GDPR-Datenverarbeitungsverträge: Was jeder Verantwortliche braucht

Einführung

Schritt 1: Öffnen Sie Ihre Datenverarbeiter-Register. Wenn Sie keine haben, dann ist dies Ihr erster Problem. In den nächsten 10 Minuten sollten Sie die Liste der Datenverarbeiter, die Sie aktuell für Ihre nutzen, überprüfen. Diese Überprüfung ist ein entscheidender Schritt, um den Umgang mit den Anforderungen der Verordnung (EU) 2016/679, auch bekannt als GDPR, zu verstehen und umzusetzen. Warum ist dies so wichtig? In der europäischen Finanzbranche stehen Datenschutz und Compliance im Mittelpunkt der gesetzlichen Vorgaben, und die Verantwortung für die Compliance teilt sich zwingend zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter.

Die Auswirkungen von Verstößen gegen die GDPR sind hochgradig riskant. Eine Verletzung kann zu Bußgeldern von bis zu 20 Millionen EUR oder 4 % des jährlichen Umsatzes führen (je nachdem, was größer ist)., operative Störungen und das Risiko der Schädigung des Unternehmensansehens sind nur einige der potenziellen Folgen. Diese Artikelreihe bietet Ihnen einen praxisnahen Leitfaden zum navigieren in dieser komplexen Landschaft und soll Ihnen helfen, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um Ihre Verantwortlichkeiten als Verantwortlicher zu erfüllen und Risiken effektiv zu minimieren.

Das zentrale Problem

Die Datenverarbeitungsvereinbarungen (DPA) sind ein integraler Bestandteil der Compliance mit der GDPR. Sie regeln die Beziehung zwischen dem Verantwortlichen (der, der die Daten verarbeitet) und dem Auftragsverarbeiter (der, der im Auftrag des Verantwortlichen die Daten verarbeitet). Jenseits der Oberflächenbeschreibung ist jedoch ein tiefergründigeres Verständnis erforderlich, um die tatsächlichen Kosten und Risiken zu kalkulieren. Eine unzureichende oder fehlerhafte DPA kann zu verlorenen Geschäftschancen, Verschwendung von Zeit und erhöhter Risikoexposition führen.

Ein konkretes Beispiel: Eine Bank hat mehrere externe Datenverarbeiter für ihre IT-Systeme. Ohne eine klare, schriftliche DPA für jede dieser Beziehungen kann es passieren, dass die Bank für die Verstöße des Auftragsverarbeiters haftbar gemacht wird. Wenn der Auftragsverarbeiter beispielsweise personenbezogene Daten unbefugt weitergibt oder nicht ausreichend sicher speichert, kann dies nicht nur zu Bußgeldern führen, sondern auch dazu, dass der Kunde Vertrauensverlust entfacht und der Ruf der Bank Schaden nimmt.

Die meisten Organisationen verfehlen jedoch, sich auf die spezifischen Anforderungen der Artikel 28 und 32 GDPR einzustellen. Sie unterstellen oftmals, dass ein Vertrag ausreicht, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, ohne die Inhalte und die Umsetzung der Verantwortlichkeiten gründlich zu überprüfen. Dies kann dazu führen, dass Bestimmungen der DPA nicht eingehalten werden, was die Organisation in eine prekäre rechtliche Lage bringt.

Warum dies jetzt dringend ist

Die jüngsten regulatorischen Veränderungen und Handlungsweisen haben die Bedeutung von DPAs betont. So hat die europäische Datenschutz-Aufsichtsbehörde (EDPS) in verschiedenen Entscheidungen betont, dass die Einhaltung der Anforderungen der GDPR für Verantwortliche und Auftragsverarbeiter von zentraler Bedeutung ist. Dies wird durch die Tatsache unterstreicht, dass es in den letzten Jahren eine Zunahme von Bußgeldern und Verwarnungen für Verstöße gegen die Bestimmungen der GDPR gab.

Außerdem wächst der Marktdruck, da Kunden immer häufiger nach Zertifizierungen und Bestätigungen der Einhaltung von Datenschutzvorschriften verlangen. Unternehmen, die die Anforderungen nicht erfüllen, können schnell einen wettbewerbslichen Nachteil erfahren. Sie riskieren nicht nur Bußgelder und rechtliche Streitigkeiten, sondern auch den Verlust von Kundenvertrauen und das damit einhergehende langfristige Schädigung des Unternehmensansehens.

Die Kluft zwischen dem, wo die meisten Organisationen stehen, und dem, wo sie sein müssen, ist beträchtlich. Die Implementierung von DPAs ist ein Prozess, der sorgfältige Planung, kontinuierliche Überwachung und Anpassung erfordert. Dies ist ein Gebiet, in dem Verantwortliche und Auftragsverarbeiter zusammenarbeiten müssen, um sicherzustellen, dass ihre Verpflichtungen erfüllt werden und dass sie den Anforderungen der GDPR gerecht werden. In den nächsten Teilen dieser Artikelserie werden wir tiefer einsteigen in die specifics der GDPR-konformen DPAs, die besonderen Anforderungen an Finanzdienstleister und wie Sie mithilfe von Matproof Ihre Compliance gewährleisten können.

Die Lösungsstrategie

Um die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der DSGVO zu meistern, bieten sich eine Reihe schrittweiser Ansätze an. Zunächst sollten Sie Ihre internen Verarbeitungsaktivitäten und die Beziehungen zu externen Dienstleistern sorgfältig analysieren. Darauf aufbauend, sollten Sie eine detaillierte Checkliste erstellen, die alle relevanten Aspekte eines Datenverarbeitungsvertrags (DPA) der DSGVO abdeckt.

Schritt 1: Überprüfen Sie die Artikel 24 und 28 der DSGVO, die die gesetzlichen Anforderungen an DPAs genau beschreiben. Artikel 24 fordert von Ihnen, dass Sie die Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen im Klaren darstellen. Artikel 28 enthält spezifische Punkte, die in Ihre DPAs aufgenommen werden müssen, wie zum Beispiel die Zwecke der Verarbeitung, die Dauer der Speicherung und die Pflichten der Verarbeiter.

Schritt 2: Entwickeln Sie klare Kriterien für die Auswahl Ihrer Verarbeiter. Hierbei sollten Sie berücksichtigen, ob die Dienstleister über ausreichende technische und organisatorische Maßnahmen verfügen, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.

Schritt 3: Beziehen Sie in Ihre DPA die notwendigen Standardformulierungen der DSGVO ein, und passen Sie sie an Ihre besonderen Anforderungen an. Hierbei ist es entscheidend, dass Sie sowohl Ihre Rolle als Verantwortlicher als auch die des Verarbeiters klar festlegen.

Schritt 4: Schließen Sie regelmäßige Überprüfungen und Audits ein, um sicherzustellen, dass Ihre Verarbeiter die vereinbarten Standards einhalten und alle Änderungen in Gesetzen oder betrieblichen Verfahren rechtzeitig berücksichtigen.

"Gut" sieht aus, wenn Ihre DPA vollständig und präzise ist und alle Aspekte der Verarbeitung von Daten abdeckt, während "nur passend" bedeutet, dass Sie die notwendigen Formulierungen nur oberflächlich oder unzureichend befolgen. Eine gute DPA schützt nicht nur Ihre Organisation vor Sanktionen, sondern gewährleistet auch, dass Ihr Verarbeiter über die notwendigen Verständnisse und Kontrollen verfügt.

Häufige Fehler zu vermeiden

1. Ungenügende Transparenz der Verarbeitungsaktivitäten: Viele Organisationen schließen DPAs ab, ohne die tatsächlichen Verarbeitungsaktivitäten zu analysieren. Dies kann zu Unstimmigkeiten zwischen dem, was vereinbart ist und was tatsächlich geschieht, führen. Stattdessen sollten Sie eine detaillierte Dokumentation aller Verarbeitungsaktivitäten erstellen und regelmäßig aktualisieren.

2. Fehlende oder unzureichende Kontrollen bei Verarbeitern: Es ist nicht ausreichend, nur die Zustimmung zu einer DPA abzuwarten. Es ist entscheidend, regelmäßige Überprüfungen durchzuführen und zu überprüfen, ob die Verarbeiter ihre Verpflichtungen tatsächlich einhalten. Setzen Sie regelmäßige Audits und Bewertungsverfahren ein, um die Einhaltung der DPA sicherzustellen.

3. Ungenügende Reaktion auf Verstöße oder Änderungen: Wenn Verstöße oder Änderungen in Gesetzen oder Geschäftspraktiken auftreten, müssen Sie schnell reagieren und die notwendigen Anpassungen vornehmen. Das Ignorieren oder Verzögern von Anpassungen kann zu schwerwiegenden Folgen führen. Schaffen Sie einen proaktiven Ansatz und reagieren Sie auf Verstöße oder Änderungen sofort.

Jeder dieser Fehler kann zu einer erhöhten Risiken und möglicherweise zu Sanktionen durch die Finanzaufsicht führen. Um solche Fehler zu vermeiden, sollten Sie einen systematischen und proaktiven Ansatz zur Verwaltung Ihrer DPAs verfolgen.

Werkzeuge und Ansätze

Es gibt verschiedene Ansätze, um die Erfüllung der Anforderungen an Datenverarbeitungsverträge gemäß der DSGVO zu gewährleisten. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile, und die Auswahl der richtigen Strategie hängt von der Größe und den Anforderungen Ihrer Organisation ab.

Der manuelle Ansatz beinhaltet die Erstellung und Pflege Ihrer DPAs ohne technische Unterstützung. Dies kann für kleine Unternehmen oder Organisationen, die wenige Verarbeitungsaktivitäten haben, in Ordnung sein. Der Vorteil besteht darin, dass Sie volle Kontrolle über den Prozess haben. Der Nachteil ist jedoch, dass dies zeitaufwendig und fehleranfällig sein kann, insbesondere wenn es um die Durchsetzung und den Austausch von Informationen mit vielen verschiedenen Verarbeitern geht.

Die Verwendung von Tabellenkalkulationen oder Governance, Risk, and Compliance (GRC) Werkzeugen kann den Prozess automatisieren und einige der manuellen Schritte erleichtern. Diese Methode kann für Organisationen mit einer mittlereren Größe und einer begrenzten Anzahl von Verarbeitungsverträgen geeignet sein. Allerdings haben diese Tools ihre Grenzen, insbesondere wenn es um die dynamische Anpassung an Änderungen in Gesetzen oder Geschäftspraktiken geht.

Automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof bieten eine effiziente und skalierbare Lösung für die Verwaltung von DPAs. Sie bieten Vorteile wie die Automatische Policy-Generierung in Deutsch und Englisch, automatisierte Beweiserhebung von Cloud-Anbietern und eine Endpunkt-Compliance-Agentur für die Überwachung von Geräten. Ein besonderer Vorteil ist, dass alle Daten in der EU verbleiben und in Deutschland gehostet werden, was die Erfüllung der DSGVO-Anforderungen erleichtert.

Es ist wichtig, ehrlich zu sein über die Situationen, in denen Automatisierung hilft und wann sie nicht ausreicht. In Fällen, in denen Ihre Organisation eine hohe Anzahl von Verarbeitungsverträgen oder komplexe Compliance-Anforderungen hat, kann eine automatisierte Plattform von großem Nutzen sein. Sie sparen Zeit und Ressourcen und reduzieren das Risiko von Fehlern. Jedoch kann sie nicht alle Aspekte einer Compliance-Strategie abdecken, und es ist immer notwendig, ein gewisses Maß an menschlicher Überwachung und Intervention beizubehalten.

Zusammenfassend sollten Sie die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation analysieren und den am besten geeigneten Ansatz wählen. Bedenken Sie, dass ein erfolgreiches Compliance-Management eine Kombination von proaktivem Management, klaren Verantwortlichkeiten und der Nutzung geeigneter Technologie sein sollte.

Beginnen Sie hier: Ihre nächsten Schritte

Als verantwortliche Person für Compliance oder IT-Leitung in Ihrem Finanzinstitut haben Sie nun eine klare Vorstellung davon, welche Rolle der Datenverarbeitungsvertrag (DPA) im Kontext der GDPR spielt. Befolgen Sie die folgenden fünf Schritte, um loszulegen:

1. Identifizieren Sie alle externen Dienstleister:, Sie sollten alle externen Partner und Dienstleister identifizieren, die auf Daten Ihres Unternehmens zugreifen. Überprüfen Sie, ob für diese Anbieter bereits DPAs existieren und ob diese den Anforderungen der GDPR entsprechen.
2. Erstellen eines DPA-Template: Nutzen Sie offizielle EU- und BaFin-Veröffentlichungen, um ein DPA-Template zu erstellen, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Beachten Sie dabei Art. 28 Abs. 3 der DS-GVO als Ausgangspunkt für Ihre Vertragsgestaltung.
3. Datenschutzbeauftragten kontaktieren: Falls Sie noch keinen haben, sollten Sie einen Datenschutzbeauftragten bestellen oder eine externe Beratung einschalten. Sie können bei der Prüfung und Anpassung Ihrer DPAs eine entscheidende Rolle spielen.
4. Prüfen der Compliance-Status: Überprüfen Sie, ob Ihre bestehenden Geschäftsbedingungen und DPAs den Anforderungen der GDPR entsprechen. Hierbei ist der Umgang mit personenbezogenen Daten (Art. 5 DS-GVO) von besonderer Bedeutung.
5. Schrittweise Implementierung: Legen Sie geplante Überarbeitungen und Verhandlungen mit Ihren externen Dienstleistern an. Beginen Sie mit den wichtigsten Dienstleistern und arbeiten Sie sich schrittweise durch die Liste.

Ressourcen wie die offizielle DS-GVO der EU-Kommission und die BaFin sind hierbei unerlässlich. Sollten die Komplexitäten einer externen Beratung rechtfertigen, sollten Sie die Inanspruchnahme von Fachleuten in Betracht ziehen. Ein schnelles Erfolgserlebnis, das Sie, kann die Überprüfung aller laufenden Verträge mit externen Dienstleistern sein, um sicherzustellen, dass sie DPAs enthalten.

Häufig gestellte Fragen

F: Muss ich DPAs trotz bestehender Lieferantenverträge neu verhandeln?
J: Ja, selbst wenn Sie bereits bestehende Lieferantenverträge haben, ist es wichtig, diese auf ihre Einhaltung der DS-GVO zu überprüfen und ggf. anzupassen. Die DS-GVO legt spezielle Anforderungen für DPAs fest, die möglicherweise nicht in früheren Verträgen berücksichtigt wurden (Art. 28 Abs. 3 DS-GVO).

F: Wie beurteile ich, ob ein externer Dienstleister tatsächlich ein Auftragsverarbeiter im Sinne der DS-GVO ist?
J: Ein Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten im Auftrag und nach den Anweisungen des Verantwortlichen. Wenn Sie ein Unternehmen beauftragen, personenbezogene Daten zu verarbeiten und Sie die Kontrolle darüber behalten, dann handelt es sich um einen Auftragsverarbeiter. Achten Sie in solchen Fällen darauf, dass dies in Ihrem DPA klar definiert ist (Art. 4 Nr. 8 DS-GVO).

F: Gibt es Vorlagen für DPAs, die ich verwenden kann?
J: Ja, es gibt mehrere Ressourcen, die offizielle DPA-Vorlagen bereitstellen. Die EU-Kommission und die BaFin veröffentlichen Vorlagen, die als Ausgangspunkt dienen können. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie diese an die spezifischen Anforderungen anpassen, die für Ihre Organisation gelten.

F: Muss ich externe Beratung einschalten, um DPAs zu erstellen und zu verwalten?
J: Dies hängt von Ihrem aktuellen Compliance-Level und den Ressourcen Ihrer Organisation ab. Wenn die Verwaltung von DPAs zu komplex oder ressourcenintensiv ist, sollten Sie in Betracht ziehen, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Es kann jedoch viele Fälle geben, in denen Sie dies intern bewältigen können, insbesondere wenn Sie gut aufgestellte Compliance-Strukturen haben.

F: Gibt es Sanktionen, wenn ich keine DPAs habe oder diese nicht korrekt sind?
J: Ja, fehlende oder unzureichende DPAs können zu hohen Bußgeldern führen. Die Aufrechterhaltung von DPAs ist eine zentrale Anforderung der DS-GVO, und die Nichtbeachtung kann Bußgelder in Höhe von bis zu 4% des jährlichen Weltumsatzes oder 20 Millionen EUR (je nachdem, was mehr ist) nach sich ziehen (Art. 83 Abs. 4 und 5 DS-GVO).

Hauptkenntnisse

In diesem Artikel haben wir die Bedeutung von Datenverarbeitungsverträgen (DPA) im Kontext der DS-GVO für Verantwortliche und Auftragsverarbeiter erörtert. Schlüssige Punkte sind:

• Identifizierung aller externen Dienstleister, die personenbezogene Daten verarbeiten.
• Schaffung eines DPA-Templates, das den Anforderungen der GDPR entspricht.
• Die Bedeutung eines Datenschutzbeauftragten bei der Überprüfung und Anpassung Ihrer DPAs.
• Die Notwendigkeit, bestehende Verträge auf Einhaltung der GDPR zu überprüfen und anzupassen.
• Die Überlegung, externe Hilfe einzuholen, wenn die Verwaltung von DPAs zu komplex erscheint.

Als nächste Maßnahme sollten Sie die Implementierung Ihres DPA-Plans beginnen, und Matproof kann dabei helfen. Mit unserer Compliance-Automatisierungsplattform können Sie die Erstellung und Verwaltung von DPAs erheblich vereinfachen. Besuchen Sie https://matproof.com/contact für eine kostenlose Beurteilung Ihrer Compliance-Standorte.