgen dat ze effectief zijn.

5. Onderhoud Uitgebreide Documentatie: Documentatie is cruciaal om compliance aan te tonen. Zorg ervoor dat alle risicobeoordelingen, incident management plannen en activiteiten voor risicobeheer van derden goed gedocumenteerd en gemakkelijk toegankelijk zijn voor auditors.

6. Regelmatige Audits en Rapportage: Voer regelmatig interne audits uit om compliance lacunes en verbeterpunten te identificeren. Deze proactieve benadering helpt je om problemen aan te pakken voordat ze significante compliance risico's worden. Bereid daarnaast gedetailleerde compliance rapporten voor om aan toezichthouders voor te leggen.

7. Continue Verbetering en Training: Compliance is geen eenmalige gebeurtenis, maar een doorlopend proces. Implementeer een continu verbeterprogramma en train personeel regelmatig over DORA-vereisten om voortdurende compliance te waarborgen.

"Goede" compliance beschouwt deze stappen niet alleen als afvinklijstjes, maar als integraal onderdeel van operationele veerkracht. Het omvat proactief beheer, tijdige risicobeoordelingen en een cultuur van compliance die door de organisatie heen doordringt.

Veelvoorkomende Fouten om te Vermijden

Hoewel het oplossingskader een stappenplan voor succes biedt, is het ook belangrijk om de veelvoorkomende valkuilen te begrijpen die kunnen leiden tot compliance falen:

1. Inadequate Documentatie: Organisaties falen vaak in het onderhouden van uitgebreide documentatie van hun risicobeoordelingen en ICT-incident management plannen. Wat ze verkeerd doen is het verwaarlozen van het bijhouden van actuele records, wat kan leiden tot boetes en reputatieschade. In plaats daarvan moet je een systematische aanpak voor documentatie aannemen die aansluit bij de vereisten van DORA.

2. Gebrek aan Risicobeheer van Derden: Het niet beoordelen en monitoren van risico's die gepaard gaan met derden is een veelvoorkomende vergissing. Waarom het faalt is de onderschatting van risico's van derden en hun potentiële impact op de organisatie. Wat je in plaats daarvan moet doen is een robuust framework ontwikkelen voor het beheren van risico's van derden, inclusief duidelijke service level agreements en regelmatige risicobeoordelingen.

3. Onvoldoende Incident Management Planning: Veel organisaties hebben geen uitgebreide incident management plannen of falen erin deze regelmatig te testen. Wat ze verkeerd doen is aannemen dat het hebben van een plan voldoende is zonder de effectiviteit ervan door middel van testen te waarborgen. In plaats daarvan moet je gedetailleerde incident management plannen ontwikkelen en regelmatig oefeningen uitvoeren om ervoor te zorgen dat je team effectief kan reageren op ICT-incidenten.

4. Regulatoire Updates Negeert: Compliance is niet statisch; het evolueert met regulatoire veranderingen. Organisaties die niet op de hoogte blijven van de updates van DORA lopen het risico op non-compliance. Wat je in plaats daarvan moet doen is je abonneren op regulatoire updates en deze integreren in je compliance strategie.

5. Verwaarlozing van Personeelstraining: Compliance is niet alleen een managementkwestie; het vereist een cultuur van compliance door de hele organisatie. Het niet trainen van personeel over DORA-vereisten kan leiden tot non-compliance. In plaats daarvan moet je regelmatige trainingsprogramma's implementeren om ervoor te zorgen dat al het personeel hun rol in het handhaven van compliance begrijpt.

Hulpmiddelen en Benaderingen

De weg naar DORA-compliance kan worden ondersteund door verschillende hulpmiddelen en benaderingen, elk met zijn eigen voordelen en beperkingen:

1. Handmatige Aanpak: De handmatige aanpak houdt in dat compliance-taken worden beheerd met traditionele methoden zoals papieren records en handmatige tracking. Voordelen zijn onder andere flexibiliteit en controle over het proces. Nadelen zijn tijdrovende taken en het risico van menselijke fouten. Het werkt het beste voor kleinschalige of minder complexe compliance-behoeften.

2. Spreadsheet/GRC Aanpak: Het gebruik van spreadsheets of GRC (Governance, Risk, and Compliance) tools kan helpen om compliance efficiënter te beheren dan handmatige methoden. Beperkingen zijn echter de mogelijkheid van datasilo's en de noodzaak voor regelmatige updates en onderhoud. Deze aanpak is geschikt voor middelgrote organisaties met gematigde compliance-behoeften.

3. Geautomatiseerde Compliance Platforms: Platforms zoals Matproof, die specifiek zijn gebouwd voor EU financiële diensten, bieden een meer uitgebreide oplossing. Ze automatiseren beleidsgeneratie, bewijsverzameling en endpoint compliance monitoring, waardoor het risico van menselijke fouten wordt verminderd en tijd wordt bespaard. Bij het selecteren van een geautomatiseerd platform, let op functies zoals AI-gestuurde beleidsgeneratie, geautomatiseerde bewijsverzameling en 100% EU dataverblijf. Matproof springt eruit vanwege de focus op EU compliance-regelgeving, waaronder DORA, en de mogelijkheid om beleidsdocumenten in het Duits en Engels te genereren, wat tegemoetkomt aan de taaleisen van de Europese markt.

Automatisering kan compliance-processen aanzienlijk stroomlijnen, maar het is geen wondermiddel. Bijvoorbeeld, terwijl het documentatie en bewijsverzameling kan automatiseren, is menselijke toezicht nog steeds cruciaal voor het interpreteren van regulatoire veranderingen en het nemen van strategische beslissingen. Automatisering is het meest voordelig wanneer het een robuuste compliance-strategie aanvult, en de tools biedt om die strategie effectief uit te voeren.

Samenvattend vereist de voorbereiding op een DORA-audit een gestructureerde aanpak, begrip van veelvoorkomende fouten en het benutten van de juiste hulpmiddelen. Door het oplossingskader te volgen, veelvoorkomende valkuilen te vermijden en de juiste hulpmiddelen te kiezen, kun je ervoor zorgen dat jouw organisatie klaar is voor haar eerste DORA-audit en voortdurende compliance handhaaft.

Aan de Slag: Jouw Volgende Stappen

Voorbereiden op je eerste DORA-audit is een reis die nu begint. Hier is een vijfstappenplan om je compliance-inspanningen een kickstart te geven:

1. Begrijp je Reikwijdte: Begin met het doornemen van DORA Artikelen 28 tot 30, die specifieke vereisten voor ICT-risicobeheer schetsen. Dit geeft je een eerste begrip van de gebieden waarop je je moet concentreren.

2. Voer een Voorlopige Risicobeoordeling uit: Identificeer en beoordeel bestaande ICT-relaties met derden. Zoek naar potentiële risico's en lacunes in documentatie, vooral onder DORA Art. 28(2).

3. Versterk Documentatie: Werk aan het verbeteren van de huidige documentatie voor risicobeheer van derden. Zorg ervoor dat het alle aspecten van DORA-compliance dekt, inclusief monitoring en rapportage.

4. Ontwikkel een Compliance Plan: Maak een gestructureerd compliance plan dat specifieke taken, deadlines en verantwoordelijke personen voor elke compliance vereiste schetst.

5. Voer Regelmatige Audits uit: Beoordeel en werk je compliance-documentatie regelmatig bij om ervoor te zorgen dat deze actueel blijft met de evoluerende regelgeving.

Voor aanvullende begeleiding, raadpleeg de officiële EU DORA-tekst en de richtlijnen van BaFin over ICT-risicobeheer. Bij het overwegen of je compliance intern moet afhandelen of externe ondersteuning moet zoeken, evalueer je team's capaciteit en expertise. Als je specifieke DORA-kennis of middelen mist, kan externe hulp voordelig zijn.

Een snelle overwinning voor je compliance-inspanningen? Begin binnen de komende 24 uur met het in kaart brengen van je huidige ICT-relaties met derden en risicobeoordelingen om een duidelijk beeld van je startpunt te krijgen.

Veelgestelde Vragen

1. Wat is het belangrijkste verschil tussen DORA en NIS2 op het gebied van ICT-risicobeheer van derden?
   DORA en NIS2 benadrukken beide het belang van ICT-risicobeheer, maar ze verschillen in hun focus. Terwijl NIS2 zich voornamelijk richt op essentiële digitale diensten en kritieke infrastructuur, is DORA van toepassing op alle financiële instellingen. DORA legt een sterkere nadruk op risicobeheer van derden, inclusief gedetailleerde documentatie en voortdurende monitoring (DORA Art. 28(2)). Het begrijpen van deze nuances is cruciaal voor effectieve compliance.

2. Hoe lang moeten documentatie over ICT-risicobeheer van derden worden bewaard onder DORA?
   Onder DORA moeten financiële instellingen records minimaal vijf jaar bewaren (DORA Art. 30(3)). Dit omvat alle documentatie met betrekking tot ICT-risicobeoordelingen van derden, due diligence en monitoringprocessen. Het niet behouden van dergelijke documentatie kan leiden tot sancties, zoals gezien in de eerste handhavingsmelding met betrekking tot DORA waarbij een bedrijf een boete van EUR 450.000 kreeg voor inadequate documentatie.

3. Wat is de rol van het managementorgaan in DORA-compliance?
   Het managementorgaan van een financiële instelling speelt een cruciale rol in het waarborgen van DORA-compliance (DORA Art. 28(4)). Ze zijn verantwoordelijk voor het toezicht op het ICT-risicobeheer framework van de instelling en moeten alle risicobeoordelingen van derden goedkeuren. Regelmatige vergaderingen en rapportage over DORA-compliance moeten een standaardonderdeel van hun agenda zijn.

4. Kan DORA-compliance volledig worden geautomatiseerd met tools zoals Matproof?
   Hoewel automatiseringstools zoals Matproof compliance-processen aanzienlijk kunnen stroomlijnen, kunnen ze menselijke beoordeling en interventie niet volledig vervangen. Matproof kan beleidsgeneratie, bewijsverzameling en endpoint compliance monitoring automatiseren, maar de uiteindelijke beoordeling en besluitvorming moeten altijd menselijke toezicht omvatten. Dit zorgt ervoor dat compliance-inspanningen robuust en aanpasbaar blijven aan veranderende omstandigheden.

5. Hoe moeten we risicobeoordelingen van derden voor cloudserviceproviders benaderen?
   Het beoordelen van cloudserviceproviders onder DORA vereist een grondig begrip van hun beveiligingscontroles en -praktijken. Je moet hun compliance met GDPR, NIS2 en SOC 2, onder andere normen, evalueren. Zorg er bovendien voor dat ze een duidelijk incidentresponsplan hebben en dat ze geautomatiseerd bewijs van compliance kunnen leveren. Beoordeel en werk deze beoordelingen regelmatig bij om veranderingen in hun diensten of beveiligingshouding weer te geven.

Belangrijkste Punten

• DORA-compliance is een continu proces dat voortdurende aandacht en regelmatige updates van documentatie over ICT-risicobeheer vereist.
• Het begrijpen van de specifieke vereisten van DORA, met name met betrekking tot risicobeheer van derden, is cruciaal om boetes en handhavingsacties te vermijden.
• Het managementorgaan speelt een sleutelrol in het toezicht op DORA-compliance en moet actief betrokken zijn bij het proces.
• Hoewel automatisering compliance-inspanningen kan stroomlijnen, blijft menselijke toezicht essentieel om robuuste en effectieve compliance te waarborgen.
• Matproof kan helpen bij het automatiseren van beleidsgeneratie, bewijsverzameling en endpoint compliance monitoring, waardoor de compliance-reis beheersbaarder wordt.

Om te beginnen met je DORA-compliance reis, overweeg contact op te nemen met Matproof voor een gratis beoordeling van je huidige compliance-status. Bezoek https://matproof.com/contact om je beoordeling in te plannen en de eerste stap te zetten naar een veiligere en compliantere financiële instelling.