EU Data Residency: Why It Matters for Compliance Tools

Einleitung

Es ist allgemein bekannt, dass die Datenresidenz in der Europäischen Union eine zentrale Rolle in der Compliance-Infrastruktur spielt. Jedoch kann es rechtfertigt erscheinen, Daten in anderen Regionen zu hosten, um Kosten zu sparen, die Bandbreite zu erhöhen oder den Zugang zu globalen Märkten zu gewährleisten. In diesem Artikel möchten wir jedoch auf die Gründe eingehen, warum die EU-Datenresidenz für Compliance-Tools entscheidend ist, insbesondere im Kontext der Finanzdienstleistungen in Europa.

Die Finanzbranche in Europa ist stark von Compliance-Regelungen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der Verordnung über die betriebliche (MaRisk) und der Neunnten Anpassungsrichtlinie (NIS2) beeinflusst. Die Nichtbefolgung dieser Regelungen kann zu erheblichen Bußgeldern, Prüfungsschwerpunkten, Betriebsunterbrechungen und Schädigung des Unternehmensansehens führen. Daher ist es entscheidend, die Bedeutung der EU-Datenresidenz zu verstehen und die Risiken zu bewältigen, die mit einer nichtcomplianten Infrastruktur verbunden sind.

Dieser Artikel bietet einen tiefgreifenden Einblick in die Vorteile der EU-Datenresidenz und zeigt, wie Unternehmen ihre Compliance-Strategien optimieren können. Indem Sie die Gründe und möglichen Lösungen verstehen, die hier vorgestellt werden, können Sie sicherstellen, dass Ihre Organisation in Übereinstimmung mit den strengen Compliance-Anforderungen der EU bleibt und potenziellen Risiken vorbeugt.

Das zentrale Problem

Die Umsetzung von Compliance-Tooling auf der Grundlage der EU-Datenresidenz kann auf den ersten Blick als komplex und kostspielig erscheinen. Organisationen sind jedoch oft nicht bewusst, dass die tatsächlichen Kosten der Verletzung von Compliance-Standards wesentlich höher sind als die Investition in ein EU-konformes System.

Zu den Kosten gehören nicht nur die Bußgelder, die bis zu 20 Millionen EUR oder bis zu 4 % des jährlichen weltweiten Umsatzes betragen können, sondern auch die potenziellen Auswirkungen auf das Geschäftsklimaprozil, die zu einer langfristigen Verringerung des Umsatzes führen können. Darüber hinaus können Compliance-Verstöße zu einem Verlust von Kundenvertrauen führen, was sich negativ auf die Brand-Wertigkeit der Organisation auswirkt.

Ein Beispiel für die reale Kosten belasteter Compliance-Verletzung ist die Verordnung NIS2, die besagt, dass Betreiber von Kritischen Informations-Infrastrukturen (KII) verpflichtet sind, ihre Systeme vor Cyberangriffen zu schützen. Fehlt es an der notwendigen Sicherheit, kann dies zu erheblichen finanziellen und operationellen Auswirkungen führen. Einige Unternehmen haben durch solche Verletzungen bereits Milliardenbeträge verloren.

Außerdem wird die Einhaltung der Regelungen der DSGVO in der Regel als Herausforderung betrachtet. Die DSGVO erfordert, dass persönliche Daten innerhalb der EU verarbeitet werden, was im Rahmen der EU-Datenresidenz erfüllt werden muss. Die Verletzung dieser Anforderungen kann zu Bußgeldern führen, die 20 Millionen EUR oder bis zu 4 % des jährlichen Weltumsatzes betragen können.

Die meisten Organisationen neigen dazu, die Bedeutung der EU-Datenresidenz zu unterschätzen und sich auf lokale Compliance-Regelungen zu konzentrieren. Jedoch kann dies zu einer Fehleinschätzung führen, wenn es um die Einhaltung von EU-weiten Vorschriften geht. Die Nichtachtung dieser Vorschriften kann dazu führen, dass Unternehmen sowohl in der als auch im Ansehen behindert werden.

Warum dies jetzt dringend ist

Die jüngsten Änderungen in den Compliance-Gesetzen, wie der Inkrafttreten von NIS2, haben die Bedeutung der Datenresidenz in der EU noch weiter gesteigert. Finanzdienstleister in Europa müssen nun strengere Sicherheitsmaßnahmen einhalten, um einen Cyberangriff zu verhindern und ihre IT-Infrastruktur vor Gefahren zu schützen. Die Umsetzung dieser neuen Gesetze hat die Komplexität der Compliance erhöht und es ist nun wichtiger denn je, die EU-Datenresidenz zu gewährleisten.

Darüber hinaus wird von Kunden und den Marktakteuren eine zunehmend größere Bedeutung auf Zertifizierungen wie SOC 2 und ISO 27001 gelegt. Diese Zertifizierungen stellen sicher, dass die Compliance-Standards eingehalten werden, und eine Nichtachtung dieser Zertifizierungen kann dazu führen, dass Kunden ihr Vertrauen in dievermittler verlieren und Organisationen einen Wettbewerbsvorteil verlieren.

Die fehlende Compliance kann auch zu einem Wettbewerbsvorteil für nicht-europäische Organisationen führen, die strikter an die Compliance-Standards der EU halten. Finanzdienstleister, die außerhalb der EU operieren, sind nicht nur von EU-Regelungen ausgeschlossen, sondern sie können auch ihre Geschäftspraktiken an die strengen EU-Standards anpassen, um sich einen Marktanteil in Europa zu sichern.

Die Kluft zwischen den Unternehmen, die die EU-Datenresidenz und Compliance-Standards einhalten, und denen, die dies nicht tun, wird sich weiter verschärfen. Organisationen, die auf die Compliance-Standards achten und ihre Daten innerhalb der EU hosten, werden im Vergleich zu denen, die dies nicht tun, einen signifikanten Vorteil haben.

In Teil 2 dieses Artikels werden wir auf die konkreten Vorteile von EU-Datenresidenz eingehen und wie Finanzdienstleister in Europa ihre Compliance-Strategien verbessern können, um die Herausforderungen der EU-Regelungen zu meistern.

Die Lösungskonzept

Um die Herausforderungen der EU-Datenresidenz zu bewältigen, bietet ein schrittweises Vorgehen eine fundierte Lösung. Zunächst muss Ihre Organisation die datenschutzrelevanten Bestimmungen der EU, wie zum Beispiel die DSGVO und NIS-Direktive, genau verstehen. Wenn Sie sich auf die Implementierung konzentrieren, sollten Sie sicherstellen, dass alle Prozesse und Systeme, die Daten verarbeiten, in der EU ansässig sind und dort gehostet werden. Dies impliziert, dass Sie möglicherweise eine Umstrukturierung Ihrer IT-Infrastruktur vornehmen müssen.

Ein wichtiger Aspekt ist die Zusammenarbeit mit Cloud-Anbietern, um Compliance-Beweise für die gesammelten Daten zu erhalten. Hierbei sollten Sie unbedingt auf die Transparenz achten und eine klare Vereinbarung darüber haben, welche Daten wo gespeichert werden und wie der Zugriff auf diese Daten gesteuert wird. Artikel 28 Absatz 3 der DSGVO legt dies nahe, indem es verpflichtet, die Verarbeitung der Daten nur dann einem Auftragsverarbeiter zu übertragen, wenn dieser die Einhaltung der Schutzvorschriften bestätigt.

"Gut" aussehen im Bereich der Datenresidenz bedeutet, dass Sie nicht nur die Anforderungen erfüllen, sondern auch proaktiv sind und kontinuierlich überwachen und aktualisieren, um eventuelle Gesetzesänderungen oder neue Compliance-Anforderungen zu berücksichtigen. Im Gegensatz dazu reicht es aus, wenn Sie "nur passend" sind, indem Sie die minimalen Anforderungen erfüllen und das Risiko von Bußgeldern oder Reputationsschäden minimieren.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Einer der häufigsten Fehler bei der Umsetzung von EU-Datenresidenz ist die unzureichende Evaluation der Compliance des Hosting-Anbieters. Organisationen schließen oft Vereinbarungen mit Anbietern ab, ohne ihre Compliance-Pflichten gründlich zu prüfen, was zu schwerwiegenden Compliance-Verstößen führen kann. Stattdessen sollten Sie einen detaillierten Compliance-Bericht verlangen und regelmäßige Audits durchführen.

Ein weiterer Fehler ist die mangelnde Überwachung von Datentransfers außerhalb der EU. Auch wenn Ihre Organisation alle Daten in der EU speichert, kann es zu Verstößen kommen, wenn Daten an Drittländer übertragen werden, ohne die richtigen Mechanismen wie Standardvertragsklauseln oder Binding Corporate Rules (BCR) zu verwenden.

Ein dritter Fehler ist die falsche Annahme, dass automateisierte Systeme alles lösen – diese sind keine Ersatz für fundierte Compliance-Strategien und -Vorkehrungen. Automatische Tools können ineffizient sein, wenn sie nicht auf die spezifischen Anforderungen der Organisation zugeschnitten sind oder wenn sie nicht regelmäßig aktualisiert werden.

Werkzeuge und Ansätze

Die manuelle Compliance-Verwaltung hat ihre Vorzüge, vor allem für kleinere Teams oder Organisationen, die wenige Daten verarbeiten. Sie können schnell angepasst und individuell an die Bedürfnisse angepasst werden. Allerdings ist sie zeitaufwändig und fehleranfällig, insbesondere, wenn es um die Sammlung von Beweisen und die Erfüllung von Berichterstattungspflichtigkeiten geht.

Wenn es um die Verwendung von Tabellenkalkulations- oder GRC-Systemen geht, sollten Sie die Einschränkungen in Bezug auf die Automatisierung und die Integration in andere Systeme beachten. Diese Werkzeuge können die Verwaltung und Überwachung von Compliance-Aktivitäten erleichtern, bieten aber oft nicht die gleiche Tiefe und Präzision wie spezialisiertere Compliance-Plattformen.

Automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof bieten eine Reihe von Vorteilen, darunter die Erstellung von Compliance-Richtlinien, die Sammlung von Beweisen von Cloud-Anbietern und die Überwachung von Endpunkten. Vor allem für Organisationen, die eine hohe Menge an Daten verarbeiten oder spezifische Compliance-Anforderungen haben, wie Finanzdienstleister, können diese Plattformen von entscheidender Bedeutung sein. Beim Auswählen einer solchen Plattform sollten Sie nach Funktionen suchen, die speziell für die Anforderungen Ihrer Branche und den Umfang Ihrer Compliance-Bedürfnisse entwickelt wurden. Matproof ist ein Beispiel für eine solche Plattform, die speziell für die Anforderungen der EU-Finanzbranche entwickelt wurde und einen vollständig in der EU ansässigen Compliance-Dienst bietet.

Ehrlich gesagt, hilft Automatisierung in Situationen, in denen große Datenmengen verarbeitet und viele Beweise gesammelt werden müssen. In solchen Fällen kann sie die Effizienz und Akurate von Compliance-Prozessen stark erhöhen und die Compliance- und Datenschutzrisiken verringern. Es ist jedoch immer wichtig, diesen Automatisierungswerkzeugen fundierte Compliance-Kenntnisse und eine klare Compliance-Strategie vorauszusetzen. Automatisierung ersetzt nicht die menschliche Expertise, sondern unterstützt sie und optimiert sie.

Getting Started: Ihre nächsten Schritte

Um mit der Umsetzung der EU-Datenresidenz und der damit verbundenen Complianceanforderungen zu beginnen, haben Sie fünf konkrete Aktionspunkte, die Sie in dieser Woche umsetzen können:

1. Bewerten Sie Ihre aktuellen Datenspeicherorte: Überprüfen Sie, wo Ihre Daten gespeichert werden. Wenn Daten außerhalb der EU gespeichert werden, notieren Sie dies und planen Sie die Notwendigkeit der Migration.

2. Lesen Sie die relevanten Veröffentlichungen der EU und der BaFin: Informieren Sie sich über die geltenden Vorschriften, insbesondere die Artikel 44ff des GDPR und die BaFin-Merkblätter zu IT-Sicherheitsanforderungen.

3. Bewerten Sie Ihre Compliance-Tools: Erkennen Sie, ob Ihre derzeitigen Compliance-Tools die Anforderungen der EU-Datenresidenz erfüllt. Suchen Sie nach Tools, die speziell für die Finanzbranche in der EU entwickelt wurden.

4. Planen Sie eine Migration: Wenn eine Änderung der Datenspeicherorte erforderlich ist, planen Sie eine Migration auf ein EU-basiertes Rechenzentrum. Berücksichtigen Sie hierbei Compliance, Sicherheitsanforderungen und mögliche Auswirkungen auf Ihre Betriebskosten.

5. Beratung einholen: Wenn Sie sich unsicher sind oder komplexe Migrationsprojekte vorhaben, suchen Sie externe Expertise. Beratungsunternehmen können Ihnen bei der Durchsetzung der Complianceanforderungen und der Umsetzung der Datenresidenz unterstützen.

Als schnelles Erfolgserlebnis könnten Sie es in den nächsten 24 Stunden schaffen, ein EU-kompatibles Compliance-Tool wie Matproof in Betracht zu ziehen, das Ihnen die automatisierte Erfüllung vieler Compliance-Aufgaben erleichtern kann.

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Muss ich meine Daten in separaten Rechenzentren in verschiedenen EU-Ländern ablegen?

Nein, die Datenresidenz in der EU erfordert nicht, dass Daten in mehreren EU-Ländern gespeichert werden. Wichtig ist, dass die Speicherung in einem Mitgliedstaat der EU erfolgt und die jeweiligen Compliance-Anforderungen des Landes und der EU eingehalten werden. Dabei spielt die Wahl eines sicheren und zuverlässigen Rechenzentrums in Deutschland oder einem anderen EU-Land eine zentrale Rolle.

Frage 2: Wie kann ich sicherstellen, dass mein Cloud-Anbieter die EU-Datenresidenz einhält?

Stellen Sie sicher, dass Ihre Cloud-Anbieter die entsprechenden Zertifikate und Compliance-Zulassungen haben, um die EU-Datenresidenz sicherzustellen. Fragen Sie nach den Datenschutzerklärungen und Compliance-Zertifizierungen, wie dem EU-U.S. Privacy Shield oder der EU-Datenschutz-Grundverordnung (GDPR). Es ist ratsam, schriftliche Bestätigungen von Cloud-Anbietern zu verlangen, dass sie alle datenschutzrechtlichen Vorschriften einhalten.

Frage 3: Welche Auswirkungen hat die Nicht-Einhaltung der EU-Datenresidenz-Regeln auf meine Organisation?

Nicht konforme Organisationen können hohe Bußgelder von bis zu 4% des weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen EUR (je nachdem, was höher ist) durch die EU-Datenschutzbehörden erwarten. Darüber hinaus kann das Ansehen des Unternehmens beeinträchtigt und der Vertrauen der Kunden in die Organisation sinken.

Frage 4: Wie kann ich Compliance-Tools evaluieren, die behaupten, die EU-Datenresidenz zu erfüllen?

Evaluieren Sie Compliance-Tools anhand ihrer Dokumentation, derberichte Fragen Sie nach den spezifischen Maßnahmen, die sie ergriffen haben, um die EU-Datenresidenz sicherzustellen. Eine Evaluierung der physischen und technischen Sicherheitsmaßnahmen der Datenspeicherung ist ebenfalls entscheidend.

Frage 5: Kann ich meine Daten in der EU speichern, indem ich sie lediglich in den Cloud-Anbieter meiner Wahl hochlade?

Hochladen von Daten in eine Cloud, die in der EU betrieben wird, ist ein erster Schritt, reicht aber nicht aus. Sie müssen sicherstellen, dass das Cloud-Unternehmen die EU-Datenresidenz-Regeln einhält und dass alle Aspekte der Datenspeicherung, Verarbeitung und -übertragung den Anforderungen der EU-Datenschutzrichtlinien genügen.

Schlüsselerkenntnisse

In diesem Artikel haben wir die Bedeutung der EU-Datenresidenz für Compliance-Tools untersucht und die Auswirkungen auf Ihre Organisation diskutiert. Zentrale Punkte sind:

• Die Notwendigkeit, Daten in der EU zu speichern, um Compliance mit europäischen Vorschriften zu gewährleisten.
• Die Bedeutung eines verantwortungsvollen Umgangs mit Kunden- und Unternehmensdaten als Teil der Corporate Governance.
• Die Rolle von Compliance-Tools, die speziell für die Anforderungen der Finanzbranche in der EU entwickelt wurden, wie Matproof.
• Die Auswirkungen einer Nicht-Einhaltung der EU-Datenresidenz-Regeln auf Ihre Organisation.

Als nächster Schritt sollten Sie Ihre aktuellen Praktiken in Bezug auf Datenspeicherung und Compliance-Tools überprüfen und notieren, wo Verbesserungen erforderlich sind. Matproof kann dabei helfen, diese Prozesse zu automatisieren und die Compliance mit EU-Datenresidenz-Regeln zu erleichtern. Sollten Sie Interesse haben, ein kostenloses Assessment zur Compliance Ihrer Organisation anzufordern, besuchen Sie https://matproof.com/contact.