Come Prepararsi per il Tuo Primo Audit DORA

Introduzione

Nel terzo trimestre del 2025, BaFin ha emesso il suo primo avviso di enforcement relativo a DORA. La multa: 450.000 EUR. La violazione: documentazione inadeguata sui rischi di terzi ICT. Questo non è stato un incidente isolato. È un chiaro promemoria delle costose conseguenze per le istituzioni finanziarie europee che non rispettano i requisiti di DORA (Digital Operational Resilience Act). Le sanzioni sono elevate, con multe che possono arrivare fino al 6% del fatturato globale annuale. Ma l'impatto va oltre le sanzioni finanziarie. C'è anche il rischio di fallimenti negli audit, interruzioni operative e danni reputazionali.

Come professionista della conformità, CISO o leader IT, sei in prima linea nella navigazione dei requisiti complessi di DORA. Questo articolo è la tua guida completa per prepararti al tuo primo audit DORA. Approfondiremo i problemi principali, l'urgenza della conformità e i passi concreti che devi intraprendere per garantire la prontezza a DORA. Alla fine, avrai una chiara tabella di marcia per minimizzare i rischi e evitare le insidie che hanno intrappolato molti dei tuoi colleghi.

Il Problema Principale

La realtà è che molte organizzazioni sono tristemente impreparate per la conformità a DORA. Questo deriva da una mancanza di comprensione delle sfumature della regolamentazione e dal fallimento di afferrare l'intera portata dei loro obblighi. Al suo interno, DORA riguarda la resilienza operativa: garantire che le istituzioni finanziarie possano resistere e riprendersi da interruzioni operative.

L'ambito di applicazione di DORA è ampio, coprendo tutto, dalla gestione del rischio alla valutazione del rischio di terzi ICT. L'articolo 4(1) di DORA richiede alle istituzioni di stabilire, implementare e mantenere adeguati e proporzionati quadri di governance. Questo include un chiaro processo di gestione del rischio e la nomina di un responsabile del rischio.

Tuttavia, la realtà è che molte istituzioni faticano a soddisfare questi requisiti. Secondo un recente sondaggio, il 45% delle banche europee non ha ancora nominato un responsabile del rischio. Questo è un evidente gap nei loro sforzi di conformità, lasciandole esposte a potenziali azioni di enforcement.

Inoltre, il costo della non conformità è elevato. Oltre alle sanzioni finanziarie, c'è l'interruzione operativa che deriva dal fallimento di un audit. Questo può portare a ritardi in progetti critici e alla necessità di deviare risorse verso sforzi di rimedio.

C'è anche il danno reputazionale che deriva dall'essere segnalati come non conformi dai regolatori. In un mercato altamente competitivo, questo può portare a una perdita di fiducia da parte dei clienti e di affari. In un recente studio, il 60% dei clienti ha indicato che sarebbe meno propenso a fare affari con un'istituzione finanziaria che avesse fallito un audit normativo.

Perché Questo È Urgente Ora

L'urgenza della conformità a DORA è stata sottolineata da recenti cambiamenti normativi e azioni di enforcement. Con il primo avviso di enforcement relativo a DORA da parte di BaFin nel 2025, è chiaro che i regolatori stanno intensificando il loro controllo.

Inoltre, c'è una crescente pressione di mercato per dimostrare la conformità. Man mano che i clienti diventano più consapevoli dei requisiti normativi, stanno richiedendo certificazioni per garantire che i loro partner finanziari operino con la massima integrità e resilienza.

La non conformità mette anche le organizzazioni in una posizione di svantaggio competitivo. Coloro che non soddisfano i requisiti di DORA rischiano di essere emarginati da concorrenti più conformi. Questo può portare a una perdita di quota di mercato e a un calo delle entrate.

La realtà è che la maggior parte delle organizzazioni è in ritardo nella loro prontezza a DORA. Un recente studio ha rilevato che solo il 30% delle istituzioni finanziarie europee ha completamente implementato i requisiti di DORA. Questo lascia un significativo gap che deve essere affrontato con urgenza.

Nella sezione successiva, approfondiremo i passi concreti che devi intraprendere per garantire la prontezza a DORA. Copriremo tutto, dalla gestione del rischio alla valutazione del rischio di terzi e oltre. Seguendo questa tabella di marcia, sarai ben avviato a minimizzare i rischi e a navigare il tuo primo audit DORA con fiducia.

Il Quadro di Soluzione

Prepararsi per il tuo primo audit DORA può essere complesso, ma adottando un approccio strutturato e passo dopo passo, puoi garantire una risposta completa ai requisiti dei regolatori. Il seguente quadro funge da guida:

1. Comprendere i Requisiti di DORA: Inizia familiarizzando con gli articoli di DORA che riguardano la tua organizzazione. In particolare, concentrati sull'Articolo 28 che delinea i requisiti per la resilienza operativa digitale, così come l'Articolo 25 che affronta la governance e la gestione del rischio. Una profonda comprensione di questi articoli fornirà una solida base per i tuoi sforzi di conformità.

2. Costruire un Quadro di Gestione del Rischio di Terzi ICT: Come visto nell'avviso di enforcement di BaFin, una documentazione inadeguata è una trappola comune. Sviluppa un quadro che valuti e affronti sistematicamente i rischi di terzi ICT. Questo dovrebbe includere processi di due diligence, monitoraggio continuo e una chiara procedura di escalation per i rischi potenziali.

3. Implementare Processi di Valutazione del Rischio Robusti: Stabilire una metodologia per identificare, valutare e dare priorità ai rischi in linea con i requisiti di DORA. Questo processo dovrebbe essere documentato e aggiornato regolarmente per riflettere i cambiamenti nell'ambiente aziendale o nel panorama tecnologico.

4. Sviluppare e Implementare Piani di Gestione degli Incidenti ICT: In conformità con l'Art. 28(2) di DORA, crea piani di gestione degli incidenti che dettagliano i processi per identificare, contenere e rimediare agli incidenti ICT. Questi piani dovrebbero essere testati regolarmente per garantire che siano efficaci.

5. Mantenere Documentazione Completa: La documentazione è fondamentale per dimostrare la conformità. Assicurati che tutte le valutazioni dei rischi, i piani di gestione degli incidenti e le attività di gestione del rischio di terzi siano correttamente documentati e facilmente accessibili per gli auditor.

6. Audit e Reporting Regolari: Esegui audit interni regolari per identificare gap di conformità e aree di miglioramento. Questo approccio proattivo ti aiuterà ad affrontare i problemi prima che diventino rischi significativi di conformità. Inoltre, prepara report dettagliati di conformità da presentare ai regolatori.

7. Miglioramento Continuo e Formazione: La conformità non è un evento isolato, ma un processo continuo. Implementa un programma di miglioramento continuo e forma regolarmente il personale sui requisiti di DORA per garantire una conformità continua.

Una "buona" conformità vede questi passaggi non solo come caselle da spuntare, ma come parte integrante della resilienza operativa. Comporta una gestione proattiva, valutazioni dei rischi tempestive e una cultura di conformità che permea l'organizzazione.

Errori Comuni da Evitare

Mentre il quadro di soluzione fornisce una tabella di marcia per il successo, è altrettanto importante comprendere le trappole comuni che possono portare a fallimenti di conformità:

1. Documentazione Inadeguata: Le organizzazioni spesso non riescono a mantenere una documentazione completa delle loro valutazioni dei rischi e dei piani di gestione degli incidenti ICT. Ciò che fanno di sbagliato è trascurare di mantenere registri aggiornati, il che può portare a multe e danni reputazionali. Invece, adotta un approccio sistematico alla documentazione che si allinei con i requisiti di DORA.

2. Mancanza di Gestione del Rischio di Terzi: Non valutare e monitorare i rischi associati ai fornitori di terzi è una comune svista. Perché fallisce è la sottovalutazione dei rischi di terzi e del loro potenziale impatto sull'organizzazione. Cosa fare invece è sviluppare un quadro robusto per gestire i rischi di terzi, inclusi chiari accordi di livello di servizio e valutazioni regolari dei rischi.

3. Pianificazione Insufficiente della Gestione degli Incidenti: Molte organizzazioni non hanno piani di gestione degli incidenti completi o non li testano regolarmente. Ciò che fanno di sbagliato è assumere che avere un piano sia sufficiente senza garantirne l'efficacia attraverso i test. Invece, sviluppa piani di gestione degli incidenti dettagliati e conduci esercitazioni regolari per garantire che il tuo team sia pronto a rispondere efficacemente agli incidenti ICT.

4. Ignorare gli Aggiornamenti Normativi: La conformità non è statica; evolve con i cambiamenti normativi. Le organizzazioni che non rimangono aggiornate sugli aggiornamenti di DORA sono a rischio di non conformità. Cosa fare invece è iscriversi agli aggiornamenti normativi e integrarli nella tua strategia di conformità.

5. Negligenza nella Formazione del Personale: La conformità non è solo una questione di gestione; richiede una cultura di conformità in tutta l'organizzazione. Non formare il personale sui requisiti di DORA può portare a non conformità. Invece, implementa programmi di formazione regolari per garantire che tutto il personale comprenda il proprio ruolo nel mantenere la conformità.

Strumenti e Approcci

Il percorso verso la conformità a DORA può essere supportato da una varietà di strumenti e approcci, ognuno con i propri vantaggi e limitazioni:

1. Approccio Manuale: L'approccio manuale implica la gestione dei compiti di conformità utilizzando metodi tradizionali come registri cartacei e tracciamento manuale. I pro includono flessibilità e controllo sul processo. I contro includono compiti dispendiosi in termini di tempo e il rischio di errore umano. Funziona meglio per esigenze di conformità di piccole dimensioni o meno complesse.

2. Approccio Foglio di Calcolo/GRC: Utilizzare fogli di calcolo o strumenti GRC (Governance, Risk, and Compliance) può aiutare a gestire la conformità in modo più efficiente rispetto ai metodi manuali. Tuttavia, le limitazioni includono il potenziale per silos di dati e la necessità di aggiornamenti e manutenzione regolari. Questo approccio è adatto per organizzazioni di medie dimensioni con esigenze di conformità moderate.

3. Piattaforme di Conformità Automatizzate: Piattaforme come Matproof, costruite specificamente per i servizi finanziari dell'UE, offrono una soluzione più completa. Automatizzano la generazione di politiche, la raccolta di prove e il monitoraggio della conformità degli endpoint, riducendo il rischio di errore umano e risparmiando tempo. Quando selezioni una piattaforma automatizzata, cerca funzionalità come generazione di politiche alimentata da AI, raccolta automatizzata di prove e residenza dei dati al 100% nell'UE. Matproof si distingue per il suo focus sulle normative di conformità dell'UE, inclusa DORA, e la sua capacità di generare politiche in tedesco e inglese, soddisfacendo le esigenze linguistiche del mercato europeo.

L'automazione può semplificare notevolmente i processi di conformità, ma non è una soluzione miracolosa. Ad esempio, mentre può automatizzare la documentazione e la raccolta di prove, la supervisione umana è ancora cruciale per interpretare i cambiamenti normativi e prendere decisioni strategiche. L'automazione è più vantaggiosa quando completa una solida strategia di conformità, fornendo gli strumenti per eseguire quella strategia in modo efficace.

In conclusione, prepararsi per un audit DORA richiede un approccio strutturato, comprendere gli errori comuni e sfruttare gli strumenti giusti. Seguendo il quadro di soluzione, evitando le trappole comuni e scegliendo gli strumenti appropriati, puoi garantire che la tua organizzazione sia pronta per il suo primo audit DORA e mantenga una conformità continua.

Iniziare: I Tuoi Prossimi Passi

Prepararsi per il tuo primo audit DORA è un viaggio che inizia ora. Ecco un piano in cinque fasi per avviare i tuoi sforzi di conformità:

1. Comprendere il Tuo Ambito: Inizia rivedendo gli Articoli 28-30 di DORA, che delineano i requisiti specifici di gestione del rischio ICT. Questo ti darà una comprensione iniziale delle aree su cui concentrarti.

2. Condurre una Valutazione Preliminare del Rischio: Identifica e valuta le relazioni esistenti con terzi ICT. Cerca potenziali rischi e lacune nella documentazione, specialmente ai sensi dell'Art. 28(2) di DORA.

3. Rafforzare la Documentazione: Lavora per migliorare la documentazione attuale sulla gestione del rischio di terzi. Assicurati che copra tutti gli aspetti della conformità a DORA, inclusi monitoraggio e reporting.

4. Sviluppare un Piano di Conformità: Crea un piano di conformità strutturato che delinei compiti specifici, scadenze e persone responsabili per ciascun requisito di conformità.

5. Eseguire Audit Regolari: Rivedi e aggiorna regolarmente la tua documentazione di conformità per garantire che rimanga attuale con le normative in evoluzione.

Per ulteriori indicazioni, fai riferimento al testo ufficiale dell'UE su DORA e alle linee guida di BaFin sulla gestione del rischio ICT. Quando consideri se gestire la conformità internamente o cercare supporto esterno, valuta la capacità e l'esperienza del tuo team. Se ti manca una conoscenza specifica di DORA o risorse, un aiuto esterno potrebbe essere vantaggioso.

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Domande Frequenti

1. Qual è la principale differenza tra DORA e NIS2 in termini di conformità ai rischi ICT di terzi?
   DORA e NIS2 enfatizzano entrambi l'importanza della gestione del rischio ICT, ma differiscono nel loro focus. Mentre NIS2 si rivolge principalmente ai servizi digitali essenziali e alle infrastrutture critiche, DORA si applica a tutte le istituzioni finanziarie. DORA pone un'enfasi maggiore sulla gestione del rischio di terzi, inclusa la documentazione dettagliata e il monitoraggio continuo (Art. 28(2) di DORA). Comprendere queste sfumature è cruciale per una conformità efficace.

2. Per quanto tempo deve essere conservata la documentazione sulla gestione del rischio di terzi ICT ai sensi di DORA?
   Ai sensi di DORA, le istituzioni finanziarie devono mantenere i registri per un minimo di cinque anni (Art. 30(3) di DORA). Questo include tutta la documentazione relativa alle valutazioni dei rischi di terzi ICT, alla due diligence e ai processi di monitoraggio. Il mancato mantenimento di tale documentazione può portare a sanzioni, come visto nel primo avviso di enforcement relativo a DORA in cui un'azienda è stata multata di 450.000 EUR per documentazione inadeguata.

3. Qual è il ruolo del corpo di gestione nella conformità a DORA?
   Il corpo di gestione di un'istituzione finanziaria svolge un ruolo cruciale nel garantire la conformità a DORA (Art. 28(4) di DORA). Sono responsabili della supervisione del quadro di gestione del rischio ICT dell'istituzione e devono approvare qualsiasi valutazione del rischio di terzi. Riunioni regolari e reporting sulla conformità a DORA dovrebbero essere una parte standard della loro agenda.

4. La conformità a DORA può essere completamente automatizzata utilizzando strumenti come Matproof?
   Sebbene strumenti di automazione come Matproof possano semplificare notevolmente i processi di conformità, non possono sostituire completamente il giudizio e l'intervento umano. Matproof può automatizzare la generazione di politiche, la raccolta di prove e il monitoraggio della conformità degli endpoint, ma la valutazione finale e la decisione dovrebbero sempre coinvolgere la supervisione umana. Questo garantisce che gli sforzi di conformità rimangano robusti e adattabili alle circostanze in cambiamento.

5. Come dovremmo affrontare le valutazioni del rischio di terzi per i fornitori di servizi cloud?
   Valutare i fornitori di servizi cloud ai sensi di DORA richiede una comprensione approfondita dei loro controlli e pratiche di sicurezza. Devi valutare la loro conformità al GDPR, NIS2 e SOC 2, tra gli altri standard. Inoltre, assicurati che abbiano un chiaro piano di risposta agli incidenti e che possano fornire prove automatizzate di conformità. Rivedi e aggiorna regolarmente queste valutazioni per riflettere eventuali cambiamenti nei loro servizi o nella loro postura di sicurezza.

Punti Chiave

• La conformità a DORA è un processo continuo che richiede attenzione costante e aggiornamenti regolari alla documentazione sulla gestione del rischio ICT.
• Comprendere i requisiti specifici di DORA, in particolare riguardo alla gestione del rischio di terzi, è cruciale per evitare multe e azioni di enforcement.
• Il corpo di gestione gioca un ruolo chiave nella supervisione della conformità a DORA e deve essere attivamente coinvolto nel processo.
• Sebbene l'automazione possa semplificare gli sforzi di conformità, la supervisione umana rimane essenziale per garantire una conformità robusta ed efficace.
• Matproof può assistere nell'automatizzare la generazione di politiche, la raccolta di prove e il monitoraggio della conformità degli endpoint, rendendo il percorso di conformità più gestibile.

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